Tìm kiếm & tuyển dụng nhân viên

Đánh giá tình hình nhân sự hiện tại của bạn trước khi bạn bắt đầu tuyển dụng. Có một ý tưởng rõ ràng về:

• loại người bạn đang tìm kiếm
• những gì bạn hy vọng họ sẽ thêm vào doanh nghiệp của bạn.

Nhu cầu tuyển dụng hiện tại của bạn là gì? Có thể một nhân viên vừa rời đi, hoặc một vị trí mới vừa mở ra. Khi bạn xác định được/các vai trò và khoảng trống tồn tại trong lực lượng lao động hiện tại của mình, bạn có thể phác thảo các đặc điểm công việc như kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm.

Để xác định nhu cầu tuyển dụng của bạn, hãy xem xét:

• nhu cầu hiện tại của bạn – kiểm tra những khoảng trống về hiệu suất, kỹ năng hoặc kinh nghiệm mà bạn cần lấp đầy
• kế hoạch kinh doanh và kế hoạch lực lượng lao động của bạn
• khối lượng công việc tăng hoặc giảm đột ngột
• những nhân viên có thể sẽ sớm rời công ty.

Ngoài ra, hãy nghĩ về những loại việc làm nào có thể phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn, ví dụ:

• ngắn hạn, dài hạn hoặc vĩnh viễn
• toàn thời gian, bán thời gian hoặc ngẫu nhiên
• thực tập hoặc học nghề
• nhà thầu hoặc nhân viên tạm thời (có thể thông qua một cơ quan việc làm).

Để tìm được ứng viên phù hợp, điều cần thiết là phải hiểu vai trò đó cần gì và chuẩn bị bản mô tả vị trí rõ ràng.

Một mô tả vị trí tốt sẽ:

• cung cấp cho bạn một ý tưởng rõ ràng về loại người mà bạn đang tìm kiếm
• giúp bạn tìm ra những kỹ năng và kiến ​​thức bạn cần cho vai trò
• xác định những gì nhân viên mới sẽ được yêu cầu làm
• giúp ứng viên hiểu được nhiệm vụ và trách nhiệm của vị trí
• đưa ra dấu hiệu về vị trí phù hợp với vai trò trong doanh nghiệp của bạn
• cung cấp cho bạn một tài liệu tham khảo tiêu chuẩn khi tiến hành đánh giá hiệu suất.

Họ cũng có thể giúp bạn:

• xác định các yêu cầu về thể chất của vai trò
• quyết định mức lương và tình trạng việc làm (toàn thời gian, bán thời gian, thời vụ) cho vị trí đó.

Một mô tả vị trí nên bao gồm:

• chức danh
• mục đích của vị trí
• trách nhiệm của vị trí
• mối quan hệ công việc – vai trò báo cáo cho ai và nếu có bất kỳ nhân viên nào báo cáo cho vai trò này
• năng lực chính – các tiêu chí lựa chọn thiết yếu và mong muốn, bao gồm kỹ năng, kiến ​​thức, kinh nghiệm và giáo dục.

Mục đích của các tiêu chí lựa chọn là giúp bạn đưa ra quyết định khách quan về việc ai sẽ là ứng viên tốt nhất cho một vị trí. Các tiêu chí lựa chọn cũng có thể làm cho các quyết định lựa chọn trở nên minh bạch và dễ giải thích.

Tiêu chí lựa chọn dựa trên mô tả vị trí của bạn. Họ mô tả những gì cần thiết để thực hiện công việc một cách hiệu quả. Điều này có thể bao gồm cụ thể:

• trình độ
• đào tạo
• khả năng
• kiến thức
• thuộc tính cá nhân
• kỹ năng
• kinh nghiệm.

Tiêu chí lựa chọn tạo nền tảng cho toàn bộ quá trình tuyển dụng và lựa chọn. Chúng tạo thành cơ sở cho:

• quyết định đưa ai vào danh sách rút gọn
• hỏi những câu hỏi phỏng vấn nào hoặc sử dụng những công cụ đánh giá nào khác
• những gì cần hỏi trong quá trình kiểm tra tài liệu tham khảo
• đánh giá và so sánh các ứng viên.

Tiêu chí lựa chọn sẽ thay đổi từ vị trí này sang vị trí khác. Điều quan trọng là tất cả mọi người tham gia vào quá trình tuyển dụng đều tập trung vào 4 hoặc 5 tiêu chí lựa chọn giống nhau.

