Liên tục cải thiện các cuộc họp của tổ chức bạn bằng vòng phản hồi kết thúc đơn giản này: bạn thích điều gì nhất? Điều gì có thể tốt hơn? Bạn có ý tưởng nào khác cho cuộc họp của chúng ta không?
Thông tin bổ sung
Trên thực tế, bạn đang thành lập một nhóm làm việc tạm thời cho hội thảo nên thật tuyệt nếu tận dụng cơ hội này để cải thiện cách các bạn làm việc cùng nhau.
Mục tiêu
Chuyển sự chú ý của nhóm sang quan sát quá trình; cải tiến liên tục các cuộc họp.
Nguyên vật liệu
- Một đoạn nói
- Giấy ghi chú (dành cho nhóm lớn) hoặc bảng trắng trực tuyến (dành cho nhóm lớn làm việc từ xa)
Hướng dẫn
Vào cuối mỗi cuộc họp, hãy yêu cầu phản hồi về quá trình cuộc họp (không phải về nội dung!) theo 3 loại:
- (+) điều gì đã diễn ra tốt đẹp / bạn đánh giá cao điều gì nhất?
- (-) điều gì lẽ ra đã có thể khác đi / chúng ta có nên thay đổi không?
- (!) Có ý tưởng nào khác về việc cải thiện cuộc họp của chúng ta không?
Kết hợp phản hồi này trong cuộc họp tiếp theo của bạn để thiết kế các cấu trúc và quy trình phù hợp với nhóm cụ thể này và làm việc cho nó!
Nếu nhóm đủ nhỏ, hãy thực hiện việc này theo từng vòng. Nếu không có đủ thời gian cho các vòng chơi, hãy thu thập các tờ giấy ghi chú trên bảng có ghi ba hạng mục.
Ghi chú của người hướng dẫn
Công cụ cơ bản này mời mọi người xem xét những gì vừa xảy ra từ quan điểm của quá trình (cách chúng ta làm việc cùng nhau chứ không phải những gì chúng ta đang làm). Nó có thể cực kỳ hữu ích trong việc thu hút các thành viên trong nhóm tham gia vào các cuộc họp hợp tác cùng thiết kế!
Đôi khi mọi người ngại nói về những gì không hiệu quả và trả lời những câu mơ hồ như “không có gì, thật tuyệt!”. Đôi khi, bạn nên nhẹ nhàng hỏi 2 lần và trấn an người tham gia rằng bạn hỏi để hỗ trợ việc học của mọi người.
Điểm thứ 3 (!) Là không gian cho những ý tưởng bổ sung không phù hợp ngay với khuôn mẫu “tốt nhất” và “cần cải thiện”. Có khi ở đây chẳng có gì để nói nhưng có khi lại có vàng.
Nếu bạn không tổ chức một cuộc họp khác với nhóm người cụ thể này, đây vẫn là một cơ cấu tốt để bạn nhận được phản hồi mà bạn có thể áp dụng cho các sự kiện trong tương lai.
Cuộc họp từ xa và kết hợp
Cấu trúc này hoạt động tốt cho các cuộc họp từ xa và kết hợp. Nếu không thể thực hiện được một vòng, bạn có thể yêu cầu phản ánh trực tuyến trong hộp trò chuyện, trong tài liệu biên bản được chia sẻ hoặc trên bảng trắng ảo.
Trong cài đặt kết hợp, hoặc
- thực hiện một vòng
- yêu cầu mọi người làm việc từ thiết bị cá nhân trên các tài liệu được chia sẻ hoặc cuộc thăm dò ý kiến hoặc
- thu thập thông tin chi tiết về bảng trắng ảo và trực tiếp, sau đó chia sẻ to các điểm chính trước toàn thể.
Trong mọi trường hợp, việc tìm hiểu những gì hiệu quả và không hiệu quả đối với các nhóm khác nhau chắc chắn có thể nâng cao nhận thức của người tham gia về cách làm cho không gian trở nên hòa nhập hơn cho tất cả mọi người!