Menu

Tài Nguyên

QR Code!

QR Code https://huynhhieutravel.com/giao-tiep-hieu-qua/

Giao tiếp hiệu quả

Giao tiếp hiệu quả

Có rất nhiều lợi ích của việc cải thiện kỹ năng giao tiếp của bạn. Giao tiếp hiệu quả là điều cần thiết để quản lý mối quan hệ với nhân viên, khách hàng và các bên liên quan của bạn. Giao tiếp kém có thể hủy hoại các mối quan hệ và có khả năng dẫn đến mất doanh thu và danh tiếng bị tổn hại.

Đọc cách cải thiện giao tiếp kinh doanh của bạn với nhân viên, nhà cung cấp và khách hàng.

Giao tiếp hiệu quả là gì

Giao tiếp hiệu quả là sự trao đổi thông tin, ý định và cảm xúc. Nó liên quan đến việc truyền tải một thông điệp một cách rõ ràng và nhận được xác nhận rằng thông điệp đó đã được khán giả dự định của bạn tiếp nhận và hiểu.

Giao tiếp hiệu quả cũng có nghĩa là cung cấp sự thừa nhận cho người khác để đảm bảo họ cảm thấy được lắng nghe và thấu hiểu.

Xem lại các kỹ năng giao tiếp và nhận thức cá nhân quan trọng góp phần vào giao tiếp hiệu quả.

Các kỹ năng giao tiếp hữu ích để xây dựng các mối quan hệ tích cực giữa các cá nhân bao gồm:

  • lắng nghe tích cực
  • hiểu các tín hiệu phi ngôn ngữ (ví dụ như nét mặt)
  • duy trì giao tiếp bằng mắt
  • quyết đoán mà không đối đầu
  • quan tâm đến không gian cá nhân của mọi người
  • sử dụng ngôn ngữ cơ thể tích cực
  • hiểu các nền văn hóa và nguồn gốc khác nhau
  • xử lý các quan điểm khác nhau
  • sở hữu các kỹ năng và kiến ​​thức liên quan đến chủ đề giao tiếp của bạn.

Các kỹ năng nhận thức cá nhân giúp giao tiếp bao gồm:

  • hiểu được lợi ích của một thái độ tích cực
  • nhận thức được cách người khác nhìn nhận bạn
  • thể hiện sự tự tin
  • trình bày tốt (ví dụ: ăn mặc phù hợp cho những dịp khác nhau).

Nó cũng giúp xem xét các tình huống xung quanh hoạt động giao tiếp của bạn, chẳng hạn như bối cảnh môi trường, tình huống và văn hóa.

Ví dụ:

  • Bạn đang ở trong một môi trường ồn ào?
  • Bạn đang ở bên ngoài trong cái nóng?
  • Có phải người kia không hài lòng và có dấu hiệu không hài lòng hoặc tức giận?
  • Có phải người khác đến từ một nền văn hóa khác nơi giao tiếp bằng mắt có thể bị coi là thiếu tôn trọng?

Giao tiếp bằng lời nói

Những từ bạn hoặc nhân viên của bạn sử dụng rất quan trọng. Giao tiếp bằng lời nói kém có thể làm hỏng công việc kinh doanh của bạn và khiến khách hàng hoặc các bên liên quan không hài lòng hoặc bối rối.

Bạn có nhiều khả năng đạt được kết quả tích cực hơn khi bạn sử dụng ngôn ngữ tích cực, thay vì tiêu cực. Điều này có thể khó khăn trong những tình huống mà bên kia không hài lòng hoặc tiêu cực.

Ngôn ngữ tích cực là hữu ích và đáng khích lệ; nó gợi ý các giải pháp thay thế và đưa ra giải pháp cho các vấn đề.

Hãy xem xét ví dụ này.

  • Ngôn ngữ tiêu cực: “Chúng tôi hết hàng và chúng tôi không mong đợi hàng mới trong 3 tuần nữa.”
  • Ngôn ngữ tích cực: “Mặt hàng này hiện đang được đặt hàng và chúng tôi sẽ có nó cho bạn sau 3 tuần. Bạn có muốn đặt trước không?”

Câu nói ‘tôi’, thay vì câu nói ‘bạn’, thường mang lại kết quả tốt hơn trong trao đổi bằng lời nói.

Hãy xem xét ví dụ này.

Tuyên bố ‘Tôi’: “Tôi cần thêm thông tin để đưa ra quyết định.

Tuyên bố của ‘Bạn’: “Bạn cần cung cấp cho tôi thêm thông tin trước khi tôi có thể đưa ra quyết định.”

Lý do câu nói ‘tôi’ nghe hay hơn là vì bạn đang nói những gì bạn cần hơn là nói cho ai đó biết họ nên làm gì. Các tuyên bố về ‘bạn’ có xu hướng bị bên kia hiểu sai.

Sự quyết đoán (thường thông qua việc sử dụng các câu nói ‘Tôi’) nói rõ những gì bạn dự định làm. Thay vì tỏ ra thù địch, bạn đang đưa ra tuyên bố về điều gì đó mà bạn cảm thấy hoặc nhận thức được.

Mặt khác, sự gây hấn được bên kia coi là hành vi thù địch hoặc không thân thiện. Nó thường sử dụng từ ‘bạn’. Mọi người có thể trở nên không hài lòng và cảm thấy khó chịu khi bạn bảo họ phải làm gì. Ngay cả khi nói chuyện với nhân viên, bạn nên sử dụng ngôn ngữ mềm mại khi yêu cầu họ thực hiện nhiệm vụ, vì họ có khả năng đáp ứng yêu cầu tốt hơn so với mệnh lệnh.

