Tài Nguyên

Contact Me!

QR Code!

Đào tạo, phát triển và tư vấn nhân viên

Nhân viên của bạn là tài sản quý giá nhất của bạn. Cung cấp cho nhân viên các hoạt động đào tạo và phát triển có thể giúp bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh của mình đồng thời tăng sự hài lòng trong công việc của họ.

Đầu tư vào đào tạo và phát triển có thể:

tăng năng suất và lợi nhuận kinh doanh
cải thiện động lực và sự tự tin của nhân viên
cải thiện sự phát triển nghề nghiệp của nhân viên
tăng sự hài lòng trong công việc của nhân viên và giảm chi phí liên quan của nhân viên
nâng cao chất lượng và an toàn lao động
thu hút nhân viên giỏi
hỗ trợ lập kế hoạch kế nhiệm.

Hãy nhớ lưu giữ hồ sơ về mọi hoạt động đào tạo và phát triển mà nhân viên của bạn đã hoàn thành.

Xây dựng chương trình đào tạo và phát triển

Để triển khai chương trình đào tạo phù hợp cho doanh nghiệp của mình, bạn cần xác định nhu cầu đào tạo của doanh nghiệp và nhân viên. Bạn có thể tự mình làm việc này hoặc có thể thuê một tổ chức tư vấn hoặc đào tạo về nguồn nhân lực (HR) để giúp bạn.

Chương trình đào tạo và phát triển của bạn nên được mô tả trong kế hoạch kinh doanh của bạn. Bạn cần phải biết rằng:

nhân viên của bạn cần đào tạo gì
bạn sẽ tốn bao nhiêu
tần suất bạn sẽ cung cấp nó.

Nếu bạn quyết định rút khỏi công việc kinh doanh của mình hoặc bàn giao nó cho một thành viên trong gia đình, việc đào tạo có thể là một phần quan trọng trong kế hoạch kế nhiệm của bạn.

Là một phần của đánh giá kế hoạch kinh doanh của bạn:

đánh giá các mục tiêu kinh doanh của bạn và các kỹ năng bạn cần để đáp ứng chúng
tìm hiểu xem bạn có đang đi đúng hướng để đạt được mục tiêu của mình hay không và xác định bất kỳ khoảng trống nào
nghĩ xem nhân viên của bạn có hài lòng với công việc của họ không và khách hàng có hài lòng với sản phẩm và dịch vụ của bạn không
xem xét cách bạn đang làm so với đối thủ cạnh tranh của bạn
xem xét đào tạo hiện có
xác định các lĩnh vực cần cải thiện và ai sẽ được hưởng lợi từ việc đào tạo (ví dụ: nhân viên có thể cần thêm kiến thức về sản phẩm và dịch vụ hoặc quy trình kinh doanh của bạn).

Xem xét mọi thay đổi sắp tới trong doanh nghiệp của bạn sẽ yêu cầu đào tạo cho bất kỳ nhân viên nào của bạn.

Xem xét ngân sách và nguồn lực của bạn trước khi cung cấp cơ hội đào tạo và phát triển cho nhân viên của bạn.

Ngân sách đào tạo và phát triển nên là một phần trong kế hoạch kinh doanh của bạn. Nếu bạn không có ngân sách đào tạo và phát triển, việc lập một ngân sách sẽ giúp bạn tìm ra những gì bạn có thể cung cấp cho nhân viên của mình. Đảm bảo bao gồm tất cả chi phí đào tạo và phát triển trong ngân sách của bạn.

Những chi phí này có thể bao gồm:

phí hướng dẫn
tiền lương của nhân viên và chi phí tạm thời thay thế nhân viên
giảm năng suất trong khi nhân viên tham gia
chi phí đi lại và ăn ở
tài liệu đào tạo (bản in, thiết bị công nghệ, bút, giấy, v.v.)
chi phí hành chính và các tiện ích liên quan đến hoạt động.

Thảo luận về nhu cầu đào tạo và phát triển với nhân viên của bạn có thể:

cải thiện các mối quan hệ làm việc và năng suất của bạn
giúp xác định đào tạo đúng
động viên nhân viên tham gia khóa đào tạo
giúp đảm bảo mọi người tận dụng tối đa các hoạt động đào tạo và phát triển.

Bạn có thể nói chuyện với nhân viên của mình trong các cuộc họp nhóm hoặc trực tiếp về nhu cầu đào tạo của họ. Đánh giá hiệu suất của nhân viên là một cơ hội lý tưởng cho một cuộc thảo luận trực tiếp. Họ có thể, ví dụ:

quan tâm đến việc phát triển các kỹ năng trong một lĩnh vực mới có thể mang lại lợi ích cho doanh nghiệp của bạn
muốn đảm nhận nhiều trách nhiệm hơn, trong trường hợp đó bạn có thể cân nhắc đăng ký cho họ tham gia một khóa học về lãnh đạo.

