Tài Nguyên

Contact Me!

QR Code!

Cách viết Email chuyên nghiệp (Định dạng Email chuẩn & Ví dụ)

Đây là tùy chọn chính thức cho mọi liên hệ liên quan đến kinh doanh.

Chưa hết, mặc dù trung bình mọi người dành hơn một nửa ngày làm việc cho email, nhưng hầu hết, đều chưa trải qua cách rèn luyện viết email đúng cách một cách chuyên nghiệp.

Bài viết này sẽ giúp bạn viết email như một chuyên gia. Bạn sẽ soạn các email ngắn gọn, sạch sẽ và dễ đọc.

Chúng sẽ bao gồm:

Cách viết email hiệu quả và súc tích
Định dạng và các phần chính của một thông điệp chuyên nghiệp
Những sai lầm cần tránh khi viết email
Các ví dụ email chuyên nghiệp

Bạn sẽ nhận được các mẹo về cách viết email chuyên nghiệp cho đối tác kinh doanh, khách hàng, đồng nghiệp, nhà đầu tư và các bên liên quan khác.

Để viết email chuyên nghiệp, bạn cần đặt mình vào vị trí của người nhận và trả lời các câu hỏi sau:

Lời chào nào là tốt nhất?
Dòng chủ đề nào sẽ hoạt động tốt nhất?
Ai là người nhận?
Mục đích của email là gì?
Lời kêu gọi hành động là gì?
Điều gì nên là giai điệu và phong cách của nó?
Trọng tâm chính là gì?
Tôi nên kết thúc email chuyên nghiệp của mình như thế nào?
Định dạng thích hợp cho email của tôi là gì?

1. Bắt đầu email chuyên nghiệp của bạn với lời chào phù hợp

Luôn luôn bắt đầu với một lời chào. Những lời chào phổ biến nhất thường là tốt nhất.

Những cách tốt nhất để bắt đầu một email chuyên nghiệp :

Xin chào [Tên],
Hello [Tên],
[Tên] thân mến,
Chào bạn,

Nếu bạn đang giải quyết một nhóm, bạn có thể sử dụng:

Xin chào [tất cả/nhóm/mọi người],
Hello [tất cả/nhóm/mọi người],

Thực sự không cần phải quá phức tạp hóa mọi thứ.

Mẹo: Nếu bạn đang viết email tiếp thị, các quy tắc sẽ hơi khác một chút. Chúng ít trang trọng hơn và không theo cấu trúc email thông thường.

Các thiết kế và mẫu email của họ thường yêu cầu một bản sao ngắn hơn nhiều so với email “thực”. Bạn không cần sử dụng lời chào khi gửi các chiến dịch email hàng loạt cho khách hàng của mình.

2. Quyết định Dòng Chủ đề Tốt nhất cho Email Chuyên nghiệp

Trung bình, mọi người nhận được 126 email mỗi ngày. Khi email của bạn đến tay người nhận, nó thường phải cạnh tranh với nhiều email khác trong hộp thư đến của họ. Dòng chủ đề của bạn phải hoàn toàn thuyết phục họ mở email.

Giữ dòng chủ đề của bạn ngắn nhưng đủ thông tin. Chúng nên có ít hơn 10 từ. Cố gắng đề cập đến điều gì đó nói lên nội dung của email. Sẽ dễ dàng điều hướng trở lại email trong tương lai.

Dòng tiêu đề tốt

Dòng tiêu đề không tốt

Việc sử dụng các biểu tượng cảm xúc, đặc biệt là trong các dòng tiêu đề, đôi khi bị phản đối. Email trang trọng thường không có các yếu tố trực quan hoặc biểu tượng bổ sung. Ngoài ra, tránh lời chào trong dòng tiêu đề, chúng không cần thiết. Tuy nhiên, việc thêm tên người nhận vào dòng chủ đề của bạn có thể giúp thu hút sự chú ý.

3. Xác định đối tượng của bạn là ai

Nó không phải là về một số đặc điểm độc đáo của khán giả hoặc các yếu tố nhân khẩu học. Điều quan trọng nhất là mối quan hệ của bạn với người nhận. Họ có phải là khách hàng của bạn không? Cấp trên của bạn? Là đồng nghiệp?

Tốt nhất là duy trì một vị trí trung lập và luôn lịch sự và tôn trọng. Mức độ quen thuộc với một người là rất quan trọng. Cách tiếp cận an toàn nhất là đừng bao giờ vượt lên chính mình. Quan sát cách cư xử của bên kia trước khi khiến cuộc giao tiếp của bạn trở nên thoải mái hơn.

