Cách viết Email tốt hơn trong công việc
Viết một email “không tốt” sẽ hủy hoại công việc của bạn? Hay doanh nghiệp của bạn sẽ thất bại nếu không thống nhất cách viết email?
Không! Nhưng viết một email tốt, thực hiện đúng các quy tắc email thống nhất, giúp bạn trông chuyên nghiệp hơn dưới ánh mắt của đồng nghiệp. Doanh nghiệp của bạn cũng sẽ có những quy tắc thống nhất, giúp tiết kiệm thời gian và hoạt động hiệu quả hơn khi trao đổi qua email.
Trong lần tìm hiểu về cách viết email tốt hơn trong công việc, chúng ta sẽ tìm hiểu cách tổ chức cấu trúc email tốt hơn và tìm hiểu những lỗi điển hình mà nhiều người hay mắc phải khi viết email trong công việc.
Chúng ta không có 1 quy tắc tiêu chuẩn bắt buộc nào cho việc viết email rõ ràng. Những quy tắc và chia sẽ này là cách tôi học được kiến thức từ các chuyên gia và công việc thực tiễn.
Hãy xem lại lần gần nhất, một email viết không tốt từ đồng nghiệp của bạn. Tôi nghĩ bạn sẽ phải đọc đi đọc lại email vài lần, vì các ý chính và các mục hành động nằm rải rác khắp mọi nơi.
Trường hợp xấu hơn, bạn sẽ buộc phải viết email qua lại để hỏi và diễn giải rõ ràng hơn từ nội dung email ban đầu. Nó sẽ thật sự mất nhiều thời gian của cả hai.
Mà rõ ràng, bạn có thể tránh được những điều này nếu email từ người gửi được lên kế hoạch và cấu trúc hợp lý.
Vẻ đẹp của email tốt được thể hiện ở điều đó. Nó giúp người gửi thể hiện được sự rõ ràng và chuyên nghiệp. Nó cũng giúp người nhận tiết kiệm thời gian, xác định trọng tâm dễ dàng hơn rất nhiều.
1. Lời kêu gọi hành động chi tiết hơn trong tiêu đề email
Hầu hết chúng ta đều quen thuộc với Call to action, một yêu cầu hành động trong tiêu đề email phải không? Nhưng thông thường, nó thường chung chung một cách ngắn gọn. Và dĩ nhiên, nhiều người nghĩ là tiêu đề, bạn không thể chi tiết được nó. OK, nếu muốn chi tiết, hãy đọc nội dung email bên trong.
Nhưng không, theo khuyến nghị của tôi, bạn hãy tiến một bước ngắn tiếp theo, không quá dài, là ghi rõ hơn những gì bạn cần người nhận thực hiện và thời gian làm nó.
Ví dụ: [Yêu cầu hành động] Phản hồi cho dự án Z.
Hãy viết là: [5 phút] Khảo sát phản hồi dự án Z.
Thủ thuật nhỏ này cung cấp cho người nhận nhiều ngữ cảnh hơn. Nó chỉ là cuộc khảo sát nhỏ, tôi hoàn toàn có thể hoàn thành nó trong giờ nghỉ ngắn hoặc đơn giản là ngồi trong nhà vệ sinh vừa làm bài khảo sát.
Hoặc nếu bạn không thể định hình được thời gian, hãy cụ thể hơn trong mục hành động.
Ví dụ: Ước tính chi tiêu tháng 6.
Hãy viết là: Mr. Huynh phê duyệt ước tính chi tiêu tháng 6.
Mr Huynh sẽ biết rằng, anh ấy được mong đợi điều gì trước cả khi nhấn vào đọc nội dung email.
Anh ấy sẽ dễ dàng tự sắp xếp thời gian tốt nhất cho việc phê duyệt ước tính chi tiêu vào thời gian thích hợp nhất.
2. Liên kết các email trong cùng 1 chuỗi chủ đề
Thật sự mà nói, điều này là một mối quan hệ lợi ích 2 chiều. Bạn thật sự dễ dàng để gửi những topic dự án khác nhau hay một yêu cầu mới đến cho người khác. Nhưng người nhận, sẽ thật sự khó nắm bắt được ngữ cảnh công việc, đặc biệt với những ai ở ngoài dự án.