Sự quyết đoán nhất quán cho người khác thấy rằng bạn tự tin và cởi mở với đề xuất, nhưng sẽ không bị lợi dụng, dẫn đến kết quả được cả hai bên chấp nhận.

Phong cách nói đề cập đến âm điệu, cao độ, trọng âm, âm lượng và tốc độ giọng nói của bạn.

Cùng một câu có thể được truyền đạt và hiểu theo những cách hoàn toàn khác nhau tùy thuộc vào cách bạn nói. Những người mà bạn trò chuyện có thể được thúc đẩy bởi phong cách nói chuyện tích cực, cũng như họ có thể bị cản trở bởi phong cách tiêu cực.

Nói với giọng tích cực: tránh trả lời bằng giọng đều đều hoặc nói quá nhanh hoặc quá chậm. Hãy bình tĩnh và rõ ràng nhất có thể, đồng thời cố gắng thu hút người nghe, vì điều này có nhiều khả năng thúc đẩy phản hồi mà bạn theo đuổi hơn là nếu họ khiến cuộc trò chuyện trở nên lo lắng, thảnh thơi hoặc thất vọng.

Nếu bạn hoặc bên kia đến từ một nền văn hóa khác, tốc độ có thể nhanh hơn và âm lượng nhẹ nhàng hơn một cách tự nhiên. Điều này đòi hỏi phải lắng nghe tích cực hơn để đảm bảo các thông điệp được tiếp nhận theo cách tích cực nhất.

Hỏi những câu hỏi

Bạn càng có thể tìm hiểu nhiều về nhu cầu, mong muốn, sở thích và hoàn cảnh của một người, bạn càng dễ dàng đạt được kết quả đôi bên cùng có lợi hoặc đôi bên cùng có lợi.

Bạn tìm hiểu thêm về mọi người bằng cách đặt những câu hỏi hay và bằng cách dành thời gian để thực sự lắng nghe câu trả lời của họ. Phản hồi của họ giúp bạn đưa ra các giải pháp phù hợp và cũng khiến bên kia cảm thấy được trân trọng.

Mọi người cũng có xu hướng phản hồi tích cực khi họ cảm thấy ý kiến ​​của mình đang được người khác tìm kiếm một cách chân thành, đặc biệt là trong một tình huống kinh doanh mà các cuộc trò chuyện có thể mang lại những hậu quả quan trọng cho cả hai bên.

Các loại câu hỏi

Các câu hỏi mở yêu cầu một người xây dựng hoặc giải thích, giúp xây dựng mối quan hệ và khuyến khích họ nói một cách thoải mái.

Những câu hỏi mở được lựa chọn kỹ lưỡng sẽ khuyến khích những câu trả lời mà bạn có thể không nghĩ sẽ hỏi.

Ví dụ: “Công việc kinh doanh của bạn đã thay đổi như thế nào trong vài năm qua?

Câu hỏi đóng yêu cầu câu trả lời ngắn gọn, cụ thể, chẳng hạn như có hoặc không.

Ví dụ: “Bạn có hài lòng với đề xuất này không?

Đây là những điều tốt để tìm hiểu sự thật, giới hạn hoặc hướng dẫn một cuộc thảo luận theo một cách cụ thể và thu thập thông tin cụ thể để từ đó bạn có thể tạo ra một câu hỏi mở.

Một ví dụ về việc sử dụng sai câu hỏi ‘đóng’ là khi một nhân viên bán hàng phía sau quầy hỏi, “Bạn đang duyệt vui vẻ, phải không?

Câu hỏi này có thể khiến khách hàng cảm thấy nhân viên bán hàng không quan tâm đến việc cung cấp dịch vụ hoặc bán sản phẩm.

Các câu hỏi thăm dò được nhắm mục tiêu nhiều hơn và được thiết kế để phát triển sự hiểu biết cụ thể về quan điểm của bên kia về một vấn đề.

Ví dụ: “Làm cách nào tôi có thể thay đổi đề nghị của mình để đề xuất này đôi bên cùng có lợi?

Sử dụng câu hỏi xác nhận khi bạn cần chắc chắn rằng bên kia hiểu thông điệp của bạn.

Ví dụ: “Bạn nghĩ đề xuất này có thể mang lại lợi ích gì cho tổ chức của bạn trong năm tới?

Sử dụng các câu hỏi xác nhận tóm tắt để làm rõ sự hiểu biết của bạn về nhu cầu của bên kia.

Ví dụ: “Tôi có thể tóm tắt những gì bạn vừa nói với tôi để tôi có thể kiểm tra xem tôi đã hiểu bạn chưa? Bạn nói rằng bạn muốn có một hệ thống máy tính cho phép bạn và nhân viên của bạn hoàn thành nhiệm vụ của họ trong một nửa thời gian và đào tạo cho tất cả các bạn. nhân viên về việc sử dụng hệ thống mới này?

Sử dụng câu hỏi trong hội thoại

Nói chung, bạn sẽ thành công nhất khi sử dụng nhiều loại câu hỏi khác nhau trong cuộc trò chuyện. Sử dụng các câu hỏi mở và đóng cùng nhau có thể giúp bạn hướng dẫn cuộc trò chuyện và khuyến khích bên kia đóng góp.

Chỉ sử dụng các câu hỏi mở có thể dẫn đến lạc đề: một cuộc trò chuyện đi chệch hướng.

