Phần 4: Giới thiệu nhóm (Kế hoạch hội thảo)
Trước cuộc họp này
Khi kết thúc bước trước (Phần 3), bạn sẽ có:
▢ Xác nhận chương trình nghị sự cuối cùng với khách hàng của bạn.
Một buổi họp ngắn dành cho tất cả những người tham gia hội thảo trong tương lai để hiểu rõ và thống nhất về chương trình nghị sự, vai trò và trách nhiệm.
NHIỆM VỤ
- Xác nhận chương trình nghị luận cuối cùng dành cho khách hàng của bạn.
- Đặt ngày cho cuộc gặp khách hàng/điều phối viên cuối cùng: Phần 5 – Thu thập kiến thức
Mẫu này giúp quá trình lập kế hoạch hội thảo trở nên dễ dàng hơn bằng cách trình bày rõ ràng từng bước cần thực hiện. Nó được chia thành 5 cuộc họp, mỗi cuộc kéo dài 1 giờ.
- Chia sẻ tầm nhìn
- Xác định chương trình nghị sự
- Tinh chỉnh chương trình nghị sự
- Tóm tắt đội ngũ
- Thu thập bài học.
9:00
0 phút
Điều gì xảy ra trước đó – Ngữ cảnh
Cuộc họp này nhằm mục đích sắp xếp tốt tất cả các công việc hậu trường cho hội thảo. Lý tưởng nhất là có sự tham dự của khách hàng, nhóm điều phối và bất kỳ diễn giả nào tham gia sự kiện (nhà cung cấp nội dung, diễn giả chính, v.v.)
9:00
5 phút
Chào mừng mọi người đến cuộc họp và mời một vòng chia sẻ. Thật vô giá khi có một vòng đăng ký để gặp gỡ với tư cách con người và xây dựng niềm tin.
Bắt đầu cuộc họp theo cách tương tự như Phần 3 – Tinh chỉnh chương trình nghị sự: các nghi thức được chia sẻ giúp xây dựng ý thức gắn kết trong nhóm! Mời một vòng kiểm tra bằng một câu hỏi cá nhân (nhưng không quá cá nhân).
9:05
20 phút
Thông qua chương trình nghị sự
Chia sẻ chương trình hội thảo
Người điều phối chia sẻ chương trình nghị sự, giải thích rằng mục đích chính của ngày là kiểm tra xem mọi người có cảm thấy thoải mái và nhận thức được những gì sẽ xảy ra hay không. Nhắc nhở mọi người về mục đích, ý định cấp cao và kết quả mong muốn. Thay vì xem xét tất cả các chi tiết, hãy tập trung vào vị trí mà các thành viên trong nhóm và/hoặc diễn giả sẽ đóng góp và kiểm tra xem có câu hỏi nào không.
9:25
15 phút
Xác nhận vai trò và trách nhiệm
Kiểm tra sự liên kết trên các điểm hành động
Kiểm tra để đảm bảo mọi người đều biết khi nào họ sẽ lãnh đạo hoặc đóng góp và những gì được mong đợi ở họ.
9:40
10 phút
Dành không gian cho các câu hỏi và yêu cầu vào phút cuối.
Mở sàn cho bất kỳ câu hỏi và/hoặc yêu cầu nào.
9:50
5 phút
Hãy nâng cao năng lượng bằng cách chia sẻ một lần nữa những hy vọng và ý định cao cả của mọi người về một sự kiện thành công!
Kết thúc cuộc họp với một loạt ý định. Hãy hỏi điều gì đó như “Hy vọng cao nhất của bạn cho hội thảo này là gì?”
9:55
5 phút
Liên tục cải thiện các cuộc họp của tổ chức bạn bằng vòng phản hồi kết thúc đơn giản này: bạn thích điều gì nhất? Điều gì có thể tốt hơn? Bạn có ý kiến gì khác về cuộc họp của chúng ta không?
Kết thúc cuộc họp này theo cách tương tự như cuộc họp trước để củng cố tinh thần đồng đội. Yêu cầu phản hồi như một phần của việc học cách làm việc cùng nhau tốt hơn.
10:00
0 phút
Điều gì xảy ra sau đó – THEO DÕI
Workshop
Đã đến lúc hoàn thành buổi hội thảo thực tế! Sau hội thảo, hãy dành chút thời gian để thu thập và báo cáo dữ liệu, đồng thời ấn định ngày cho cuộc gặp khách hàng/điều phối viên cuối cùng: Phần 5 – Thu thập bài học.
Sau cuộc họp này
▢ Đặt ngày cho cuộc gặp khách hàng/điều phối viên cuối cùng: Phần 5 – Thu thập kiến thức.