Cách viết OKRs hiệu quả trong 8 bước
Viết OKRs tuyệt vời có thể đơn giản khi bạn biết các phương pháp hay nhất. Tôi sẽ cung cấp cho bạn hướng dẫn về cách viết OKRs hiệu quả.
Mỗi doanh nghiệp đều có mục tiêu. Đôi khi đó là những vấn đề nội bộ, chẳng hạn như xây dựng một nền văn hóa tuyệt vời. Những lần khác, chúng là các mục tiêu bên ngoài, chẳng hạn như mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách hàng của bạn. Nhưng để đạt được những mục tiêu đó cần nhiều hơn là đưa ý định của bạn vào vũ trụ, bạn cần có một kế hoạch.
OKR là gì?
Chúng là Object (nơi bạn sẽ đến) và Key Results (cách chúng ta theo dõi tiến trình của mình để đạt được điều đó) giúp mục tiêu của bạn có thể thực hiện được và đo lường được. Chúng rõ ràng, minh bạch và hợp tác.
OKR có thể sử dụng cho Mục tiêu các bộ phận cấp cao, team hoặc cá nhân.
Định dạng của OKR là gì?
Đối với các khuôn khổ thiết lập mục tiêu, OKRs là một trong những công cụ đơn giản nhất cho hầu hết mọi loại hình kinh doanh.
Viết một OKR hiệu quả bắt đầu bằng một tuyên bố mục tiêu có thể thực hiện được, có thời hạn và đầy tham vọng. Ví dụ:
- Mang lại trải nghiệm dịch vụ khách hàng tốt nhất trong lớp
- Trở thành ứng dụng nằm trong top 10 trên App Store vào cuối năm
- Tạo ra một nền văn hóa hòa nhập chào đón tất cả mọi người
Từ đó, sử dụng các kết quả chính để đo lường tiến trình của bạn khi bạn hướng tới mục tiêu.
Viết ra các kết quả chính tuyệt vời có nghĩa là giữ cho chúng rõ ràng, có thể định lượng và có thể thực hiện được. Không có quy tắc cụ thể nào về số lượng kết quả chính mà một mục tiêu cần có — nhưng 3 đến 5 là quy tắc kinh nghiệm tốt để sử dụng. Dưới đây là ví dụ về 3 kết quả chính cho mục tiêu cuối cùng được liệt kê ở trên:
Tạo ra một nền văn hóa hòa nhập chào đón tất cả mọi người
- Đạt được eNPS (điểm quảng cáo ròng của nhân viên) là 30 vào cuối quý 2
- Nhận 15 lượt giới thiệu nội bộ cho các vị trí đã đăng
- Giảm doanh thu 10% vào cuối quý 2
Thêm nhiều kết quả chính không có nghĩa là bạn đang theo dõi tốt hơn. Ít hơn là nhiều hơn khi nói đến các kết quả chính — 3 đến 5 kết quả chính sẽ giúp nhóm của bạn tập trung và cùng nhau tiến lên phía trước.
Điều gì tạo nên một OKR tốt?
Object = What / Outcome (Kết quả)
Key Result = How (Cách mà bạn đạt được kết quả đó) / Hoặc các tiêu chuẩn hàng quý khác nhau
Bây giờ bạn đã biết định dạng của OKR, hãy đi vào chi tiết về những gì phân biệt OKR tốt với OKR xấu. Trong ví dụ về văn hóa OKR của chúng tôi, bạn có thể nhận thấy rằng mỗi kết quả chính đều có thể đo lường được, rõ ràng và có thời hạn.
Đây là một vài đặc điểm chính tạo nên OKRs tốt:
1. Đo lường được
Cốt lõi của một OKR tốt là nó có thể đo lường được. Nếu OKRs của bạn không thể đo lường rõ ràng, sẽ rất khó để biết liệu bạn có thành công hay không. Và nếu bạn không biết liệu mình có thành công hay không, thì làm sao bạn biết liệu OKRs của mình có hiệu quả hay không? Hoặc nơi để đi tiếp theo?