Chỉ sử dụng các câu hỏi đóng có thể khiến bên trả lời dễ dàng nói có hoặc khôngBởi vì chúng chỉ khuyến khích một câu trả lời cơ bản, nên các câu hỏi đóng không phải là công cụ xây dựng mối quan hệ hay khởi đầu cuộc trò chuyện tốt. Sử dụng cả hai loại câu hỏi để đạt được thành công và mức độ tương tác tối đa.

Các kiểu câu hỏi cần tránh

Một số loại câu hỏi không giúp ích cho việc hướng tới kết quả tích cực.

Bao gồm các:

  • những câu hỏi mang tính phá hoại: “Vậy là bạn đang nói đó là lỗi của tôi?
  • câu hỏi dẫn dắt hoặc thao túng: “Bạn sẽ hoàn thành việc đó vào ngày mai, phải không?
  • nhiều câu hỏi cùng một lúc: “Khi nào bạn muốn nó? Hay bạn không muốn nó? Bạn không thể lấy nó ở bất kỳ nơi nào khác, phải không?

Những loại câu hỏi này có thể cản trở khả năng đàm phán hiệu quả và hiệu quả của bạn.

Lắng nghe hiệu quả

Đặt những câu hỏi hay là một chuyện, tiếp thu các câu trả lời lại là một chuyện khác.

Bạn thường có thể bị phân tâm bởi những suy nghĩ của chính mình, hành động tiếp theo của bạn hoặc những gì bạn nên nói tiếp theo hoặc cố gắng đoán lần thứ hai đối phương có thể dẫn bạn đến đâu.

Để lắng nghe hiệu quả, bạn cần tạm dừng những suy nghĩ bên trong này và tập trung hoàn toàn vào người nói. Chỉ sau đó bạn có thể thực sự nghe những gì họ đang nói.

Hãy xem xét những gợi ý này.

Lắng nghe tích cực có nghĩa là chú ý đến người nói, cả tín hiệu bằng lời nói và phi ngôn ngữ.

Để thực hiện điều này một cách hiệu quả, hãy loại bỏ tiếng ồn, sự xao nhãng và các cuộc trò chuyện khác xung quanh bạn và chỉ cần chú ý đến người đang giao tiếp với bạn.

Ví dụ: nếu bạn thấy họ nhìn xuống hoặc tỏ ra không thoải mái theo một cách nào đó khi nói: “Đó là tất cả những gì tôi có thể nói với bạn vào lúc này“, bạn có thể suy luận rằng họ đang che giấu thông tin.

Kiểu lắng nghe tích cực này cảnh báo bạn về cơ hội cho một câu hỏi mở hoặc thăm dò được xây dựng tốt để thu thập thông tin còn thiếu. Nếu bạn không lắng nghe tích cực, bạn có thể dễ dàng bỏ sót những dấu hiệu như thế này.

Đảm bảo rằng bạn tập trung vào những gì đang được nói và không để sự chú ý của mình đi lang thang.

Những thông tin quan trọng có thể bị bỏ lỡ nếu bạn không tỉnh táo và tham gia. Điều này có thể dẫn đến những hiểu lầm sau này, hoặc có thể là những tình huống xấu hổ khi bạn dường như đã quên điều gì đó mà bạn đã được nói.

Một cách để tập trung trong cuộc trò chuyện kinh doanh là đặt câu hỏi cho người nói.

Điều này không chỉ giúp hướng dẫn cuộc trò chuyện theo tốc độ bạn muốn mà còn có thể đảm bảo tâm trí của bạn tập trung vào chủ đề hiện tại.

Lắng nghe tích cực cuối cùng sẽ dẫn đến sự hiểu biết đầy đủ về những gì người khác đã nói. Bạn có thể làm điều này bằng cách phản hồi lại cho họ, theo cách nói của bạn, sự hiểu biết của bạn về những gì họ đã nói.

Một cách dễ dàng để làm điều này là làm rõ, diễn giải hoặc tóm tắt.

Ví dụ về câu hỏi tóm tắt trong những trường hợp này bao gồm:

  • Vậy ý của bạn là…?
  • Vậy thứ anh cần ở tôi là…?
  • Vậy tóm lại những gì chúng ta đã đồng ý là…?

Thường xuyên kiểm tra sự hiểu biết của bạn trong suốt cuộc trò chuyện là một ý kiến ​​hay.

Bạn có thể diễn giải hoặc tóm tắt:

  • khi bên kia đã cung cấp một lượng lớn thông tin
  • bất cứ khi nào một cái gì đó không rõ ràng với bạn
  • khi chuyển sang một chủ đề hoặc lĩnh vực mới để thảo luận
  • khi kết thúc cuộc thảo luận.

Làm rõ cũng là một công cụ hữu ích khi bên kia dường như đang yêu cầu rất nhiều thông tin. Nếu câu hỏi của họ có cấu trúc kém, quá rộng hoặc mơ hồ, bạn có thể cung cấp quá nhiều thông tin bằng cách trả lời chúng ngay lập tức.

Bạn nên làm rõ câu hỏi trước khi trả lời.

Giao tiếp phi ngôn ngữ

Phần lớn cách chúng ta giao tiếp trong một tình huống trực quan, mặt đối mặt, trực tiếp hoặc qua video, xảy ra thông qua các tín hiệu phi ngôn ngữ.

Điều này bao gồm ngôn ngữ cơ thể của bạn, cách bạn nhìn người khác trong khi trò chuyện và nét mặt bạn sử dụng.