Những việc cần làm:

Hãy tưởng tượng bạn sẽ nói gì với ai đó nếu bạn gặp trực tiếp, bài viết của bạn phải giữ nguyên một giọng điệu
Nếu email của bạn là thư trả lời, bạn có thể cố gắng bắt chước giọng điệu và phong cách của thư gốc (khi thích hợp)
Đảm bảo sử dụng đúng kính ngữ và đại từ

Những điều cần tránh:

Truyện cười hoặc châm biếm có thể bị hiểu sai và tốt hơn hết là bỏ chúng hoàn toàn, bất kể bạn viết thư cho ai
Bất cứ thứ gì mà người nhận của bạn có thể thấy xúc phạm hoặc trịch thượng

Bám sát nghi thức gửi email đặc biệt quan trọng với thư từ trực tiếp. Nếu bạn có mối quan hệ kinh doanh thực sự với người nhận, bạn nên cẩn thận. Tuy nhiên, nếu bạn đang viết email tiếp thị, nhắm mục tiêu đến một nhóm người lớn hơn, bạn có thể thử nghiệm. Truyền thông tiếp thị có xu hướng táo bạo hơn và mọi người không coi đó là cá nhân.

4. Tìm ra mục đích của email của bạn

Nếu bạn muốn viết email hiệu quả, bạn nên quyết định chính xác hiệu ứng mong muốn là gì. Bạn đang viết email chuyên nghiệp để hoàn thành một cái gì đó. Nếu email của bạn không có mục tiêu cụ thể mà bạn muốn đạt được, thì bạn hoàn toàn không nên viết nó.

Khi bạn nghĩ ra một mục đích phù hợp, hãy viết email của bạn. Đúng rồi. Đừng chồng chất các mục đích và mục tiêu lên. Email của bạn nên có một mục đích cụ thể, không phải một vài mục đích nhỏ. Nếu bạn cần xử lý một số việc không liên quan, hãy viết nhiều email.

Đây là một ví dụ hay về một email có mục đích rõ ràng:

Xin chào An,

Tôi rất vui vì bạn đã quyết định giúp chúng tôi.

Tôi đã đính kèm tệp với một số hình ảnh và câu hỏi. Vui lòng để lại nhận xét của bạn và cho tôi biết khi bạn đã sẵn sàng để cùng nhau vượt qua chúng.

Xin cảm ơn sự giúp đỡ của bạn,

Huynh Hieu

Đừng viết về kế hoạch kỳ nghỉ, cuộc sống cá nhân của bạn và trao đổi quá nhiều điều thú vị. Email của bạn càng có nhiều góc độ và sự phân tâm khác nhau thì khả năng đọc của họ càng kém.

Nếu bạn cung cấp quá nhiều thông tin cho người nhận, chắc chắn họ sẽ chỉ nhớ phần không quan trọng nhất của nó. Đó là định luật thứ 3 của nghệ thuật giao tiếp.

5. Thêm lời kêu gọi hành động

Đến thời điểm này, bạn nên biết rằng mọi email nên có một mục đích rõ ràng. Phần quan trọng nhất của mọi email chuyên nghiệp là lời kêu gọi hành động.

Nếu bạn duyệt hộp thư đến của mình ngay bây giờ, bạn sẽ khám phá ra một điều thú vị. Hầu hết các email tiếp thị mà bạn nhận được đều có một thứ gọi là nút CTA. Nó có nội dung như “Đọc thêm”, “Đặt hàng ngay” hoặc tương tự.

Rõ ràng, các nút này thường không được tìm thấy trong thư từ cá nhân hoặc nơi làm việc. Nhưng lần tới khi bạn viết một email chuyên nghiệp, hãy thử nghĩ xem cái nút tưởng tượng đó sẽ nói gì. Bạn nên cố gắng viết những email thông báo rõ ràng cho người nhận những việc cần làm.

Tốt nhất là nêu lời kêu gọi hành động của bạn 2 lần, ở đầu và ở cuối email của bạn.

Đôi khi người nhận của bạn vẫn có thể bỏ lỡ lời kêu gọi hành động của bạn. Nếu không có phản hồi cho các email của bạn, hãy thử viết một email tiếp theo.