Cân nhắc thực hiện các đánh giá kỹ năng cá nhân để tìm ra chính xác nhu cầu đào tạo của từng cá nhân.

Ghi lại phản hồi của nhân viên này, ghi lại tất cả các nhu cầu hoặc yêu cầu đào tạo.

Xem xét các tùy chọn đào tạo và phát triển mà bạn có sẵn để giải quyết các nhu cầu mà bạn đã xác định. Các hoạt động đào tạo phổ biến bao gồm:

giới thiệu
hội thảo đào tạo nhóm
học trên máy tính và học trực tuyến
vào đào tạo nghề
người hướng dẫn, trực tiếp hoặc trực tuyến
học kết hợp (kết hợp các hoạt động đào tạo)
nhập vai
kinh nghiệm làm việc/thực tập/tập sự
cố vấn.

Xem xét lợi ích của các lựa chọn đào tạo và phát triển khác nhau, thay vì chỉ đơn giản là lựa chọn thuận tiện nhất hoặc ít tốn kém nhất. Ví dụ: các hoạt động học tập kết hợp kết hợp các phương pháp dựa trên công nghệ và hướng dẫn trực tiếp hoặc các hoạt động học tập trực tuyến/dựa trên máy tính và trong công việc. Các tùy chọn này có thể tiết kiệm chi phí hơn, cắt giảm chi phí đi lại và người hướng dẫn, đồng thời chúng cũng có thể mang lại nhiều lợi ích hơn cho nhân viên của bạn.

Đào tạo thuê ngoài

Các khóa đào tạo bên ngoài nên được cung cấp nếu:

nhân viên của bạn cần được đào tạo chính thức (ví dụ: giấy phép hoặc chứng chỉ)
bạn không có thời gian, trình độ hoặc nguồn lực để tự đào tạo.

Các khóa đào tạo bên ngoài này phải được tổ chức thông qua một tổ chức đào tạo đã đăng ký (RTO). Bạn cũng có thể thuê các nhà cung cấp dịch vụ đào tạo bên ngoài để tiến hành đào tạo nội bộ tại doanh nghiệp của mình, điều này có thể hiệu quả nếu bạn có một số nhân viên cần cùng một hoạt động.

Quyết định và tài liệu:

đào tạo gì là có thể và phù hợp
nếu bạn sẽ cung cấp đào tạo nội bộ hoặc thông qua một nhà cung cấp đào tạo bên ngoài
ai sẽ tham gia khóa đào tạo, cũng như ngày, địa điểm và thời gian của các khóa học nếu có.

Khi quyết định tập luyện, hãy nhớ…

Một công thức phổ biến được sử dụng trong ngành đào tạo khi lập kế hoạch đào tạo là hầu hết nhân viên đều nhận được:

70% kiến thức của họ từ các hoạt động liên quan đến công việc
20% kiến thức của họ từ tương tác với người khác
10% kiến thức của họ từ các hoạt động giáo dục và đào tạo chính thức.

Truyền đạt các lựa chọn và hoạt động đào tạo và phát triển cho tất cả nhân viên để họ biết về những gì có sẵn và đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn. Đảm bảo rằng bạn cung cấp cho tất cả nhân viên trong doanh nghiệp cơ hội bình đẳng để đào tạo và phát triển.

Nghĩa vụ đào tạo của bạn

Là một nhà tuyển dụng, bạn:

có nghĩa vụ pháp lý cung cấp đào tạo về sức khỏe và an toàn lao động (WHS) cho nhân viên để giữ cho nơi làm việc của bạn an toàn với bạn, nhân viên và bất kỳ khách hàng nào
phải cung cấp khóa đào tạo này khi một nhân viên mới bắt đầu và cung cấp đào tạo bồi dưỡng thường xuyên
phải cập nhật tài liệu hướng dẫn và đào tạo nếu bạn thực hiện các thay đổi đối với doanh nghiệp của mình (ví dụ: đối với thiết bị, vật liệu hoặc quy trình)
cũng có thể được yêu cầu cung cấp đào tạo theo ngành cụ thể liên quan đến doanh nghiệp của bạn.

Đào tạo WHS

Đào tạo WHS có thể bao gồm:

đào tạo sơ cấp cứu
đào tạo thiết bị bảo vệ cá nhân (PPE)
huấn luyện cứu hỏa và cấp cứu
đào tạo liên quan về an toàn cá nhân, ví dụ:
- bảo mật và xử lý tiền mặt
- làm việc một mình hoặc cô lập
- quản lý hóa chất nguy hiểm và hàng nguy hiểm
- thủ tục vi phạm an ninh.