Ngôn ngữ cơ thể có thể hỗ trợ những từ bạn sử dụng và cách bạn nói những từ đó, nhưng cũng có thể tiết lộ cảm xúc thật của bạn nếu bạn không thoải mái.

Có 2 khía cạnh chính của ngôn ngữ cơ thể cần xem xét:

  • tư thế: cách bạn ngồi hoặc đứng trong một cuộc trò chuyện. Để thể hiện sự quan tâm, tư thế của bạn nên cởi mở, với cơ thể quay về phía người khác. Nghiêng người về phía trước một chút cũng có thể thể hiện sự quan tâm rõ ràng đối với những gì được nói và rằng bạn đang tích cực lắng nghe. Ngồi hoặc đứng khoanh tay có thể được hiểu là ngôn ngữ cơ thể khép kín và bạn không hứng thú.
  • cử chỉ: những hành động đơn giản như gật đầu và mở lòng bàn tay có thể có tác động tích cực đến cuộc trò chuyện. Bạn có thể cử động tay trong khi trò chuyện để truyền đạt cảm giác sinh động về một chủ đề, tuy nhiên hãy cẩn thận đừng lạm dụng nó. Duy trì giao tiếp bằng mắt cũng hữu ích. Tuy nhiên, hãy lưu ý rằng trong một số nền văn hóa, việc duy trì giao tiếp bằng mắt có thể bị coi là thiếu tôn trọng.

Ngôn ngữ cơ thể tiêu cực tạo ra ấn tượng tiêu cực và có xu hướng cản trở sự tiến bộ. Ai đó liếc nhìn đồng hồ hoặc nghịch thứ gì đó trong khi đàm phán sẽ bị coi là không quan tâm hoặc không thoải mái. Những ví dụ về giao tiếp phi ngôn ngữ này có thể khiến cuộc đàm phán bị đình trệ hoặc đổ vỡ.

Ngôn ngữ cơ thể tiêu cực khác mà bạn nên tránh bao gồm:

  • nắm tay siết chặt
  • gập tay
  • nhún vai và xáo trộn
  • chỉ tay.

Bạn có thể học ngôn ngữ cơ thể tích cực một cách dễ dàng bằng cách quan sát cách người khác ứng xử trong khi trò chuyện. Bất cứ điều gì có vẻ tích cực đều đáng để sao chép, trong khi bất cứ điều gì khiến bạn khó chịu trong cuộc trò chuyện thì nên tránh.

Nhìn vào mắt mọi người khi nói chuyện với họ là một cách hay để cho họ biết bạn đang lắng nghe họ và quan tâm đến những gì họ nói.

Giao tiếp bằng mắt cũng có thể truyền đạt sự chân thành và tự tin, điều này thường rất quan trọng trong các tình huống kinh doanh. Đôi khi, việc không nhìn vào mắt đối phương có thể khiến bạn tỏ ra không quan tâm, lo lắng hoặc thậm chí gian xảo.

Ở các nền văn hóa khác, việc không nhìn vào mắt bạn có thể là một dấu hiệu của sự tôn trọng.

Ví dụ, một số nền văn hóa châu Á, hoặc cộng đồng thổ dân xa xôi, có thể đã được dạy rằng bạn không nên nhìn vào mắt ai đó nếu họ được coi là có địa vị hoặc địa vị cao hơn bạn: chẳng hạn như trong mối quan hệ thầy trò.

Nếu ai đó bắt đầu thể hiện những tín hiệu ngôn ngữ cơ thể tiêu cực như thế này trong một tình huống kinh doanh, đôi khi có thể khó thu hút sự chú ý của họ. Hãy thử mỉm cười, sử dụng tên của họ trong cuộc trò chuyện và duy trì giao tiếp bằng mắt cho dù họ là khách hàng, khách hàng hay nhân viên.

Tất nhiên, điều quan trọng là không nhìn chằm chằm vào chúng, dù vô tình hay không. Sử dụng bản án tốt nhất của bạn.

Khuôn mặt của chúng ta cực kỳ biểu cảm và thường thể hiện cảm xúc trước khi chúng ta có cơ hội nói ra những gì mình cảm thấy.

Điều quan trọng là cố gắng giữ cho nét mặt của bạn tích cực và chân thật trong cuộc trò chuyện kinh doanh.

Mỉm cười là điều rất quan trọng: một nụ cười đơn giản, tự nhiên được biết là giúp đối phương thư giãn trong cuộc trò chuyện. Hầu hết mọi người đều từng trải qua việc ai đó nhìn họ với nụ cười giả tạo. Một nụ cười chân thật được cho là có thể thay đổi hình dạng của mắt, trong khi một nụ cười giả tạo thì không.

Tránh những nét mặt tiêu cực, chẳng hạn như:

  • cau mày hoặc cau có
  • trừng mắt nhìn
  • tròn mắt
  • nhìn nơi khác
  • sự trống rỗng
  • cười nhạo
  • bĩu môi.

Gặp gỡ những người mới và giới thiệu bản thân

Ấn tượng đầu tiên của bạn có thể là sự khác biệt giữa việc bắt đầu một mối quan hệ kinh doanh thành công hay kết thúc bằng một cuộc gặp riêng.

Người ta nói rằng một người hình thành ý kiến ​​​​về bạn trong vòng 3 giây đầu tiên khi nhìn hoặc gặp bạn, và 3 giây tiếp theo họ đang hoàn thiện ý kiến ​​đó trong đầu.

Bạn rất dễ tạo ấn tượng đầu tiên tiêu cực với ai đó mà thường không biết mình đã làm như vậy. Tạo ấn tượng tích cực khó hơn nhiều và bạn nên bỏ chút công sức vào phần giới thiệu của mình.