6. Chọn Giai điệu và Phong cách Thích hợp

Bằng cách “nghiêm túc”, bạn báo hiệu rằng bạn muốn nói đến công việc “nghiêm túc”. Một “sát thủ máu lạnh”, có phần trịnh trọng sẽ tạo ấn tượng tốt hơn một kẻ vui tính. Phải không? Giống như việc kết thúc email của bạn bằng “Trân trọng” có vẻ phù hợp hơn “XOXO” nếu bạn là một luật sư.

Thang cảm xúc	Cấp bậc hình thức	Phong cách viết	Ví dụ
Hot	Low	Riêng tư	Tin nhắn đến bạn bè
Tích cực / Trung lập	Medium	Business & Marketing	Tin nhắn đến đối tác làm việc
Tích cực / Khách quan	High	Kỹ Thuật / Học Thuật	Một bài viết góp ý về học thuật
Lạnh lùng	Very High	Pháp lý	Công văn làm việc

Trang trọng là tiêu chuẩn trong thế giới kinh doanh và nó giúp tránh những tình huống khó xử. Theo mặc định, bạn nên cố gắng tạo các email chuyên nghiệp của mình:

Tích cực và lạc quan nhưng không quá phấn khích
Tôn trọng và không áp đặt quyền lực
Thân thiện nhưng không tự đề cao hay thiếu thốn
Đúng ngữ pháp

Chúng ta đang sống trong một thế giới mà đôi khi mọi người nghĩ rằng bạn là một người chuyên nghiệp nếu bạn mặc một bộ vest đẹp. Hãy nghĩ đến việc duy trì giọng điệu “công việc” trong email của bạn theo cách tương tự. Nó chỉ là một trong những yếu tố, nhưng dù sao cũng là một yếu tố.

Bạn không nên hách dịch trong email của mình. Khi bạn muốn ai đó làm gì, điều đó luôn luôn phải được đặt ra dưới dạng câu hỏi. Và ngay cả khi điều gì đó đòi hỏi sự khẩn cấp, bạn có thể diễn đạt nó theo những cách khác ngoài việc thêm mười dấu chấm than.

Hãy xem một kịch bản trong đó chúng ta gặp một đồng nghiệp mới. Chúng tôi muốn viết một email chuyên nghiệp.

Dưới đây là một số ví dụ về một giai điệu cân bằng tốt:

Thật tuyệt khi gặp bạn! Tôi hy vọng chúng ta sẽ có nhiều cơ hội để làm việc cùng nhau.

XIN CHÀO! Tôi rất vui vì chúng tôi có bạn trong đội của chúng tôi.

Và một số điều nên tránh:

CHÚA ƠI!!! Thật tuyệt vời khi chúng ta sẽ làm việc cùng nhau. Chúng ta sẽ là những người bạn tốt nhất! (Quá áp đặt và thô lỗ)

Tôi đã nghe rất nhiều điều tốt về bạn, hãy xem chúng có đúng không (Quá thách thức/tỏ ra thiếu tin tưởng)

Hãy luôn nhìn lại:

Trước khi bạn nhấp vào nút “gửi”, hãy kiểm tra kỹ xem có đoạn nào có thể bị hiểu sai hoặc bị coi là thô lỗ không. Điều tương tự cũng xảy ra với lỗi chính tả. Nếu bạn thậm chí không buồn đọc lại email của mình, điều đó thể hiện sự thiếu tôn trọng.

7. Làm cho nội dung email của bạn tập trung và súc tích

Sau lời chào, bạn có thể giải thích điều gì đã khiến bạn viết email. Nó thường cung cấp lượng bối cảnh phù hợp. Cốt truyện không cần phải phức tạp.

Dưới đây là một ví dụ về một email chuyên nghiệp hoàn hảo, ngắn gọn và súc tích:

Xin chào Tom,

Hôm qua, tôi đang xem qua báo cáo hàng quý của chúng tôi và tôi nhận thấy một số điểm bất thường.

Dữ liệu từ phần thứ hai của tháng 10 dường như bị thiếu. Nhưng tổng doanh thu dường như vẫn đúng.

Chúng ta nên cùng nhau giải quyết các con số một lần nữa. Chúng ta có thể thiết lập cuộc gọi lúc 2 giờ chiều không?

Tốt nhất,

Jeff Ford
Kế toán cấp cao XYZ Visco

So sánh với:

Xin chào Tom,

Chúng tôi có thể thiết lập cuộc gọi lúc 2 giờ chiều không?

jeff

Bây giờ, Tom nghĩ: Jeff là thằng quái nào vậy? Tôi nghĩ đó là người mà tôi luôn nhầm lẫn với John. Chúa ơi, tôi hy vọng nó không liên quan đến mớ hỗn độn báo cáo hàng quý đó. Tốt hơn tôi nên gửi email cho Jessica và hỏi xung quanh.

