Phần 2: Soạn thảo chương trình nghị sự (Kế hoạch hội thảo)
Trước cuộc họp này
Ở cuối bước trước (Phần 1), bạn đã có sẵn:
▢ đã thảo luận về tầm nhìn của hội thảo với khách hàng của bạn ở điểm trước;
▢ chia sẻ (có thể qua email) một bản ghi chú ý tưởng cho hội thảo;
▢ đã nhận được sự đồng ý cho ý tưởng đó và/hoặc một số phản hồi ban đầu.
Một cái nhìn có cấu trúc về cách đi từ khái niệm ban đầu đến chương trình nghị sự chi tiết cho hội thảo trong tương lai của bạn.
NHIỆM VỤ
- đã thảo luận về tầm nhìn của hội thảo với khách hàng ở điểm trước;
- chia sẻ (có thể qua email) một bản ghi chú ý tưởng cho hội thảo;
- đã nhận được sự đồng ý cho ý tưởng đó và/hoặc một số phản hồi ban đầu;
- gửi dự thảo chương trình làm việc cho khách hàng;
- ấn định ngày tổ chức hội thảo “Tinh chỉnh chương trình nghị sự” để thảo luận về vấn đề này.
Mẫu này giúp quá trình lập kế hoạch hội thảo trở nên dễ dàng hơn bằng cách trình bày rõ ràng từng bước cần thực hiện. Nó được chia thành 5 cuộc họp, mỗi cuộc kéo dài 1 giờ.
- Chia sẻ tầm nhìn
- Xác định chương trình nghị sự
- Tinh chỉnh chương trình nghị sự
- Tóm tắt đội ngũ
- Thu thập bài học.
9:00
0 phút
Phần này của mẫu được dành riêng cho cuộc họp của nhóm điều phối: điều này có thể có nghĩa là bạn và những người đồng điều phối của bạn hoặc thậm chí là một mình bạn.
9:00
5 phút
Bắt đầu bằng cách làm rõ ý định của bạn, “lý do” cá nhân hoặc nhóm của bạn thực hiện hội thảo này.
Hãy tự hỏi: mục đích của tôi khi tổ chức hội thảo này là gì? Tôi muốn mang đến những giá trị gì cho nó? Ghi lại một số ghi chú.
9:05
10 phút
Nhìn lại những thông tin bạn đã thu thập được.
Xem lại thông tin được thu thập từ trao đổi email, phỏng vấn và hội thảo “Chia sẻ tầm nhìn” đầu tiên.
9:15
10 phút
Lập sơ đồ tư duy hoặc danh sách các phương pháp, hoạt động và ý tưởng mà bạn có cho buổi hội thảo.
Có rất nhiều cách để thu thập ý tưởng cho các hoạt động của workshop. Bạn có thể muốn lập danh sách các khả năng hoặc ghi mỗi ý tưởng vào một tờ ghi chú khác nhau hoặc tạo các bản vẽ, sơ đồ hoặc bản đồ tư duy.
9:25
10 phút
Bắt đầu lập một số trật tự và quyết định những hoạt động nào sẽ là thành phần cốt lõi của hội thảo của bạn.
Chọn một vài hoạt động hoặc phương pháp sẽ là cốt lõi của hội thảo của bạn. Bạn có thể ưu tiên cho:
- các hoạt động bạn đặc biệt giỏi thực hiện;
- các phương pháp mà khách hàng của bạn đã yêu cầu cụ thể;
- điều gì đó mới mẻ đối với bạn mà bạn muốn thử nghiệm.
9:35
10 phút
Tạo một dòng thời gian với chương trình làm việc của bộ xương. Bao gồm thời gian hội thảo sẽ bắt đầu và kết thúc, thời gian nghỉ giải lao chính (ví dụ: bữa trưa) và đưa vào đó những ý tưởng ưu tiên của bạn.
Đánh dấu thời gian bắt đầu và kết thúc cũng như thời gian nghỉ giải lao chính (chẳng hạn như bữa trưa) và sắp xếp các ý tưởng của bạn theo thứ tự tạo ra một mạch logic.
9:45
5 phút
Khi bạn hài lòng với dòng thời gian chính, hãy thêm tất cả những phần quan trọng đó để tạo nên một phiên đáng nhớ: khai mạc, kết thúc, phá băng, tiếp thêm năng lượng…
Thêm vào dòng thời gian của bạn các yếu tố đóng khung quan trọng như:
- giới thiệu /mở đầu;
- tàu phá băng lúc bắt đầu;
- tiếp thêm năng lượng sau giờ nghỉ;
- thời gian cho các hoạt động phỏng vấn;
- kết thúc những suy nghĩ và phản hồi;
- nghỉ.
9:50
5 phút
Xem lại phiên làm việc của bạn, so sánh nó với kết quả mong muốn mà bạn đã thu thập được với khách hàng và kiểm tra xem nó có phù hợp với mục đích hay không.
Hãy chuẩn bị để thực hiện một số thay đổi và biến thể. Hãy tham khảo lại ý tưởng ban đầu của bạn để kiểm tra các kế hoạch thay thế.
9:55
5 phút
Chuẩn bị sẵn thiết kế của bạn cho khách hàng
Chuyển chương trình nghị sự dự thảo của bạn sang định dạng mà bạn có thể chia sẻ với khách hàng.
Viết thiết kế của bạn ở định dạng có thể chia sẻ.
10:00
0 phút
Điều gì xảy ra sau đó – THEO DÕI
Sau hội thảo này, người điều phối sẽ gửi dự thảo chương trình nghị sự cho khách hàng và họ cùng nhau ấn định ngày tổ chức hội thảo “Hoàn thiện chương trình nghị sự” để thảo luận về nội dung đó.
Sau cuộc họp này
▢ gửi dự thảo chương trình làm việc cho khách hàng;
▢ ấn định ngày tổ chức hội thảo “Tinh chỉnh chương trình nghị sự” để thảo luận về vấn đề này.