Cách bạn giới thiệu và giới thiệu bản thân sẽ tạo cho mọi người ấn tượng đầu tiên về bạn.

Trong kinh doanh, hãy cân nhắc xem bạn muốn tạo ấn tượng gì và chuẩn bị tinh thần cho điều đó (ví dụ: ăn mặc và chải chuốt phù hợp cho cuộc gặp đó).

Khi chúng tôi giới thiệu bản thân, chúng tôi đang nói rằng chúng tôi quan tâm đến việc thiết lập một mối quan hệ lâu dài vì lợi ích chung.

Một bài giới thiệu doanh nghiệp thường có 3 phần:

  • cái bắt tay (thường xuyên, nhưng không phải luôn luôn)
  • giới thiệu bản thân
  • chuyển sang nói chuyện.

Bạn có nhiều khả năng được nhớ đến bởi một người mà bạn đã bắt tay.

Trong văn hóa truyền thống của phương tây, có 4 cơ hội chính để bắt tay:

  • khi được giới thiệu với ai đó và khi nói lời tạm biệt
  • khi bạn gặp một người mà bạn đã không gặp trong một thời gian dài
  • khi bạn tham gia một cuộc họp kinh doanh và được giới thiệu với những người tham gia
  • khi bạn đạt được thỏa thuận hoặc cam kết với một thỏa thuận.

Đây là những đặc điểm bắt tay được sử dụng phổ biến nhất:

  • đứng
  • bước hoặc nghiêng về phía trước
  • giao tiếp bằng mắt
  • nụ cười
  • bắt tay, chắc nhưng không cứng
  • chào người khác và lặp lại tên của họ.

Phần giới thiệu của bạn nên cho mọi người biết bạn là ai và khuyến khích mọi người tương tác với bạn. Thể hiện sự tự tin trong khi làm như vậy bởi vì điều này sẽ khiến người khác cảm thấy thoải mái.

Hãy xem xét ‘bài thuyết trình quảng cáo chiêu hàng trong 30 giây’. Khi giới thiệu bản thân, ngoài tên của bạn, bạn nên xem xét bao gồm:

  • vai trò hoặc tiêu đề của bạn
  • doanh nghiệp, thương mại hoặc ngành của bạn
  • mô tả ngắn gọn về doanh nghiệp của bạn
  • một ‘móc ghi nhớ’ (cụm từ nhanh, bắt tai mà mọi người có khả năng nhớ)
  • tuyên bố về lợi ích của 1 sản phẩm hoặc dịch vụ cụ thể mà bạn cung cấp.

Độ dài của phần giới thiệu của bạn sẽ phụ thuộc vào hoàn cảnh. Nó không cần dài và có thể kết hợp một số yếu tố nhất định, chẳng hạn như doanh nghiệp và tuyên bố lợi ích của bạn.

Luôn nhớ nói rõ ràng và mỉm cười, giao tiếp bằng mắt với người mà bạn đang nói chuyện. Sử dụng một chút hài hước có thể khiến mọi người thoải mái, nhưng lưu ý rằng một số kiểu hài hước nhất định có thể gây khó chịu.

Nếu phần giới thiệu không diễn ra theo đúng kế hoạch, lý do có thể là do sự khác biệt về văn hóa. Mỗi nền văn hóa đều có cách riêng để gặp gỡ mọi người trong các tình huống kinh doanh lần đầu tiên.

Dưới đây là 3 ví dụ về sự tương phản giữa các thông lệ kinh doanh phổ biến của các nền văn hóa khác.

  • Ở Brazil, một cái bắt tay ban đầu được coi là rất quan trọng. Có thể sẽ có rất nhiều cuộc nói chuyện nhỏ trước khi cuộc họp bắt đầu đúng cách và giai điệu được thiết lập ở đây có thể rất quan trọng trong chu kỳ phát triển mối quan hệ.
  • Ở Nga, các cuộc họp thường rất trang trọng, có cấu trúc và nghiêm túc. Nhiều nhà đàm phán Nga tin rằng một cuộc gặp chính thức là một vấn đề nghiêm túc và cần được đối xử phù hợp. Hài hước hiếm khi được sử dụng trong những tình huống nghiêm trọng như vậy.
  • Tại Nhật Bản, trao đổi danh thiếp chính thức được thực hiện khi bắt đầu cuộc họp đầu tiên. Sự tôn trọng mà bạn thể hiện trên danh thiếp tương đương với sự tôn trọng mà bạn dành cho người đó.

Liên lạc qua điện thoại

Rất nhiều giao tiếp kinh doanh được hoàn thành thông qua điện thoại. Điện thoại hoạt động tốt vì nó là một cách tiếp cận phù hợp cho cả hai bên và thường có thể nâng cao mối quan hệ công việc.

Giao tiếp qua điện thoại đòi hỏi kỹ năng lắng nghe tích cực và đặt đúng loại câu hỏi để đảm bảo bạn đã nghe và hiểu thông điệp mà đối tác của bạn muốn chia sẻ.

Ngay cả khi bạn đang bận, điều quan trọng là phải dành thời gian cho người khác nói mà không ngắt lời họ.

Một nhược điểm của giao tiếp qua điện thoại là không có ‘dấu vết giấy tờ’ bằng văn bản.

Cân nhắc việc gửi email như một cách tiếp theo sau một cuộc điện thoại quan trọng để viết ra các vấn đề đã thảo luận.

