Phương pháp Hồi tưởng FLAP là khái niệm hồi tưởng sprint. Kết hợp quá khứ và lý tưởng tương lai. Chúng đi qua 4 phần:
- Future considerations (Những cân nhắc trong tương lai),
- Lessons learned (Bài học kinh nghiệm),
- Accomplishments (Thành tích),
- Problem areas (Các khu vực có vấn đề).
Hồi tưởng FLAP là gì?
Quá trình hồi tưởng FLAP là sự kết hợp giữa hồi tưởng quá khứ và hồi tưởng trong tương lai, có tính đến những cân nhắc trong tương lai, bài học kinh nghiệm, thành tựu và các lĩnh vực vấn đề cần được đưa vào lần chạy nước rút tiếp theo. Đây có thể là một cách thú vị và thay thế để thu hút nhóm nhằm xác định những rủi ro và các mục hành động liên quan.
Những cân nhắc trong tương lai
Chúng ta muốn đi theo hướng nào?
Các khu vực được xác định để tiết kiệm chi phí
Các khu vực được xác định để tối ưu hóa
Đối mặt với rào cản kỹ thuật
Đội ngũ đón nhận thử thách
Bài học kinh nghiệm
Kinh nghiệm của chúng ta đã dạy chúng ta điều gì?
Cam kết về chất lượng
Minh bạch và trách nhiệm giải trình
Thành tích
Chúng ta tự hào về điều gì?
Xử lý khối lượng công việc của chúng ta một cách hiệu quả
Định hướng chi tiết cao
Các khu vực có vấn đề
Chúng ta đã vật lộn với điều gì?
Cuộc họp hàng ngày không hiệu quả
Đồ họa chưa được tập trung
Vấn đề giám sát
Bỏ lỡ những thời hạn quan trọng
Một cách làm tốt, hãy nhớ chuẩn bị sẵn sàng và đảm bảo rằng mọi người được nhắc nhở rằng đây không phải là một quá trình đổ lỗi mà là để xác định các lĩnh vực có thể thay đổi. Nếu bạn đã thực hiện phương pháp hồi tưởng này vài lần trước đây, bạn sẽ thấy các ý tưởng có độ trung thực cao hơn. Nếu có các mục lặp lại, điều này sẽ được coi là cờ đỏ.
“Bất kể chúng ta khám phá được điều gì, chúng ta hiểu và thực sự tin rằng mọi người đã làm công việc tốt nhất có thể, dựa trên những gì họ biết vào thời điểm đó, kỹ năng và khả năng của họ, nguồn lực sẵn có và tình hình hiện tại.” – Team Work Rule
Các thành phần chính của hoạt động hồi tưởng FLAP
Những cân nhắc trong tương lai
Đây là những điều chúng ta cần phải suy nghĩ hoặc tập trung vào trong lần chạy nước rút tiếp theo hoặc trong tương lai không xa.
Bài học kinh nghiệm
Những điểm chính và điểm nổi bật từ cuộc chạy nước rút vừa hoàn thành.
Thành tích
Nhóm tự hào về điều gì hoặc điều gì đã đạt được và đáng lưu ý.
Các khu vực có vấn đề
Các vấn đề phát sinh hoặc còn tồn tại cần được nhóm giải quyết.
Các lựa chọn thay thế để thử trong bản cải tiến FLAP của bạn
- Hãy cân nhắc việc mã hóa màu sắc cho các ghi chú thành các danh mục cụ thể như quy trình và thực tiễn, công nghệ và công cụ, Phạm vi và lịch trình, Con người và nhân sự. Điều này có thể giúp nhóm xác định một cách trực quan và nhanh chóng xem liệu có chủ đề cơ bản chung nào có thể được thảo luận thêm hay không.
- Những cân nhắc trong tương lai đôi khi còn được gọi là định hướng trong tương lai nên bạn có thể sử dụng không gian này để xác định các lĩnh vực đổi mới, thay đổi và thử nghiệm mà nhóm có thể muốn thử.
- Những ý tưởng trong phần thành tích là cách tuyệt vời để khen ngợi và ghi nhận nỗ lực.
- Bạn không cần phải sử dụng từ viết tắt FLAP về thứ tự câu hỏi. Có thể đáng để bắt đầu cuộc họp trong một khuôn khổ tích cực hơn bằng cách bắt đầu với những thành tích trước tiên. Sau đó chia sẻ những bài học kinh nghiệm và các vấn đề gặp phải trước khi chuyển sang những cân nhắc trong tương lai. Điều này có tác dụng kết thúc cuộc họp với tư duy hướng tới tương lai.
Các ý tưởng và lời khuyên cho quá trình cải tiến FLAP của bạn
- Bắt đầu mọi thứ bằng tàu phá băng. Hãy sử dụng những thứ trên hoặc thử dùng máy phá băng này.
- Bằng cách sử dụng bộ hẹn giờ, bạn có thể thảo luận về Hộp thời gian. Điều này sẽ giúp cuộc trò chuyện đi đúng hướng và quá trình hồi tưởng diễn ra đúng tiến độ.
- Cho mọi người “thời gian im lặng” để zzviết, đọc và phản hồi những gì được trình bày. Có thể chỉ một phút cũng có thể tạo nên sự khác biệt.
- Sử dụng cách bỏ phiếu của nhóm để quản lý văn hóa. Bạn sẽ nhận được những hiểu biết thú vị khi mọi người bỏ phiếu riêng lẻ. Điều cuối cùng bạn muốn là tâm lý bầy cừu, nơi mọi người chỉ đơn giản làm theo những gì đã được thực hiện.
- Giữ các thỏa thuận nhóm của bạn được xem xét trong quá trình hồi cứu của bạn. Hãy nhớ rằng bạn có thể thêm vào chúng bất cứ lúc nào.
- Trong các cuộc họp trực tiếp, thực hiện mọi việc bằng kỹ thuật số cho phép bạn thu thập ý tưởng, bỏ phiếu và nhận xét ẩn danh, đồng thời lưu đối chiếu thủ công. Nếu tổ chức cuộc họp kỹ thuật số, hãy sử dụng công cụ hội nghị truyền hình để mang lại dấu ấn cá nhân.
- Luân chuyển vai trò của người điều phối. Thay đổi vai trò có thể phá vỡ thói quen.