Mục hành động: Phát triển các tiêu chí lựa chọn của bạn

Tham khảo mô tả công việc cho vị trí và trả lời các câu hỏi sau để lập danh sách các tiêu chí lựa chọn:

• Ứng viên cần bằng cấp, học vấn hoặc đào tạo gì?
• Bằng chứng nào về kiến ​​thức hoặc kỹ năng mà ứng viên sẽ cần thể hiện?
• Ứng viên cần có kinh nghiệm gì để thực hiện thành công vai trò?
• Các khía cạnh quan trọng nhất của vai trò là gì và không cần thiết?

Xem xét nhân viên hiện tại của bạn

Trước khi quảng cáo vị trí, bạn có thể muốn cho nhân viên hiện tại cơ hội nộp đơn trước. Tuyển dụng nội bộ có thể giúp bạn tiết kiệm tiền quảng cáo và có thể tốt cho tinh thần của nhân viên.

Quảng cáo việc làm phản ánh doanh nghiệp của bạn và tạo cho ứng viên ấn tượng đầu tiên về doanh nghiệp của bạn. Một quảng cáo việc làm rõ ràng, được viết tốt và được sắp xếp hợp lý sẽ thu hút những ứng viên tốt nhất.

Hãy trung thực và thực tế về vai trò và công việc kinh doanh của bạn. Một nhân viên bắt đầu với những kỳ vọng không thực tế có thể trở nên không hài lòng và từ chức sớm.

Chuẩn bị quảng cáo việc làm của bạn

Quảng cáo phải ngắn gọn nhưng vẫn bao gồm các thông tin cần thiết để giúp người tìm việc quyết định xem họ có muốn nộp đơn hay không.

Bao gồm các yếu tố chính mà người tìm việc đang tìm kiếm, chẳng hạn như:

• phạm vi lương
• tên công ty và địa chỉ trang web của công ty
• vị trí
• tóm tắt về vai trò và trách nhiệm chính
• các tiêu chí lựa chọn – kỹ năng, kinh nghiệm và kiến ​​thức cần thiết cho vai trò
• lợi ích và cơ hội cho ứng viên thành công
• ngày kết thúc cho các ứng dụng
• một ngày bắt đầu cho vai trò
• chi tiết của một người liên lạc (điện thoại hoặc email)
• hướng dẫn về cách đăng ký – bao gồm cả việc bạn muốn có sơ yếu lý lịch, mẫu đơn đăng ký, mẫu công việc hoặc phản hồi cho các tiêu chí lựa chọn.

Chọn một kênh cho quảng cáo việc làm của bạn

Khi quyết định nơi đăng quảng cáo việc làm của bạn, hãy xem xét:

• vai trò bạn đang quảng cáo
• cách tốt nhất để thu hút sự chú ý cho quảng cáo của bạn
• nơi các loại ứng viên bạn muốn thu hút có thể đang được tìm kiếm.

Nếu bạn:

• tìm kiếm một nhân viên bình thường, bạn có thể chỉ cần đặt một dấu hiệu trong cửa sổ trước cửa hàng hoặc quảng cáo trên bảng thông báo cộng đồng
• tuyển dụng cho một người quản lý, có thể bạn sẽ muốn quảng cáo trên một trang web việc làm, mạng xã hội hoặc trên báo.

Người tìm việc có thể sử dụng nhiều kênh khác nhau trong quá trình tìm việc. Bạn có thể xem xét quảng cáo một công việc:

• trên các trang web việc làm
• thông qua các trang mạng truyền thông xã hội như Facebook và LinkedIn
• trong mục tuyển dụng của một tờ báo
• trên tạp chí thương mại
• trong các bản tin hoặc trang web của hiệp hội kinh doanh hoặc ngành
• trên trang web kinh doanh của bạn
• thông qua thư trực tiếp đến mạng của bạn
• truyền miệng tại các sự kiện mạng
• trên bảng việc làm của trường đại học.

Sau khi hết ngày kết thúc được liệt kê trong quảng cáo việc làm của bạn, bây giờ bạn có thể đánh giá tất cả các hồ sơ. (Hãy nhớ gỡ xuống tất cả các quảng cáo của bạn.)