Điều này sẽ giúp đảm bảo cả hai bạn đều thống nhất với nhau và tạo cơ hội cho phản hồi nếu có điều gì đó không đúng.

Để lại lời nhắn

Nếu bạn cố gắng gọi điện thoại cho ai đó và họ không trả lời, hãy chuẩn bị để lại một tin nhắn ngắn gọn với nội dung:

  • tên
  • tên doanh nghiệp hoặc công ty
  • lý do cho cuộc điện thoại
  • số điện thoại của bạn.

Một tin nhắn văn bản thân thiện ngắn với thông tin trên cũng là một lựa chọn tốt.

Việc gửi một tin nhắn văn bản ngắn gọn sẽ khuyến khích bên kia trả lời bằng câu trả lời bạn cần qua tin nhắn hoặc gọi lại vào thời điểm thuận tiện cho họ.

Mẹo để liên lạc qua điện thoại tốt hơn

  • Giảm phiền nhiễu xung quanh bạn trong khi bạn đang thực hiện cuộc gọi.
  • Diễn giải để đảm bảo bạn đã nghe hoặc hiểu chính xác.
  • Lưu ý rằng các cuộc gọi điện thoại di động dễ bị gián đoạn do dịch vụ kém hoặc sự cố kết nối, đặc biệt là khi đang lái xe.
  • Giả sử bên kia không biết chi tiết liên hệ của bạn: luôn cung cấp số điện thoại của bạn khi để lại tin nhắn.
  • Lưu ý rằng nhiều người sẽ không trả lời cuộc gọi từ số ‘riêng tư’.
  • Lắng nghe cẩn thận và nói rõ ràng khi bên kia có giọng điệu.
  • Cố gắng trả lời cuộc gọi của ai đó trong cùng một ngày hoặc nếu trong vòng 24–48 giờ (cách tốt nhất là cùng ngày).

Cuộc gọi video: Zoom, Teams, FaceTime, hội thảo trên web

Kể từ khi xảy ra đại dịch, doanh nghiệp đã sử dụng các cuộc gọi video bằng Zoom, Teams, FaceTime hoặc phần mềm tương tự.

Gọi video đã mang lại hiệu quả và tiết kiệm chi phí đáng kể cho doanh nghiệp, dẫn đến việc mọi người ưu tiên sử dụng phương tiện này thay vì gặp mặt trực tiếp, gọi điện thoại và đi lại tốn nhiều thời gian.

Một lợi ích khác của cuộc gọi video là bạn có thể tiếp cận nhiều người hơn cùng một lúc.

Những thách thức lớn nhất đối với cuộc gọi video là thiếu kết nối dữ liệu và các vấn đề về băng thông có thể gây ra sự chậm trễ, độ trễ về âm thanh và chất lượng video kém.

Mẹo để có cuộc gọi video tốt hơn

  • Kiểm tra cài đặt micrô, âm thanh và video của bạn trước khi tham gia cuộc họp cuộc gọi điện video.
  • Đảm bảo bạn có đủ ánh sáng để khi mọi người nhìn thấy bạn, họ có thể nhìn rõ khuôn mặt của bạn.
  • Thay đổi tên của cài đặt hồ sơ thành tên và tên doanh nghiệp của bạn để những người khác trong cuộc gọi điện video biết bạn là ai và bạn đang đại diện cho doanh nghiệp nào.
  • Hãy chú ý đến cách bạn xuất hiện với người khác: bạn có thể nhìn thấy môi trường xung quanh phía sau và bên cạnh bạn trong cuộc gọi điện video. Cân nhắc dàn dựng, làm mờ hoặc đặt hình nền để loại bỏ hoặc giảm bớt sự phân tâm.
  • Nhận biết rằng các vấn đề về băng thông thường có thể được giảm bớt bằng cách tắt luồng video của bạn: hãy hỏi những người trong cuộc gọi xem họ có phiền khi bạn tắt video để cải thiện trải nghiệm nghe của bạn không.
  • Đảm bảo các thành viên trong nhóm hoặc gia đình biết bạn đang thực hiện cuộc gọi điện video và không làm gián đoạn bạn. Ai đó đi phía sau bạn có thể làm người khác mất tập trung trong cuộc gọi điện video.
  • Kiểm tra màn hình của bạn trước khi chia sẻ nó. Thông tin bí mật hoặc đáng xấu hổ có thể làm hỏng uy tín của bạn.
  • Tắt tiếng micrô của bạn nếu bạn không nói. Điều này đảm bảo các bên khác trong cuộc gọi không nghe thấy tiếng ồn xung quanh, tiếng gõ bàn phím hoặc tiếng nói của người khác.
  • Nhìn vào máy ảnh khi bạn đang nói chuyện, thay vì nhìn vào khuôn mặt trên màn hình. Đối với những người khác, bạn sẽ có vẻ như đang nhìn thẳng vào họ.

Văn bản giao tiếp cho doanh nghiệp

Phần lớn giao tiếp kinh doanh mà bạn tham gia sẽ liên quan đến email, tài liệu, thư từ và báo cáo.

Mặc dù bạn có nhiều thời gian hơn để chuẩn bị các văn bản giao tiếp, nhưng việc viết tốt cho công việc kinh doanh cũng không kém phần quan trọng so với các hình thức giao tiếp khác.

Nhiều kỹ năng cần thiết trong cuộc trò chuyện cũng có thể được áp dụng cho giao tiếp bằng văn bản, chẳng hạn như nhu cầu đặt câu hỏi và tìm giọng điệu phù hợp.

