Chia sẻ thông tin về bậc thang gắn kết và đảm bảo tất cả các bạn đều hiểu rõ về địa điểm diễn ra hội thảo.
Thông tin bổ sung
Sau khi giới thiệu ý tưởng về bậc thang gắn kết/tham gia và giải thích lý do tại sao bạn cần biết thêm về điều này, hãy mời một cuộc thảo luận tự do về địa điểm diễn ra hội thảo và ghi chú vào bản thiết kế.
Điều quan trọng là phải giải thích rằng các mức độ tham gia khác nhau đều có hiệu lực miễn là tất cả các bên liên quan đều có mục tiêu rõ ràng.
Mục tiêu
Tiếp tục làm rõ các giới hạn của thiết kế.
Hướng dẫn
Cho khách hàng của bạn xem một minh họa về bậc thang của sự gắn kết. Có rất nhiều trong số này trực tuyến (có ví dụ đính kèm) hoặc bạn có thể tạo slide của riêng mình.
Thuật ngữ và số bước bạn trình bày có thể được điều chỉnh cho phù hợp với bối cảnh cụ thể hoặc được đơn giản hóa: điều quan trọng là khách hàng của bạn hiểu rằng có nhiều mức độ tham gia khác nhau và bạn thảo luận về địa điểm diễn ra hội thảo. Điều này sẽ định hướng các lựa chọn hoạt động và kế hoạch truyền thông của bạn.
Việc đưa ra các ví dụ có thể rất hữu ích: đây có phải là việc “cùng nhau quyết định nên nướng loại bánh nào, tìm nguồn nguyên liệu và nấu ăn cùng nhau không?” hay nó giống như “làm cách nào để lần sau tôi có thể nướng một chiếc bánh ngon hơn”?
Điều quan trọng là phải giải thích rằng các mức độ tham gia khác nhau đều có hiệu lực miễn là tất cả các bên liên quan đều có mục tiêu rõ ràng.
Ví dụ: nếu bạn được mời đến để giúp chính quyền địa phương thông báo cho người dân về kế hoạch thay đổi hệ thống giao thông công cộng, bạn sẽ không muốn quảng cáo các buổi hội thảo là “chúng ta hãy cùng nhau thiết kế tương lai giao thông công cộng!”. Điều đó sẽ chỉ tạo ra sự thất vọng, trong khi việc nghĩ ra những cách hấp dẫn để chia sẻ thông tin giao thông công cộng mới với lời mời thích hợp là hoàn toàn ổn.
Sau khi giới thiệu khái niệm và giải thích lý do tại sao bạn cần biết thêm về điều này, hãy mời một cuộc thảo luận tự do về địa điểm tổ chức hội thảo và ghi chú vào bản thiết kế.
Điều hành cuộc thảo luận và chỉ ra cho nhóm khi bạn cảm thấy có sự đồng thuận. “Ok, có vẻ như tất cả chúng ta đều đồng ý rằng đây là một quá trình tham vấn, trong đó chúng tôi hướng đến việc thu thập phản hồi về một đề xuất và sau đó nhóm quản lý sẽ đưa ra quyết định dựa trên thông tin đầu vào này… đúng không?” Kiểm tra để thống nhất và nếu bạn cảm thấy mình đã đủ rõ ràng, hãy chuyển sang điểm tiếp theo.
Có thể, khách hàng của bạn có thể cần chút thời gian để suy nghĩ về vấn đề đó, kiểm tra với ban quản lý và quay lại với bạn bằng câu trả lời rõ ràng hơn qua email sau. Không sao cả: điều quan trọng nhất là bạn đã mở đầu cuộc trò chuyện này.
Khi nào bạn KHÔNG nên có cuộc thảo luận này?
Cuộc thảo luận này không áp dụng cho các hội thảo đào tạo. Nếu bạn đang tổ chức một khóa đào tạo, chỉ cần bỏ qua điểm này hoặc thay thế nó bằng một cuộc thảo luận về bối cảnh hội thảo của bạn: nó có phải là một phần của một chương trình rộng hơn không? Đã có mô hình về mức độ người tham gia có xu hướng tương tác với người hướng dẫn/huấn luyện viên chưa?