Mỗi hồ sơ sẽ khác nhau, nhưng bạn có thể tạo một biểu mẫu đánh giá tiêu chuẩn để làm cho quy trình nhất quán:

1. Sử dụng tiêu chí lựa chọn cho vị trí làm công cụ xếp hạng. Liệt kê các tiêu chí lựa chọn ở cột bên trái của bảng tính.
2. Thêm tên của mỗi ứng cử viên vào đầu các cột theo sau, 1 tên cho mỗi cột.
3. Đánh giá và cho điểm từng ứng viên theo từng tiêu chí tuyển chọn, ví dụ: thang điểm từ 1 đến 5.
4. Cộng điểm cho từng ứng viên để biết ứng viên nào đáp ứng tốt nhất các tiêu chí lựa chọn của bạn và nên được đưa vào danh sách rút gọn.

Bạn chọn bao nhiêu ứng viên vào danh sách rút gọn sẽ phụ thuộc vào chất lượng của các ứng dụng và số lượng bạn có thời gian để phỏng vấn. Đảm bảo các ứng viên bạn chọn để phỏng vấn:

• có trình độ, kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp
• phù hợp với doanh nghiệp, nhân viên và văn hóa của bạn
• có mục tiêu phù hợp với yêu cầu của bạn

Nếu bạn có bất kỳ mối quan tâm hoặc câu hỏi nào về đơn đăng ký của ứng viên, hãy ghi chú lại để bạn có thể làm rõ nó trong cuộc phỏng vấn.

Một thông lệ tốt và tốt cho danh tiếng của công ty bạn là gửi cho những ứng viên chưa lọt vào danh sách rút gọn một email hoặc thư để cảm ơn họ đã đăng ký và thông báo cho họ biết rằng đơn đăng ký của họ không thành công.

Tự hỏi bản thân minh…

• Trải nghiệm tốt nhất và tồi tệ nhất của bạn khi được phỏng vấn cho một vị trí là gì?
• Người phỏng vấn có thể làm gì tốt hơn?

Một cuộc phỏng vấn là cơ hội để bạn đặt những câu hỏi giúp bạn quyết định xem ứng viên có phải là:

• thực sự phù hợp với doanh nghiệp của bạn
• đủ điều kiện cho công việc.

Một cuộc phỏng vấn tốt có thể làm giảm cơ hội đưa ra quyết định tuyển dụng tồi, nhưng cần có kỹ năng và sự chuẩn bị để có đủ thông tin về tính cách, kỹ năng và khả năng của ứng viên trong cuộc tương tác ngắn ngủi và thường có áp lực cao này.

Cuộc phỏng vấn cũng là tương tác đáng chú ý đầu tiên mà nhân viên mới tiềm năng của bạn sẽ có với bạn và doanh nghiệp của bạn. Ấn tượng đầu tiên rất quan trọng – chúng có thể thiết lập giai điệu cho trải nghiệm của nhân viên với doanh nghiệp của bạn.

Mời ứng viên phỏng vấn

Khi bạn đã xem xét tất cả các đơn xin việc, bạn có thể mời các ứng viên lọt vào danh sách phỏng vấn của mình.

Quyết định cách bạn sẽ thực hiện cuộc phỏng vấn, ví dụ:

• qua điện thoại hoặc cuộc gọi video
• trực tiếp
• cho thí sinh tùy chọn hình thức.

Nếu bạn đang phỏng vấn trực tiếp các ứng viên, hãy yêu cầu họ xác nhận rằng họ sẽ tham dự. Cung cấp cho họ tất cả các chi tiết về cuộc phỏng vấn, bao gồm:

• cuộc phỏng vấn sẽ diễn ra khi nào và ở đâu
• cuộc phỏng vấn sẽ mất bao lâu
• họ nên hỏi ai khi đến nơi
• những tài liệu nào họ nên mang theo, ví dụ, mẫu công việc hoặc chứng chỉ của họ
• tên và chức vụ của những người thực hiện cuộc phỏng vấn
• cuộc phỏng vấn sẽ bao gồm những gì, ví dụ, một bài kiểm tra hoặc một bài thuyết trình.

Chuẩn bị cho các cuộc phỏng vấn

4 bước này sẽ giúp bạn tận dụng tối đa cuộc phỏng vấn:

1. Làm quen với:
   • hồ sơ ứng viên
   • mô tả công việc
   • tiêu chí lựa chọn.
2. Chuẩn bị câu hỏi của bạn
3. Nếu bạn đang thực hiện cuộc phỏng vấn với các đồng nghiệp khác:
   • quyết định ai sẽ hỏi câu hỏi nào
   • chuẩn bị một biểu mẫu đánh giá tiêu chuẩn cho chính bạn và những người phỏng vấn khác để giúp đảm bảo cách tiếp cận thu thập thông tin của mỗi người phỏng vấn là nhất quán, điều này sẽ giúp bạn tránh được sự thiên vị
   • đảm bảo mọi người tham gia đều được thông báo về lịch phỏng vấn và các chi tiết khác.
4. Trong quá trình chuẩn bị cho cuộc phỏng vấn, hãy cố gắng không hình thành bất kỳ ý tưởng hay quan điểm định sẵn nào về sự phù hợp của ứng viên cho vị trí này.