Bạn nên lịch sự và rõ ràng trong những gì bạn đang hỏi hoặc nói với một bên khác, đặc biệt nếu giao tiếp bằng văn bản của bạn yêu cầu hành động tiếp theo.

Giao tiếp bằng văn bản được thực hiện tốt thường dẫn đến ít tin nhắn hơn giữa các bên.

Thách thức đối với giao tiếp bằng văn bản là xem xét cách bên kia có thể tiếp nhận và có khả năng hiểu sai thông điệp của bạn. Bạn nên duy trì giao tiếp bằng văn bản thân thiện, ngắn gọn hợp lý, thực tế và có giọng điệu phù hợp.

Sử dụng mức độ trang trọng chính xác trong giao tiếp bằng văn bản của bạn có thể là sự khác biệt giữa việc email hoặc tài liệu của bạn được đọc hoặc bỏ qua.

Sử dụng bản án tốt nhất của bạn. Quá trang trọng có thể bị người nhận hiểu là thô lỗ. Quá trang trọng có thể làm giảm tầm quan trọng của thông điệp của bạn.

Xem xét mối quan hệ cá nhân của bạn với người nhận

Nếu bạn chưa gặp người nhận hoặc các cuộc họp của bạn chỉ diễn ra trong môi trường kinh doanh trang trọng, thì việc tiếp tục duy trì tính trang trọng trong thư từ và email là điều hợp lý.

Nếu bạn đã thiết lập mối quan hệ với người nhận, bạn có thể thân mật hơn, nhưng hãy đảm bảo rằng bạn luôn tập trung vào hoạt động kinh doanh.

Xem xét mục đích giao tiếp của bạn

Trong một số trường hợp, email có thể nhanh chóng di chuyển qua lại giữa các bên. Điều quan trọng là phải đánh giá giọng điệu của từng email một cách cẩn thận. Nếu bên kia chuyển sang phong cách thân mật hơn trong khi bạn vẫn duy trì sự trang trọng một cách cứng nhắc, bạn có thể bỏ lỡ cơ hội khuyến khích một mối quan hệ hợp tác và thân mật hơn.

Tương tự, quá trang trọng quá sớm có thể bị coi là thiếu tôn trọng.

Sử dụng phán đoán tốt nhất của bạn khi chọn một phong cách giao tiếp.

Để hỗ trợ viết email và thư trang trọng, hãy làm theo phác thảo đơn giản sau:

  • chào hỏi lịch sự, ví dụ:
    • chữ cái: [tên] thân mến; Xin chào ngài; thưa bà
    • email: Xin chào [tên]; Xin chào nhóm dịch vụ khách hàng
  • đoạn giới thiệu đơn giản, giải thích tại sao bạn viết
  • đoạn thứ hai và/hoặc thứ ba: những sự thật bạn cần chia sẻ với người đọc
  • đoạn cuối: phần tóm tắt kết thúc phác thảo đề xuất của bạn hoặc những gì bạn yêu cầu người đọc hành động
  • khối chữ ký: kết thúc giao tiếp với tên, chữ ký và chi tiết liên hệ của bạn.

Cố gắng không sử dụng tất cả các chữ in hoa trừ khi bạn cần nhấn mạnh một từ có thể được nhấn mạnh tốt hơn bằng chữ in đậm hoặc in nghiêng.

ALL CAPS được coi là ‘LA HÉT’ vào người đọc.

Một số quy tắc chung để viết bao gồm những điều sau đây.

Viết chính thức:

  • tránh các từ thiếu tích cực như ‘bạn’ và ‘sẽ không’
  • ít có khả năng sử dụng chữ viết tắt, chẳng hạn như ‘tivi’ hơn ‘TV’
  • có nhiều khả năng bao gồm các câu dài hơn và các biểu thức phức tạp.

Viết không chính thức:

  • có thể bao gồm nhiều từ thông tục và tiếng lóng hơn
  • có nhiều khả năng sử dụng các câu ngắn, đơn giản.

Việc áp dụng các quy tắc hội thoại vào bài viết là an toàn. Nói chung, có lẽ bạn nên bắt đầu trang trọng hơn trong giao tiếp bằng văn bản hơn là trong một cuộc trò chuyện.

Hãy để mối quan hệ mới nảy sinh với người mà bạn đang viết thư hướng dẫn cuộc trò chuyện.

Những lá thư ngày càng trở nên hiếm hoi.

Điều này là do tốc độ và sự dễ dàng của email. Bạn chỉ nên gửi thư nếu có nhu cầu cụ thể, chẳng hạn như người nhận đã cho biết họ không thích sử dụng email hoặc họ không có phương tiện để liên lạc điện tử.

Ngoài ra, tình huống có thể yêu cầu một lá thư, nhưng bạn có thể đính kèm nó vào email để gửi và trả lời nhanh hơn.

Thư vẫn là hình thức giao tiếp pháp lý phổ biến nhất giữa các bên, mặc dù những thư này thường được gửi dưới dạng tệp đính kèm qua email.

Email phổ biến mặc dù nó đang dần được bổ sung bằng biểu mẫu ‘liên hệ với chúng tôi’ trên các trang web và ứng dụng trò chuyện trên trang.

Đối với các biểu mẫu email và web, người ta vẫn thường sử dụng các quy ước viết thư như ‘Kính gửi [tên]’ và ‘Trân trọng’ trong email. Tuy nhiên, gần đây hơn, ‘Trân trọng’ thường được thay thế bằng ‘Trân trọng’ hoặc không có lời chào kết thúc.