Bạn cần theo dõi tiến trình hướng tới mục tiêu. Cho dù đó là điểm số như eNPS, số lượng yêu cầu hỗ trợ cho một sản phẩm hay số lượng cuộc phỏng vấn khách hàng được thực hiện, hãy đảm bảo có một cách định lượng để đo lường thành công.
2. Thách thức
Viết OKRs tốt không phải là thời gian hay địa điểm để hạ thấp kỳ vọng. OKRs phải là một thách thức — không rủi ro, không phần thưởng.
Đối với nhiều nhóm, việc viết OKR hiệu quả liên quan đến các mục tiêu kéo dài. Đây là những mục tiêu hơi vượt xa những gì bạn và nhóm của bạn nghĩ rằng bạn có khả năng hoàn thành. Tuy nhiên, đừng lo lắng về việc đạt được mốc 100%. Chúng ta sẽ nói về thành công trông như thế nào khi nói đến OKRs ở phần sau của bài viết.
3. Rõ ràng
Đây không phải là lúc để trở nên thích thú — mọi OKR bạn đặt cần phải được nhóm của bạn hiểu một cách dễ dàng. OKRs cần phải rõ ràng, ngắn gọn và dễ hiểu. Mục tiêu cần phải rõ ràng và các kết quả chính phải thể hiện những gì bạn đang theo dõi và cách bạn theo dõi nó mà không cần giải thích.
4. Đánh giá liên tục
Nếu không ai nhớ OKRs của bạn, sẽ rất khó để đánh bại họ.
Phần quan trọng nhất của việc viết OKRs không phải là cách bạn viết chúng. Đó là cách bạn sử dụng chúng. Bạn nên xem lại OKRs thường xuyên để chúng luôn ưu việt và nhóm của bạn biết chúng đang tiến triển như thế nào. Khuyến nghị của chúng tôi: biến việc xem xét OKR thành một phần của các cuộc họp độc lập hàng tuần hoặc 1:1.
Cách viết OKRs: Hướng dẫn từng bước
Một trong những lý do chính mà chúng tôi yêu thích OKRs là chúng không được viết trong phòng họp. Mọi người đều có thông tin đầu vào về mục tiêu nên là gì và mọi người đều có quyền sở hữu thành công.
Dưới đây là 8 bước giúp thiết lập và đạt được OKRs hoạt động ở cấp độ công ty, nhóm và cá nhân.
1. Hiểu mục tiêu của công ty bạn
Viết OKR hiệu quả bắt đầu bằng việc hiểu các mục tiêu của tổ chức. Sau khi hiểu rõ về tầm nhìn, bạn có thể chia nhỏ các mục tiêu cấp cao hơn đó thành các OKR nhóm có thể hành động để thúc đẩy doanh nghiệp của mình phát triển.
Hãy nhớ rằng không nên thiết lập OKRs riêng lẻ. Tất cả mọi thứ nên thang vào nhau.
Bắt đầu với các mục tiêu được xác định rõ ràng sẽ thông báo cho OKR của nhóm bạn, từ đó dẫn đến OKR của từng cá nhân. Điều này sẽ giúp mọi người luôn thẳng hàng và di chuyển theo cùng một hướng.
2. Chọn đúng công cụ
Giống như bất kỳ dự án nào, việc có công cụ phù hợp cho công việc là rất quan trọng. Từ các phiên động não về mục tiêu và mục tiêu đến theo dõi tiến độ của bạn, luôn có sẵn các công cụ tuyệt vời để giúp hỗ trợ và duy trì sự phù hợp với OKR của bạn — đặc biệt là khi bạn đang làm việc ở nơi làm việc từ xa hoặc nơi làm việc hỗn hợp .
3. Thu hút toàn bộ nhóm của bạn tham gia
OKRs là hai chiều, không phải từ trên xuống. Mỗi thành viên trong nhóm nên có thông tin đầu vào về OKRs— dẫn đến ý thức chung về quyền sở hữu và trách nhiệm giải trình trong nhóm của bạn.