Những câu hỏi để hỏi

Hãy suy nghĩ về những gì bạn muốn biết về các ứng viên có liên quan đến vai trò và có thể không được nắm bắt trong đơn xin việc của họ.

Các câu hỏi phỏng vấn tốt nhất là:

• dựa trên tiêu chí lựa chọn của bạn
• kết thúc mở.

Câu hỏi mở:

• cho ứng viên cơ hội nói về kinh nghiệm trước đây của họ và đưa ra các ví dụ về nơi làm việc. Điều này khác với câu hỏi đóng chỉ yêu cầu câu trả lời ngắn gọn
• có thể mang lại cảm giác về tiềm năng của ứng viên và liệu người đó có phù hợp với văn hóa hay không.

Hỏi từng ứng viên những câu hỏi giống nhau để giữ cho quy trình công bằng.

Những câu hỏi cần tránh

Điều quan trọng là phải hiểu cơ hội việc làm bình đẳng (EEO) và luật chống phân biệt đối xử khi phỏng vấn các ứng viên tiềm năng. Việc hỏi những câu hỏi cá nhân không cần thiết có thể dẫn đến phân biệt đối xử là bất hợp pháp. Bạn chỉ có thể đặt câu hỏi cá nhân cho các mục đích rất cụ thể và hợp lý và bạn phải có khả năng chỉ ra lý do tại sao bạn cần thông tin đó.

Tiến hành phỏng vấn

Khi bạn phỏng vấn ứng viên:

• cố gắng tạo ra một môi trường thân thiện và thoải mái
• tiến hành cuộc phỏng vấn trong một khu vực không bị gián đoạn
• hãy nhớ rằng các cuộc phỏng vấn có thể căng thẳng và bạn sẽ nhận được nhiều thông tin hữu ích hơn từ các ứng viên nếu bạn giúp họ thoải mái.

Mẹo để thực hiện một cuộc phỏng vấn từ xa

• Gửi cho ứng viên một email có thông tin chi tiết về nền tảng hội nghị truyền hình và lời mời.
• Cung cấp cho ứng viên danh sách tên và chức danh của tất cả những người sẽ tham gia cuộc phỏng vấn.
• Kiểm tra trước âm thanh, khung và ánh sáng của nền tảng của bạn.
• Thực hành phỏng vấn qua video với đồng nghiệp, đặc biệt nếu bạn chưa quen với phỏng vấn qua video.
• Thực hiện cuộc phỏng vấn video từ một nơi yên tĩnh không bị gián đoạn.
• Cho phép một vài phút cho các vấn đề kỹ thuật có thể xảy ra.
• Đừng hối thúc ứng viên – hãy dành một chút thời gian trước khi đặt câu hỏi tiếp theo vì có thể có độ trễ hoặc độ trễ khi kết nối.

Bắt đầu bằng:

• giới thiệu bản thân và những người khác có mặt
• giải thích cách cuộc phỏng vấn sẽ được tiến hành
• phác thảo vai trò và cách nó phù hợp với công ty.

Bạn cũng có thể:

• giải thích văn hóa kinh doanh
• mô tả nhóm và những gì nhân viên có thể mong đợi nếu họ tham gia nhóm
• chỉ ra những gì nhân viên của bạn thích khi làm việc cho doanh nghiệp
• nói với họ những gì bạn yêu thích về doanh nghiệp.

Trong cuộc phỏng vấn:

• khuyến khích ứng viên nói về kỹ năng, kiến ​​thức và kinh nghiệm của họ
• tập trung vào những gì bạn muốn đạt được trong cuộc phỏng vấn và cố gắng không đi chệch hướng
• cố gắng không ngắt lời ứng viên nhưng nhắc họ nếu bạn muốn biết thêm thông tin
• tất cả các ứng viên nên được nhắc theo cùng một cách nếu bạn hỏi những câu hỏi giống nhau
• ghi chép để sau này bạn có thể tham khảo khi đánh giá những người được phỏng vấn.

