Phần 1: Chia sẻ tầm nhìn (Kế hoạch hội thảo)
Trước cuộc họp này
▢ In, vẽ hoặc thiết lập trên bảng trắng ảo một bản sao của Sơ đồ Tầm nhìn Hội thảo.
Mẫu này giúp quá trình lập kế hoạch hội thảo trở nên dễ dàng hơn bằng cách trình bày rõ ràng từng bước cần thực hiện. Nó được chia thành 5 cuộc họp, mỗi cuộc kéo dài 1 giờ.
- Chia sẻ tầm nhìn
- Xác định chương trình nghị sự
- Tinh chỉnh chương trình nghị sự
- Tóm tắt đội ngũ
- Thu thập bài học.
Phiên đầu tiên trong loạt bài này là cuộc gặp gỡ giữa khách hàng, người điều phối và, nếu có thể, nhóm của họ, để bắt đầu hình dung về hội thảo trong tương lai. Sử dụng bản thiết kế đi kèm để giúp bạn thiết lập ranh giới cũng như thiết lập ý định để hướng dẫn thiết kế.
9:00
5 phút
Giải thích mục đích của cuộc họp và xem qua chương trình nghị sự cho ngày hôm nay.
Tài liệu: Sơ đồ tầm nhìn hội thảo.
Người điều phối giải thích lý do triệu tập cuộc họp này và duyệt qua chương trình nghị sự.
9:05
5 phút
Ai đang ở trong phòng?
Bắt đầu bằng cách giới thiệu mình là người điều phối và hỏi tên, vai trò cũng như mối liên hệ của mỗi người với hội thảo trong tương lai.
9:10
5 phút
Bối cảnh và không thể thương lượng
Những yếu tố nào của hội thảo đã rõ ràng, đã biết và không thể thay đổi?
Trước hết, hãy thu thập dữ liệu về những gì đã biết về hội thảo. Ví dụ, nó có thể là ngày tháng hoặc tiêu đề. Nếu tại thời điểm này xuất hiện các yếu tố không phải là dữ liệu và sự kiện, bạn chỉ cần đặt chúng vào phần thích hợp trên bảng.
9:15
10 phút
Chia sẻ thông tin về bậc thang gắn kết và đảm bảo tất cả các bạn đều hiểu rõ về địa điểm diễn ra hội thảo.
Tài liệu: Nấc thang gắn kết.
Sau khi giới thiệu ý tưởng về bậc thang gắn kết/tham gia và giải thích lý do tại sao bạn cần biết thêm về điều này, hãy mời một cuộc thảo luận tự do về địa điểm diễn ra hội thảo và ghi chú vào bản thiết kế. Điều quan trọng là phải giải thích rằng các mức độ tham gia khác nhau đều có hiệu lực miễn là tất cả các bên liên quan đều có mục tiêu rõ ràng.
9:25
10 phút
Sản phẩm từ hội thảo này sẽ là gì? Đó có phải là một bản báo cáo, một tập hợp các quyết định…?
Tiếp theo, yêu cầu người tham gia tập trung vào kết quả dự kiến của hội thảo là gì. Ghi chú vào bản thiết kế.
9:35
15 phút
Động não về các kết quả đầu ra vô hình
Phản ánh và chia sẻ các kết quả đầu ra vô hình của hội thảo. Phản ánh cá nhân sau đó là chia sẻ.
Bạn tưởng tượng mọi người cảm thấy và hành xử như thế nào sau sự kiện này? Mời mỗi người xem xét những gì sẽ là kết quả đầu ra phi vật chất, cảm xúc, “mềm” và ghi chú riêng vào giấy dán. Hãy nhóm chúng lại và thảo luận.
9:50
5 phút
Mời mọi người chia sẻ trong một vòng những hy vọng cao nhất của họ đối với sự kiện này
Để tiến tới phần kết thúc, hãy yêu cầu mọi người chia sẻ bằng ba từ tròn trịa hoặc một câu ngắn tóm tắt ý định của họ và hy vọng cao vào buổi hội thảo.
9:55
5 phút
Các bước tiếp theo và kết thúc
Cảm ơn mọi người và nhắc nhở họ rằng bạn sẽ sử dụng thông tin họ cung cấp để tạo ghi chú ý tưởng ban đầu.
Chia sẻ ngày mà bạn sẽ gửi ý tưởng và ghi chú ý tưởng đầu tiên cho hội thảo. Kiểm tra xem có cần chú ý đến bất kỳ chi tiết thực tế/hành chính nào khác hay không , bao gồm việc ký kết hợp đồng, thỏa thuận và/hoặc biên bản ghi nhớ (MuO).
10:00
0 phút
Điều gì xảy ra sau đó – THEO DÕI
Sau hội thảo này, người điều phối sẽ soạn thảo một bản ghi chú khái niệm ban đầu và chia sẻ nó với khách hàng để lấy ý kiến phản hồi và phê duyệt.
Sau khi xác định được ý tưởng cho hội thảo, người điều phối (và nhóm của họ, nếu có) sẽ chuyển sang Phần 2 – Soạn thảo chương trình nghị sự.
Sau cuộc họp này
▢ Soạn thảo một ghi chú khái niệm ban đầu và chia sẻ nó với khách hàng.