Phần 3: Tinh chỉnh chương trình nghị sự (Kế hoạch hội thảo)
Trước cuộc họp này
Khi kết thúc bước trước (Phần 2), bạn sẽ có:
▢ Soạn thảo chương trình nghị sự;
▢ Hãy chia sẻ nó với khách hàng của bạn để họ có thể chuẩn bị sẵn sàng tại hội thảo này.
Trong cuộc họp kéo dài 1 giờ này, khách hàng và người điều phối (và nhóm của họ) gặp nhau để thông qua chương trình nghị sự được đề xuất, đưa ra phản hồi và thực hiện bất kỳ thay đổi nào.
NHIỆM VỤ
- Soạn thảo chương trình nghị sự;
- vui lòng chia sẻ nó với khách hàng của bạn để họ có thể chuẩn bị sẵn sàng tại cuộc thảo luận này;
- gửi kịch bản cuối cùng/chương trình chi tiết;
- ấn định ngày cho Phần 4 – Giới thiệu nhóm.
Mẫu này giúp quá trình lập kế hoạch hội thảo trở nên dễ dàng hơn bằng cách trình bày rõ ràng từng bước cần thực hiện. Nó được chia thành 5 cuộc họp, mỗi cuộc kéo dài 1 giờ.
- Chia sẻ tầm nhìn
- Xác định chương trình nghị sự
- Tinh chỉnh chương trình nghị sự
- Tóm tắt đội ngũ
- Thu thập bài học.
9:00
0 phút
Điều gì xảy ra trước đó – NGỮ CẢNH
Cuộc họp này nhằm mục đích chia sẻ những điểm hay trong chương trình nghị sự được đề xuất của bạn với khách hàng và nhóm của bạn, thu thập phản hồi và tinh chỉnh chi tiết.
9:00
5 phút
Chào mừng mọi người đến cuộc họp và mời một vòng chia sẻ. Thật vô giá khi được đăng ký, gặp gỡ với tư cách con người và xây dựng niềm tin.
Mời 1 vòng đăng ký bằng một câu hỏi cá nhân (nhưng không quá riêng tư), chẳng hạn như món kem yêu thích, địa điểm yêu thích để đi nghỉ, điều thú vị bạn đã làm tuần trước…
9:05
25 phút
Thông qua chương trình nghị sự
Chia sẻ chương trình nghị sự dự thảo với mọi người và thực hiện từng bước một.
Lý tưởng nhất là bạn nên gửi bản dự thảo chương trình nghị sự trước cuộc họp. Tuy nhiên, nó đáng để chia sẻ lại. Để tránh bị lạc vào các chi tiết, hãy bắt đầu với câu hỏi “tại sao” cấp cao và giải thích các phần chính trong thiết kế của bạn trước khi đi vào từng điểm một trong dòng thời gian. Bạn có thể yêu cầu mọi người ngắt lời bạn bất cứ lúc nào bằng các câu hỏi: điều này có thể sẽ dẫn đến việc xác định điểm mà bạn đã có sự đồng thuận và điểm có thể cần thảo luận hoặc làm việc thêm.
9:30
20 phút
Mời người tham gia bình luận về các phần của chương trình nghị sự mà họ nghi ngờ và/hoặc đặc biệt tán thành.
Thu thập phản hồi về thiết kế của bạn một cách nhanh chóng, trực quan bằng cách yêu cầu người tham gia thêm dấu chấm hoặc ghi chú dán vào các phần khác nhau của chương trình nghị sự. Cùng nhau thảo luận những điểm chính và thu thập ý tưởng cải tiến mà bạn có thể ghi lại vào bảng vẽ nếu cần.
9:50
5 phút
Liên tục cải thiện các cuộc họp của tổ chức bạn bằng vòng phản hồi kết thúc đơn giản này: bạn thích điều gì nhất? Điều gì có thể tốt hơn? Bạn có ý tưởng nào khác cho cuộc họp của chúng ta không?
Trên thực tế, bạn đang thành lập một nhóm làm việc tạm thời cho hội thảo nên thật tuyệt nếu tận dụng cơ hội này để cải thiện cách các bạn làm việc cùng nhau.
9:55
5 phút
Cảm ơn mọi người và nhắc nhở họ về các bước tiếp theo.
Nhắc nhở người tham gia về cách họ có thể liên hệ với bạn và/hoặc thêm nhận xét mà họ có thể nghĩ đến sau này, đồng thời thông báo cho họ về các bước tiếp theo.
10:00
0 phút
Điều gì xảy ra sau đó – THEO DÕI
Sau cuộc họp này, người điều phối sẽ gửi kịch bản cuối cùng/chương trình chi tiết cho hội thảo. Bước tiếp theo là cuộc họp ngắn cuối cùng ngay trước ngày hội thảo.
Sau khi hoàn tất chương trình nghị sự, hãy chia sẻ nó với mọi người và ấn định ngày cho Phần 4 – Tóm tắt nhóm.
Sau cuộc họp này
▢ gửi kịch bản cuối cùng/chương trình chi tiết;
▢ ấn định ngày cho Phần 4 – Giới thiệu nhóm.