Khi kết thúc cuộc phỏng vấn:

• hỏi ứng viên nếu họ có bất kỳ câu hỏi nào
• cho họ biết các bước tiếp theo sẽ là gì – ví dụ: kiểm tra người tham khảo, một vòng phỏng vấn khác hoặc một bài kiểm tra hoặc khi bạn nghĩ rằng mình sẽ đưa ra quyết định
• cảm ơn họ vì thời gian của họ.

Xem lại ghi chú của bạn ngay sau mỗi cuộc phỏng vấn. Bạn có thể cần mở rộng các điểm, tóm tắt câu trả lời và ghi lại các sự kiện. Sau khi bạn đã thực hiện tất cả các cuộc phỏng vấn, hãy sử dụng ghi chú của bạn và đơn xin việc để giúp bạn quyết định ai sẽ kiểm tra tham chiếu và có khả năng cung cấp công việc.

Mẹo phỏng vấn

• Tập trung vào việc lắng nghe, không phải vào những gì bạn sẽ hỏi tiếp theo:
  • những gì đang được nói và viết những ý kiến ​​quan trọng xuống
  • mọi thứ được nói như thế nào. Các câu trả lời nghe có vẻ đã được luyện tập quá mức hay chúng thực sự phản ánh cá nhân?
• Điều này có thể khiến bạn cảm thấy khó xử nhưng dành khoảng trống cho một chút im lặng là một kỹ thuật phỏng vấn quan trọng. Nó có thể nhắc ứng viên lấp đầy sự im lặng và cho họ thời gian để thu thập suy nghĩ của mình.

Hãy nhớ rằng, đôi khi ứng viên tốt nhất có thể không phải là người giỏi nhất khi được phỏng vấn.

Điều rất quan trọng là kiểm tra các tài liệu tham khảo trước khi đưa ra lời đề nghị tuyển dụng. Nó cung cấp cái nhìn sâu sắc độc lập về hiệu suất làm việc trong quá khứ và sự phù hợp với văn hóa của ứng viên.

Sơ yếu lý lịch hoặc CV là một công cụ tiếp thị. Nó được thiết kế để tạo ra một hình ảnh nâng cao. Sơ yếu lý lịch có thể:

• bỏ thông tin quan trọng
• có thông tin sai lệch
• tôn tạo nhiệm vụ hoặc thành tích
• che giấu lỗ hổng lịch sử.

Có nhiều ứng viên có hồ sơ xuất sắc và thể hiện tốt trong các cuộc phỏng vấn, nhưng ấn tượng về họ có thể là phiến diện.

Kiểm tra tham chiếu cung cấp thông tin có giá trị về:

• hiệu suất làm việc trong quá khứ
• liệu tuyên bố của ứng viên về trình độ, kinh nghiệm và các vị trí trước đây có đúng không
• điểm mạnh, điểm yếu và thói quen làm việc của họ
• lý do rời bỏ công việc trước đây của họ
• khả năng của họ để làm việc với những người khác.

Khi kiểm tra tài liệu tham khảo:

• đảm bảo bạn biết các yêu cầu pháp lý
• đảm bảo rằng bạn được ứng viên đồng ý liên hệ với người giới thiệu mà họ cung cấp và chỉ sử dụng người giới thiệu mà ứng viên cung cấp
• kiểm tra các tài liệu tham khảo qua điện thoại
• kiểm tra ít nhất 2 tài liệu tham khảo để tránh đưa ra quyết định dựa trên đánh giá thiên vị.

Mặc dù đây không phải là một yêu cầu pháp lý, nhưng bạn nên thông báo cho ứng viên rằng bạn đang kiểm tra người tham khảo.

Hãy nhớ rằng, kiểm tra tài liệu tham khảo không nên đưa ra quyết định cho bạn:

• họ nên xác nhận các chi tiết do ứng viên cung cấp và quyết định mà bạn đã đưa ra
• sẽ không có gì ngạc nhiên nếu bạn đã hoàn thành tốt cuộc phỏng vấn.

Nếu có bất ngờ, bạn sẽ phải lấy thêm thông tin để xác nhận quyết định ban đầu của mình hoặc sao lưu kiểm tra tham chiếu.

Trước khi đưa ra lời đề nghị, hãy đảm bảo rằng bạn đã xem xét tất cả thông tin bạn đã thu thập trong đơn đăng ký, phỏng vấn, bài kiểm tra và kiểm tra người tham khảo.