Đào tạo chuyên ngành

Một số ngành công nghiệp và vai trò công việc sẽ yêu cầu đào tạo cụ thể. Ví dụ: nếu nhân viên của bạn cần lái xe tải hoặc xe nâng, bạn phải đảm bảo rằng họ có giấy phép phù hợp.

Phát triển nhân viên thông qua cố vấn, huấn luyện và theo dõi

Là chủ doanh nghiệp, bạn có thể sử dụng dịch vụ cố vấn, huấn luyện và theo dõi để phát triển kỹ năng của nhân viên mà doanh nghiệp của bạn phải trả ít hoặc không tốn chi phí.

Đầu tư thời gian vào việc phát triển nhân viên có thể giúp bạn tận dụng tối đa các kỹ năng và khả năng của nhân viên, đồng thời tránh được các quy trình tuyển dụng tốn kém và tốn thời gian, đồng thời đảm bảo rằng kiến thức có giá trị sẽ nằm trong doanh nghiệp của bạn.

Cố vấn, huấn luyện và theo dõi cũng có thể giúp doanh nghiệp của bạn:

cải thiện sự hài lòng của nhân viên, tỷ lệ duy trì và quan hệ nhóm
tăng lợi nhuận thông qua cải thiện hiệu suất và năng suất
nuôi dưỡng những ý tưởng đổi mới.

Bằng cách ghép nối một cá nhân có kinh nghiệm hơn với một người ít kinh nghiệm hơn, bạn có thể sử dụng tư vấn, huấn luyện và theo dõi:

như một hình thức giới thiệu cho nhân viên mới
để phát triển kỹ năng của nhân viên trong một lĩnh vực cụ thể, chẳng hạn như dịch vụ khách hàng
để chuẩn bị cho nhân viên hiện tại chuyển sang các vai trò khác nhau hoặc cao cấp hơn
để lập kế hoạch kế nhiệm, nếu một ngày nào đó bạn định bàn giao công việc kinh doanh của mình cho người khác.

Cố vấn

Mentoring dựa trên mối quan hệ giữa người cố vấn và người được cố vấn. Người cố vấn cung cấp:

lời khuyên, hướng dẫn và định hướng
hỗ trợ và phản hồi liên tục.

Thông qua mối quan hệ này, người cố vấn và người được cố vấn có thể hưởng lợi từ nhiều cơ hội phát triển cá nhân và nghề nghiệp.

Bất kể sự sắp xếp là không chính thức hay chính thức:

mối quan hệ người cố vấn-người được cố vấn phải dựa trên sự tin tưởng và giao tiếp cởi mở
người cố vấn và người được cố vấn phải đầu tư thời gian để tìm hiểu nhau, đầu tư thời gian và năng lượng của họ và chịu trách nhiệm làm cho mối quan hệ hoạt động
cùng nhau, người cố vấn và người được cố vấn nên gặp nhau thường xuyên và theo dõi sự tiến bộ của người được cố vấn
người được cố vấn có thể sử dụng người cố vấn của họ như một diễn đàn lắng nghe các ý tưởng, điều này có thể giúp họ đưa ra quyết định nhanh hơn và chắc chắn hơn. Người được cố vấn có thể học hỏi từ kinh nghiệm và kiến thức của người cố vấn và sử dụng thông tin này để cải thiện kỹ năng nghề nghiệp và kinh doanh của chính họ.

Cố vấn có thể:

giúp thăng tiến trong sự nghiệp
giới thiệu những cách suy nghĩ mới
tăng sự hài lòng và động lực làm việc
phát triển kỹ năng lãnh đạo và giải quyết vấn đề
xây dựng sự tự tin và thay đổi những suy nghĩ và niềm tin hạn chế
cung cấp thông tin phản hồi mang tính xây dựng thường xuyên
mở rộng vòng kết nối mạng.

Mối quan hệ người cố vấn-người được cố vấn có thể là không chính thức hoặc chính thức. Loại bạn chọn cho doanh nghiệp của mình sẽ phụ thuộc vào nhân viên, yêu cầu kinh doanh và tài nguyên của bạn.

Trong một sự sắp xếp không chính thức:

nhân viên chọn người cố vấn của riêng họ
người cố vấn và người được cố vấn ấn định thời gian cho các cuộc gặp gỡ bình thường để thảo luận về mục tiêu nghề nghiệp của người được cố vấn.

Một sự sắp xếp cố vấn chính thức thường có cấu trúc hơn, với các cuộc họp thường xuyên và đánh giá chính thức về sự tiến bộ của người được cố vấn.

Cùng nhau, người cố vấn và người được cố vấn nên gặp nhau thường xuyên và theo dõi sự tiến bộ của người được cố vấn.