Thông lệ kinh doanh tốt là trả lời email ngay sau khi nhận được hoặc trong vòng 24–48 giờ, tùy thuộc vào tầm quan trọng của nội dung. Trả lời trong cùng một ngày là cách tốt nhất.

Biểu mẫu web tạo thành một phần của trang web nhưng có một loạt hộp hoặc trường biểu mẫu để bạn điền vào và một nút để gửi biểu mẫu.

Giống như một email, họ yêu cầu thông tin từ bạn, nhưng theo cách có cấu trúc. Điều này có thể giúp các tổ chức xử lý thư từ đến hiệu quả hơn.

Các biểu mẫu web cũng có thể yêu cầu địa chỉ email hoặc số điện thoại của bạn để trả lời bạn.

Tin nhắn văn bản, hoặc tin nhắn SMS, cũng đã trở thành một kênh giao tiếp kinh doanh phổ biến. Khi gửi tin nhắn văn bản cho mục đích kinh doanh, tránh sử dụng chữ viết tắt vì nó có thể được coi là kém chuyên nghiệp.

Tin nhắn văn bản có thể là:

  • gửi nhanh hơn
  • xử lý và phản hồi nhanh hơn
  • thường được chấp nhận là ngắn gọn và chính xác
  • gửi đến một người hoặc số điện thoại được giám sát: so với email có thể được chuyển đến hộp thư trung tâm nơi những người khác có thể đọc được
  • được chụp, lưu và in cho các mục đích ‘dấu vết giấy’.

Đó là thông lệ kinh doanh tốt để trả lời tin nhắn văn bản trong một khung thời gian rất ngắn. Đối với nhiều người dùng, tin nhắn văn bản là một hình thức nhắn tin ‘tức thì’ và kỳ vọng này được chuyển sang giao tiếp kinh doanh. Mặc dù trả lời ‘ngay lập tức’ có thể không thực tế, nhưng điều quan trọng là để phản hồi bằng tin nhắn văn bản nhanh hơn email.

Để giao tiếp chuyên nghiệp, hãy xem lại bài viết của bạn và sửa bất kỳ lỗi chính tả hoặc ngữ pháp nào. Có thể bật trình kiểm tra chính tả và ngữ pháp tự động trong hầu hết các phần mềm.

Làm thế nào giao tiếp bằng văn bản có thể được nhận và giải thích sai

Khi gửi thông tin liên lạc bằng văn bản cho công việc, bạn thường không nhận thức được cảm xúc, lịch trình và môi trường của người nhận thông tin liên lạc của bạn.

Nghiên cứu điển hình: Cách thức làm việc

Bạn đã gửi email cho nhân viên của mình để hỏi tại sao họ lại thực hiện một nhiệm vụ cụ thể theo cách khác với cách bạn đã vạch ra.

Một bước quan trọng đã bị bỏ qua và nó sẽ cần được thực hiện lại. Điều này sẽ làm bạn mất thời gian và tiền bạc.

Email của bạn ngắn gọn, đi thẳng vào vấn đề và chỉ ra rằng công việc sẽ cần được thực hiện lại.

Bạn không biết rằng nhân viên của bạn đã cảm thấy choáng ngợp khi họ phải đối mặt với một tình huống cá nhân khó khăn.

Khi nhân viên đọc email ngắn của bạn và do cảm xúc thô thiển của họ, họ phản hồi email như một cuộc tấn công cá nhân thay vì yêu cầu thực hiện lại công việc.

Nghiên cứu điển hình: căng thẳng mùa thấp điểm

Doanh nghiệp của bạn đang trải qua một mùa thấp điểm khó khăn. Tài khoản của bạn chậm hơn một chút so với kế hoạch và dự án mùa thấp điểm mà bạn đã lên ngân sách trong nhiều ngày để hoàn thành, đã trở nên khó khăn, bị trì hoãn và tốn kém. Thêm vào ngày của bạn, là tin tức rằng nhân viên bình thường của bạn đã bị ốm.

Bạn thấy mình trong một tình huống rất căng thẳng. Mặc dù đang là mùa thấp điểm nhưng có cảm giác như không có đủ thời gian trong ngày.

Khi một email của khách hàng đến hộp thư đến của bạn, bạn sẽ lướt qua nó một cách nhanh chóng. Một nhu cầu khác về thời gian và sự chú ý của bạn.

Trong tâm trạng căng thẳng, bạn đã vô tình đọc sai mục đích của email. Nếu không có sự căng thẳng, đánh giá của bạn về cùng một email sẽ khác.

Email của khách hàng yêu cầu bạn thay thế một sản phẩm bị lỗi. Đây là một phần bình thường trong quy trình dịch vụ khách hàng của bạn và là một phần thông thường của doanh nghiệp.

Thay vì hiển thị email của khách hàng cho người khác, bạn phản ứng và trả lời email một cách tiêu cực.

Vài ngày sau, một khách hàng khác cho bạn xem email. Có vẻ như khách hàng khó chịu của bạn đã đăng phản hồi tiêu cực của bạn lên mạng xã hội.

Bạn đang tự hỏi làm thế nào để quản lý tác động của điều này đối với danh tiếng tốt của doanh nghiệp bạn, bên cạnh sự căng thẳng trong mùa thấp điểm của bạn.

Khi giao tiếp hiệu quả cho công việc kinh doanh, bạn nên viết có chủ ý, sử dụng sự đồng cảm khi thích hợp và giữ quan điểm rõ ràng về cách thức giao tiếp bằng văn bản có thể bị tiếp nhận và hiểu sai.

Facebook
Twitter
LinkedIn