Sử dụng mức độ trang trọng chính xác trong giao tiếp bằng văn bản của bạn có thể là sự khác biệt giữa việc email hoặc tài liệu của bạn được đọc hoặc bỏ qua.

Sử dụng bản án tốt nhất của bạn. Quá trang trọng có thể bị người nhận hiểu là thô lỗ. Quá trang trọng có thể làm giảm tầm quan trọng của thông điệp của bạn.

Xem xét mối quan hệ cá nhân của bạn với người nhận

Nếu bạn chưa gặp người nhận hoặc các cuộc họp của bạn chỉ diễn ra trong môi trường kinh doanh trang trọng, thì việc tiếp tục duy trì tính trang trọng trong thư từ và email là điều hợp lý.

Nếu bạn đã thiết lập mối quan hệ với người nhận, bạn có thể thân mật hơn, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn luôn tập trung vào hoạt động kinh doanh.

Xem xét mục đích giao tiếp của bạn

Trong một số trường hợp, email có thể nhanh chóng di chuyển qua lại giữa các bên. Điều quan trọng là phải đánh giá giọng điệu của từng email một cách cẩn thận. Nếu bên kia chuyển sang phong cách thân mật hơn trong khi bạn vẫn duy trì sự trang trọng một cách cứng nhắc, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội khuyến khích một mối quan hệ hợp tác và thân mật hơn.

Tương tự, quá trang trọng quá sớm có thể bị coi là thiếu tôn trọng.

Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn khi chọn một phong cách giao tiếp.

Để hỗ trợ viết email và thư trang trọng, hãy làm theo phác thảo đơn giản sau:

• chào hỏi lịch sự, ví dụ:
  • chữ cái: [tên] thân mến; Xin chào ngài; thưa bà
  • email: Xin chào [tên]; Xin chào nhóm dịch vụ khách hàng
• đoạn giới thiệu đơn giản, giải thích tại sao bạn viết
• đoạn thứ hai và/hoặc thứ ba: những sự thật bạn cần chia sẻ với người đọc
• đoạn cuối: phần tóm tắt kết thúc phác thảo đề xuất của bạn hoặc những gì bạn yêu cầu người đọc hành động
• khối chữ ký: kết thúc giao tiếp với tên, chữ ký và chi tiết liên hệ của bạn.

Cố gắng không sử dụng tất cả các chữ in hoa trừ khi bạn cần nhấn mạnh một từ có thể được nhấn mạnh tốt hơn bằng chữ in đậm hoặc in nghiêng.

ALL CAPS được coi là ‘LA HÉT’ vào người đọc.

Một số quy tắc chung để viết bao gồm những điều sau đây.

Viết chính thức:

• tránh các từ thiếu tích cực như ‘bạn’ và ‘sẽ không’
• ít có khả năng sử dụng chữ viết tắt, chẳng hạn như ‘tivi’ hơn ‘TV’
• có nhiều khả năng bao gồm các câu dài hơn và các biểu thức phức tạp.

Viết không chính thức:

• có thể bao gồm nhiều từ thông tục và tiếng lóng hơn
• có nhiều khả năng sử dụng các câu ngắn, đơn giản.

Việc áp dụng các quy tắc hội thoại vào bài viết là an toàn. Nói chung, có lẽ bạn nên bắt đầu trang trọng hơn trong giao tiếp bằng văn bản hơn là trong một cuộc trò chuyện.

Hãy để mối quan hệ mới nảy sinh với người mà bạn đang viết thư hướng dẫn cuộc trò chuyện.

Những lá thư ngày càng trở nên hiếm hoi.

Điều này là do tốc độ và sự dễ dàng của email. Bạn chỉ nên gửi thư nếu có nhu cầu cụ thể, chẳng hạn như người nhận đã cho biết họ không thích sử dụng email hoặc họ không có phương tiện để liên lạc điện tử.

Ngoài ra, tình huống có thể yêu cầu một lá thư, nhưng bạn có thể đính kèm nó vào email để gửi và trả lời nhanh hơn.

Thư vẫn là hình thức giao tiếp pháp lý phổ biến nhất giữa các bên, mặc dù những thư này thường được gửi dưới dạng tệp đính kèm qua email.

Email phổ biến mặc dù nó đang dần được bổ sung bằng biểu mẫu ‘liên hệ với chúng tôi’ trên các trang web và ứng dụng trò chuyện trên trang.

Đối với các biểu mẫu email và web, người ta vẫn thường sử dụng các quy ước viết thư như ‘Kính gửi [tên]’ và ‘Trân trọng’ trong email. Tuy nhiên, gần đây hơn, ‘Trân trọng’ thường được thay thế bằng ‘Trân trọng’ hoặc không có lời chào kết thúc.

Thông lệ kinh doanh tốt là trả lời email ngay sau khi nhận được hoặc trong vòng 24–48 giờ, tùy thuộc vào tầm quan trọng của nội dung. Trả lời trong cùng một ngày là cách tốt nhất.

Biểu mẫu web tạo thành một phần của trang web nhưng có một loạt hộp hoặc trường biểu mẫu để bạn điền vào và một nút để gửi biểu mẫu.

Giống như một email, họ yêu cầu thông tin từ bạn, nhưng theo cách có cấu trúc. Điều này có thể giúp các tổ chức xử lý thư từ đến hiệu quả hơn.

Các biểu mẫu web cũng có thể yêu cầu địa chỉ email hoặc số điện thoại của bạn để trả lời bạn.

Tin nhắn văn bản, hoặc tin nhắn SMS, cũng đã trở thành một kênh giao tiếp kinh doanh phổ biến. Khi gửi tin nhắn văn bản cho mục đích kinh doanh, tránh sử dụng chữ viết tắt vì nó có thể được coi là kém chuyên nghiệp.

Tin nhắn văn bản có thể là:

• gửi nhanh hơn
• xử lý và phản hồi nhanh hơn
• thường được chấp nhận là ngắn gọn và chính xác
• gửi đến một người hoặc số điện thoại được giám sát: so với email có thể được chuyển đến hộp thư trung tâm nơi những người khác có thể đọc được
• được chụp, lưu và in cho các mục đích ‘dấu vết giấy’.

Đó là thông lệ kinh doanh tốt để trả lời tin nhắn văn bản trong một khung thời gian rất ngắn. Đối với nhiều người dùng, tin nhắn văn bản là một hình thức nhắn tin ‘tức thì’ và kỳ vọng này được chuyển sang giao tiếp kinh doanh. Mặc dù trả lời ‘ngay lập tức’ có thể không thực tế, nhưng điều quan trọng là để phản hồi bằng tin nhắn văn bản nhanh hơn email.

Để giao tiếp chuyên nghiệp, hãy xem lại bài viết của bạn và sửa bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào. Có thể bật trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động trong hầu hết các phần mềm.