Cố vấn là lý tưởng cho những nhân viên nhiệt tình, những người muốn thăng tiến trong sự nghiệp và phát triển cá nhân cũng như chuyên nghiệp. Để tận dụng tối đa mối quan hệ cố vấn, người được cố vấn nên:

biết những gì họ muốn đạt được – mục tiêu, nhu cầu và mong muốn
cam kết với mối quan hệ
sẵn sàng đầu tư thời gian và năng lượng của họ
cam kết mở rộng các kỹ năng và khả năng của họ
cởi mở với phản hồi
sẵn sàng yêu cầu giúp đỡ và thử những cách làm mới
có thể giao tiếp với người cố vấn của họ.

Một người cố vấn tốt phải:

có mong muốn giúp phát triển các nhân viên khác
có kiến thức và kỹ năng liên quan đến ngành
có kỹ năng giao tiếp và lắng nghe mạnh mẽ
có thể hoạt động như một hình mẫu, cố vấn và cố vấn
có thể cung cấp cho người được cố vấn của họ phản hồi công bằng và được cân nhắc.

Một người cố vấn nên:

hãy thực tế về khoảng thời gian họ có thể cam kết cho mối quan hệ
hỗ trợ người được cố vấn về mặt cảm xúc và trí tuệ
thách thức những suy nghĩ và niềm tin giới hạn của người được cố vấn
sẵn sàng chia sẻ cả những kinh nghiệm thành công và không thành công trong quá khứ với người được cố vấn
chấp nhận rằng cố vấn là mối quan hệ hai chiều và việc học sẽ đi theo cả hai hướng
vô tư
giữ bí mật các vấn đề để người được cố vấn có thể nói chuyện thoải mái về bất kỳ mối quan tâm nào của họ.

Coaching (Huấn luyện)

Coaching là một công cụ phát triển để mở khóa tiềm năng của nhân viên và cải thiện hiệu suất.

Coaching tại nơi làm việc có thể tập trung vào:

huấn luyện điều hành
huấn luyện xung đột
huấn luyện lãnh đạo
huấn luyện hiệu suất
huấn luyện nhân viên cá nhân.

Coaching có thể giúp nhân viên:

xác định và thiết lập các mục tiêu quan trọng
xác định các bước và hành vi cần thiết để đáp ứng các mục tiêu này
phát triển các mục tiêu chính và các biện pháp thành công
chịu trách nhiệm
nâng cao các kỹ năng, khả năng và kiến thức hiện có
đạt được tiềm năng của họ.

Coaching có thể là:

nội bộ, với các nhà quản lý làm việc với nhân viên trong các buổi huấn luyện trực tiếp, chính thức hoặc các buổi huấn luyện tại chỗ, không chính thức.
bên ngoài với một huấn luyện viên bên ngoài được đưa vào làm việc với người quản lý hoặc nhân viên.

Shadowing (Theo dõi & Giám sát)

Shadowing đề cập đến việc một nhân viên theo dõi và quan sát một nhân viên khác trong một khoảng thời gian cụ thể. Điều này cho phép nhân viên tìm hiểu thông tin chi tiết về công việc trong khi xem ai đó thực hiện công việc đó. Theo dõi công việc là một phương pháp học tập tại chỗ rất hiệu quả.

Theo dõi công việc có thể có lợi cho:

nhân viên mới
nhân viên muốn phát triển các kỹ năng mới
những nhân viên chuyển từ bộ phận này sang bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn.

Bóng mờ công việc có thể xảy ra trong vài ngày, vài tuần hoặc vài tháng. Điều này sẽ phụ thuộc vào công việc cụ thể, mức độ phức tạp và từng nhân viên.

Nó cũng có thể được mở rộng thành hoán đổi công việc, trong đó nhân viên trao đổi vai trò để có kinh nghiệm làm việc ở vai trò khác hoặc bộ phận khác trong doanh nghiệp của bạn.

Lợi ích tiềm năng của việc theo dõi công việc:

cơ hội để tìm hiểu vai trò và trách nhiệm
phát triển các mối quan hệ và mạng lưới
kinh nghiệm và quan điểm mới
đào tạo chéo
cho phép di chuyển nội bộ
phát triển kỹ năng huấn luyện / cố vấn
cải tiến trong quy trình kinh doanh
nâng cao tay nghề nhân viên
cải thiện thông tin liên lạc trên toàn doanh nghiệp của bạn.

Một chương trình theo dõi công việc tốt có thể mang lại nhiều lợi ích cho nhân viên và doanh nghiệp của bạn. Đảm bảo liên tục truyền đạt những lợi ích và cơ hội sẵn có này cho nhân viên của bạn.