Phiên bản thứ hai của email rất bí ẩn. Bây giờ, Tom sẽ đặt câu hỏi về cuộc gọi. Nó sẽ biến thành một cuộc trao đổi email tại nơi làm việc khác. Tốt hơn là nên cụ thể và cung cấp tất cả thông tin cần thiết cùng một lúc.

Như bạn có thể thấy cấu trúc của ví dụ đầu tiên rất rõ ràng và không có phần nào không cần thiết.

Cụm từ chào hỏi: Thông thường
Giới thiệu: Giải thích lý do là gì hoặc điều gì đã thôi thúc bạn viết
Nội dung: Mô tả tình huống hoặc vấn đề là gì
Kết luận: Điều gì xảy ra tiếp theo hoặc điều gì được mong đợi ở người nhận
Sign-Off: Thông thường
Chữ ký: Chi tiết về người gửi và thông tin liên lạc

Trong một số trường hợp, bạn có thể cắt ngang và hợp nhất phần giới thiệu với điểm chính. Câu đầu tiên của một email chuyên nghiệp có thể là về lý do bạn viết và những gì bạn đề xuất làm.

Xin chào ông Bloom,

Tôi đã đọc một bài viết về AI chatbot và tôi nghĩ rằng chúng ta nên thêm một chatbot vào cửa hàng trực tuyến của mình. Nó có thể giúp chúng ta tiết kiệm thời gian quý báu. Chúng tôi tiếp tục trả lời cùng một câu hỏi của khách hàng mỗi ngày.

Bạn có thể vui lòng kiểm tra danh sách các nền tảng chatbot này và giúp chúng tôi chọn nền tảng tốt nhất không?

Rất mong nhận được phản hồi từ bạn,

Tom Hawks
Chuyên gia hỗ trợ khách hàng FXVisco

Điều cực kỳ quan trọng là chia email của bạn thành các phần. Hành vi đọc của mọi người dựa trên các mẫu hình chữ F. Họ sẽ dễ dàng quét và hiểu ý nghĩa hơn nếu có nhiều phần ngắn hơn một phần lớn.

Ngay cả khi email của bạn chỉ có một vài câu, tốt hơn hết bạn nên chia nhỏ nó ra. Khi mô tả nhiều vấn đề, bạn cũng nên thêm các con số.

8. Sử dụng Sign-Off và thêm chữ ký của bạn

Có nhiều cách để kết thúc một email chuyên nghiệp hơn là bắt đầu nó.

Bạn có thể sáng tạo và viết hầu hết mọi thứ, miễn là nó giống như một dòng kết thúc. Tuy nhiên, bạn nên xem xét sử dụng những câu từ kinh điển. Một số trong số chúng có thành tích đã được chứng minh rõ ràng về việc tăng mức độ tương tác.

Cách kết thúc một email chuyên nghiệp

Các dòng kết thúc email chuyên nghiệp phổ biến nhất là:

Cảm ơn
Xin cảm ơn trước
Trân trọng
Regards
Thank you
Thanks in advance

Một nghiên cứu của Bloomerang đã tiết lộ rằng câu “cảm ơn (thank you)” là tốt nhất. Các email yêu cầu giúp đỡ có tỷ lệ phản hồi cao hơn 38% khi cụm từ “Xin cảm ơn trước” được sử dụng.

Thủ thuật này hơi thao túng và gây hấn thụ động. Một số người nhận cảm thấy khó chịu. “Cảm ơn trước” có thể được coi là một yêu cầu trá hình, không phải là một biểu hiện thực sự của lòng biết ơn.

Tuy nhiên, nói “cảm ơn” là một kỹ thuật tốt để thu phục mọi người. Bạn không cần phải giới hạn nó chỉ trong các dòng đăng xuất của mình. So sánh hai ví dụ về email này từ một nghiên cứu nổi tiếng A Little Thanks Goes a Long Way:

Ví dụ về email số 1

[tên] thân mến,

Tôi chỉ muốn cho bạn biết rằng tôi đã nhận được phản hồi của bạn về thư xin việc của tôi.

Tôi tự hỏi liệu bạn có thể giúp tôi viết thư xin việc thứ hai mà tôi đã chuẩn bị và cho tôi phản hồi về nó không. Thư xin việc được đính kèm. Bạn có thể gửi cho tôi một số nhận xét trong 3 ngày tới không?