Vì vậy, khi bạn đã hiểu rõ về các mục tiêu của công ty mình và đưa ra các công cụ phù hợp, hãy tổ chức một cuộc họp nhóm để bắt đầu động não và hoàn thiện OKR của bạn trong quý. Sau đó, đừng quên gặp mặt trực tiếp các thành viên trong nhóm để thảo luận về cách OKR của cá nhân họ phù hợp với bức tranh lớn hơn.
Sau đó, khi quý tiếp tục, đừng quên liên tục cập nhật tiến độ của nhóm để mọi người có thể thấy tác động của công việc của họ và của đồng nghiệp.
4. Viết tuyên bố mục tiêu OKR
Mục tiêu của bạn là đích đến mà bạn đang hướng tới — vì vậy chúng phải được thiết lập trước các kết quả và sáng kiến chính của bạn. Đôi khi, việc bắt đầu với kết quả có thể rất hấp dẫn, nhưng chính mục tiêu sẽ định hướng cho các kết quả chính. Mục tiêu của bạn nên bao gồm một câu, cùng với một mô tả ngắn.
Các mục tiêu của bạn cần phải đầy tham vọng, vì vậy, việc cảm thấy hơi khó chịu khi đặt ra chúng là điều bình thường. Nếu không, hãy đánh giá lại—có thể bạn đang đặt tiêu chuẩn quá thấp.
5. Phát triển các kết quả chính
Kết quả then chốt là tiến trình được đo lường như thế nào đối với mục tiêu. Nếu mục tiêu là đích đến, thì kết quả chính của bạn là bản đồ để đạt được điều đó.
Với các kết quả then chốt, bạn có thể xác định cách bạn sẽ đo lường sự tiến bộ của mình. Hãy nhớ rằng chúng phải phù hợp với mục tiêu của bạn và dễ đo lường bằng một con số.
6. Lên kế hoạch cho các sáng kiến của bạn
Bây giờ, hãy kết hợp tất cả những điều này với một thành phần nữa — các sáng kiến. Sáng kiến là cách bạn sẽ đưa OKRs vào hoạt động. Dưới đây là hai ví dụ về sự kết hợp đầy đủ giữa mục tiêu, kết quả then chốt và sáng kiến có thể trông như thế nào:
Khách quan | Kết quả then chốt | Sáng kiến |
|---|---|---|
Trở thành công ty làm việc từ xa tốt nhất | Có điểm eNPS là 30 | Tiến hành khảo sát eNPS hàng tháng với nhân viên |
Nằm trong top 5 giải pháp SaaS bán chạy nhất | Tạo 50 khách hàng tiềm năng trong nước | Bắt đầu chiến dịch tiếp thị kỹ thuật số trả phí mới |
7. Theo dõi chúng một cách nhất quán
Quá nhiều tổ chức bắt đầu với mục đích tốt nhất khi nói đến OKRs. Họ làm công việc động não giữa các nhóm của họ. Họ đưa OKR của mình vào các mẫu đẹp mắt. Sau đó, đáng buồn thay, họ đặt chúng vào một ổ đĩa chung và quên chúng đi.
OKRs hoạt động khi bạn theo dõi và xem xét chúng. Tìm cách biến đánh giá OKR thành một phần trong quy trình của bạn. Đó có thể là xem xét OKR của cá nhân theo tỷ lệ 1:1, OKR của nhóm tại các cuộc họp nhóm hàng tuần hoặc OKR của tổ chức trong các cuộc họp của tòa thị chính hàng quý.
8. Ăn mừng 70%
Khi nói về điều gì tạo nên một OKR tốt, chúng tôi đã thảo luận về nhu cầu làm cho nó trở nên thách thức.
OKRs tốt nhất nằm ngoài tầm với — chúng nhằm mục đích truyền cảm hứng cho nhóm của bạn. Nhưng không làm mất động lực của họ bằng cách hoàn toàn không thể đạt được. Có một ranh giới tốt đẹp giữa hai. Đó là lý do tại sao việc ăn mừng thành công của bạn là rất quan trọng, ngay cả khi bạn không đạt được 100% kết quả chính.