Một số tình huống, bạn cần phải thêm ai đó (Một thiết kế, một người chuẩn bị nội dung video). Những người đó cần một ngữ cảnh nhất định để hiểu được dự án là như thế nào.
Cách tốt nhất, bạn nên phân tách các task và liên hệ email ngay từ đầu. Tuy vậy, với các dự án tính chất lớn hay cần kênh liên hệ liên tục, có lẽ chúng ta sẽ cần một admin để ghi lại các giai đoạn và các thông tin dự án ban đầu.
3. Đưa ra lý do về việc thêm/xóa người dùng khỏi chuỗi email
Một số người dùng sẽ phải được thêm vào hoặc bỏ ra cho các phần dự án.
Tôi đã hướng dẫn bạn cách giúp họ có thể cập nhật thông tin ngữ cảnh đó.
Nhưng những người nhận thấy người mới vào, đôi khi sẽ thiếu ngữ cảnh là tại sao người đó lại có mặt ở đó. Một vài dòng notes lại trước email mới, giới thiệu đơn giản và nêu nhiệm vụ của họ khi được thêm vào, sẽ giúp ngữ cảnh và câu chuyện tiếp nối tốt hơn khá nhiều.
Mẹo: Việc in nghiêng, in đậm hay để trong ngoặc kép và tách đoạn, giúp bạn có thể dễ dàng phân tách đoạn giới thiệu đó và các nhiệm vụ tiếp theo trong cuộc hội thoại. Bằng cách đó những thành viên khác biết ai là người thêm vào hoặc xóa ra ngay lập tức.
4. Ý chính trước, ngữ cảnh sau
Mẹo này đôi khi thật sự chỉ hiệu quả ở nơi làm việc và sự nhận biệt rõ ràng giữa các đồng nghiệp với nhau.
Đầu tiên, chúng ta cần đánh giá tại sao đôi khi người viết email hay viết ngữ cảnh rất nhiều, dùng nhiều câu từ nghiêm trang. Họ thật sự lo lắng người nhận thiếu thấu hiệu sự nghiêm túc hoặc lời giải thích cho yêu cầu khó khăn nào đó.
Nhưng điều thứ hai bị bỏ quên là người nhận đôi khi, cảm thấy mệt mỏi khi phải đọc hàng tá thông tin, trước khi kịp nhận ra mục hành động thật sự nằm ở cuối cùng email. Xem thử ví dụ:
Ví dụ 1: Xin chào, tôi là H trong đội tiếp thị. Chúng tôi đang chuẩn bị báo cáo cuối Quý cho MsTran. Cô ấy cần các con số báo cáo trong team của bạn để đưa ra dự đoán về doanh thu tiếp theo cho sản phẩm BÍ MẬT mới sắp ra mắt. Tôi có thể phiền bạn gửi data đó quá cho tôi không?
Ví dụ 2: Xin chào,
[Key Actions] Bạn có thể gửi chúng tôi về báo cáo cuối Quý rồi.
[Ngữ cảnh] Chúng tôi đang chuẩn bị một bán dự báo dữ liệu cho sếp Trân để đưa ra bản kế hoạch dự đoán doanh thu tiếp theo cho 1 sản phẩm BÍ MẬT mới sắp ra mắt. Thật tốt nếu chúng tôi nhận được con số dữ liệu từ tháng 3-6/2022 trên file Excels format.
Mọi thứ thật sự dễ dàng nhận biết được, đặc biệt nếu là vai trò người nhận đúng không?
Bằng cách đẩy ngữ cảnh trở lại, chúng tôi đang cung cấp cho người khác tùy chọn đọc phần không quá quan trọng của email. Thông thường, khi chúng ta gửi email cho ai đó cấp cao hơn mình, chúng ta cảm thấy bắt buộc phải giải thích lý do tại sao chúng ta gửi email ngay từ đầu để có vẻ như chúng ta không làm phiền họ.
Điều này thực sự phản tác dụng vì nếu người đó là cấp trên, họ có thể chỉ muốn biết bạn đang gửi email cho họ về vấn đề gì để họ có thể giải quyết vấn đề đó rồi tiếp tục với lịch trình của riêng họ.