Ví dụ về email số 2

[tên] thân mến,

Tôi chỉ muốn cho bạn biết rằng tôi đã nhận được phản hồi của bạn về thư xin việc của tôi. Cảm ơn bạn rất nhiều! Tôi thực sự biết ơn.

Bạn có thể đoán phiên bản nào của email nhận được nhiều phản hồi hơn không?

Chuẩn rồi.

Tỷ lệ phản hồi cho email đầu tiên là 32% trong khi email thứ hai có tỷ lệ phản hồi là 66%. Nói “cảm ơn” có thể làm cho email chuyên nghiệp của bạn hiệu quả hơn gấp đôi.

Phản hồi bức thư đầu

Phản hồi bức thư thứ hai

Chữ ký

Điều cần thiết là người nhận email của bạn biết bạn là ai và bạn đại diện cho doanh nghiệp nào. Khi chuẩn bị chữ ký, hãy nhớ bao gồm các chi tiết liên hệ cơ bản như:

Họ và tên
Chức danh công việc
Tên công ty
URL trang web
Địa chỉ email

Thông tin bổ sung có thể bao gồm số điện thoại hoặc địa chỉ công ty của bạn. Trong một số loại hình giao tiếp kinh doanh, tài khoản LinkedIn hoặc các nút mạng xã hội cũng có ý nghĩa. Để làm cho email của bạn xác thực hơn và đảm bảo tính bảo mật của chúng, hãy cân nhắc sử dụng trình tạo DMARC hoặc các công cụ có sẵn khác.

9. Bám sát định dạng email chuyên nghiệp phù hợp

Đọc và gửi email về cơ bản đồng nghĩa với làm việc. Đặc biệt là ngày nay, khi công việc từ xa đã trở thành một điều cần thiết. Tuy nhiên, soạn thảo một email tốt vẫn thu hút mọi người.

Mọi thứ sẽ dễ dàng hơn nếu bạn chia nó thành nhiều yếu tố và nhiệm vụ có thể quản lý được. Viết email cũng không ngoại lệ.

Chúng ta hãy xem nhanh cấu trúc của một email. Các yếu tố chính của một email là:

Dòng tiêu đề
Lời chào
Giới thiệu
Thân bài
Phần kết luận
Dòng kết thúc (Sign-off)
Chữ ký

Mỗi thành phần cần một số chú ý. Nhưng một khi bạn bắt đầu nghĩ về email dưới dạng các tác phẩm, chất lượng của chúng sẽ được cải thiện.

Ví dụ về email chuyên nghiệp

Email đánh giá cao, yêu cầu thăng chức, thư xin lỗi, chia tay đồng nghiệp, v.v. Có hàng trăm tình huống chuyên nghiệp khác nhau cần đến email. Hãy xem xét một số email mẫu.

Dưới đây là một ví dụ về một email chuyên nghiệp được viết cho một đồng nghiệp.

Xin chào Derrick,

Tôi đã nhận được phản hồi của bạn về các chiến dịch tiếp thị sắp tới của chúng tôi. Cảm ơn!

Những hiểu biết của bạn rất có giá trị và tôi đánh giá cao nỗ lực của bạn. Sẽ thật tuyệt nếu chúng ta có thể thảo luận về nó cùng với những người còn lại.

Bạn có phiền đến cuộc họp tiếp theo của chúng tôi và chia sẻ một số suy nghĩ của bạn với nhóm không?

Vui lòng cho tôi biết nếu bạn rảnh vào Thứ Năm lúc 3 giờ chiều.

Trân trọng,

John Samson
Giám đốc Tiếp thị
Work Wizardry

Email có thể có nhiều hơn một người nhận. Đây là một ví dụ về một email cho một nhóm đồng nghiệp.

Xin chào team,

Trong trường hợp bạn chưa biết, tôi vui mừng thông báo rằng chúng tôi đã giành được giải thưởng FLX 2023! Tuy nhiên, điều đó có nghĩa là chúng tôi phải hoãn Hội thảo thiết kế của mình.

Lễ trao giải là vào thứ Tư tới và nó diễn ra ở Hamburg. Joan và tôi sẽ không rảnh từ ngày 15 đến ngày 17 tháng 2.

Chúng ta có thể chuyển các hội thảo sang Thứ Sáu ngày 19 hoặc Thứ Hai ngày 22.

Vui lòng cho chúng tôi biết nếu bạn muốn tham gia hội thảo và chọn ngày nào phù hợp với bạn hơn.

Trân trọng,

Sam Donne
Nhà thiết kế cao cấp
GlassdomeBlue, INC.

Hãy xem thêm một ví dụ nữa. Lần này là một email được gửi đến một khách hàng muốn trở thành đối tác liên kết.

Xin chào,

Cảm ơn bạn đã liên hệ với HHT.

Tên tôi là Hieu và tôi quản lý chương trình hợp tác tại HHT. Tôi rất vui khi biết rằng bạn thích HHT và thật tuyệt vời khi bạn cung cấp dịch vụ của chúng tôi cho khách hàng của mình!

Bạn có thể tìm thấy hầu hết thông tin về chương trình liên kết tại đây: https://huynhhieutravel.com/

Chúc mọi điều tốt lành nhất,

Rafal
Giám đốc Đối tác
HHT

Những điều cần tránh trong email chuyên nghiệp

Theo nghiên cứu của Adobe, mọi người dành hơn 5 giờ mỗi ngày để xử lý email của họ. Tuy nhiên, trong trường hợp này, thực hành không làm cho hoàn hảo.

Có rất nhiều sai lầm phổ biến mà người dùng email luôn mắc phải.

Tại sao?

Chủ yếu là do sự giao thoa giữa các phương thức viết cá nhân và chuyên nghiệp. Bạn có thể cảm thấy an toàn khi viết thư cho bạn bè. Nhưng một khi bạn cần gửi email cho ai đó mà bạn không biết, nó sẽ trở thành một thử thách.

Các lỗi email chuyên nghiệp phổ biến bao gồm:

Sử dụng những dòng chào hỏi như “người mà nó có thể quan tâm”
Định dạng văn bản xấu
Lỗi ngữ pháp và chính tả
Tạo email quá dài
Quá trang trọng hoặc quá trang trọng
quên lời chào
Trả lời tất cả người nhận
Sử dụng chữ viết tắt hoặc biểu tượng cảm xúc

Tất cả chúng đều có thể dễ dàng tránh được.

Bí quyết viết email chuyên nghiệp tốt là không lạm dụng nó. Bạn không cần phải viết một bài luận phức tạp. Hoặc bắt chước giọng văn của một quý tộc thế kỷ 19. Hoặc đính kèm những hình ảnh mèo dễ thương. Làm cho nó ngắn gọn, tự nhiên, súc tích và không có lỗi chính tả. Nó sẽ làm.

Mẹo chuyên nghiệp: Đôi khi mọi người thích viết email trong trình soạn thảo văn bản, sau đó họ sao chép và dán chúng vào công cụ email của họ. Nếu bạn là một trong số họ, hãy nhớ sử dụng Ctrl+Shift+V. Nếu không, bạn có thể vô tình sao chép định dạng. Thông thường, nó trông không đúng chỗ. Nếu bạn muốn làm cho email của mình hấp dẫn về mặt hình ảnh, hãy sử dụng trình chỉnh sửa thiết kế email thực sự để thay thế.

Cách viết email chuyên nghiệp: Bài học rút ra

Viết email như một chuyên gia sẽ làm cho giao tiếp của bạn hiệu quả hơn. Nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và giúp xây dựng các mối quan hệ kinh doanh tốt hơn. Và bạn có thể làm cho nó xảy ra bằng cách làm theo một số quy tắc đơn giản.

Những điều quan trọng mà bạn nên nhớ khi viết email:

Viết những dòng chủ đề có ý nghĩa ngay cả khi ai đó kiểm tra hộp thư đến của họ sau vài tháng
Bao gồm lời chào (Dear X,) và lời chào (Regards)
Giải thích điều gì đã thôi thúc bạn viết trong câu mở đầu
Nêu rõ mục đích của email của bạn ở những vị trí “mạnh”, ở đầu hoặc cuối email của bạn
Thể hiện lòng biết ơn và tôn trọng, gieo nhân nào gặt quả nấy
Hãy suy nghĩ về đối tượng mục tiêu của bạn và mối quan hệ của bạn với họ
Tập trung vào vấn đề quan trọng nhất và đi thẳng vào vấn đề mà không lạc đề
Bao gồm lời kêu gọi hành động trong hoặc gần dòng kết thúc thư của bạn
Đọc lại tin nhắn của bạn để xem có lỗi ngữ pháp hoặc chính tả nào không

Có vẻ như rất nhiều thứ để nhớ? Nếu bạn viết email cho khách hàng, bạn có thể chuyển sang email trực quan hơn. Hãy thử một giải pháp email chuyên nghiệp với hàng trăm mẫu.