Mẹo quản lý thời gian – Time Management

Bạn có biết vài con số về Quản Lý Thời Gian:

Đa nhiệm có thể dẫn đến giảm năng suất tới 40% do não bộ cần có thời gian để chuyển đổi giữa các nhiệm vụ. (Nguồn: Hiệp hội tâm lý Hoa Kỳ)
Các nhà điều hành dành khoảng 23 giờ mỗi tuần cho các cuộc họp, trong đó 49% được coi là không hiệu quả. (Nguồn: Harvard Business Review)
Chỉ dành 10 phút vào buổi sáng để lên kế hoạch cho ngày của bạn có thể tiết kiệm tới 2 giờ trong thời gian lãng phí và do dự. (Nguồn: Harvard Business Review)

Đó là một vài con số đơn giản, mà chúng ta thấy việc Quản lý thời gian – Time Management quan trọng đến thế nào.

1- Chúng ta sở hữu hoàn toàn thời gian của chúng ta

Khi tôi nắm bắt được khái niệm này, cuộc sống của tôi đã có một bước ngoặt thay đổi. Tôi đã từng tin rằng mình không có thời gian để làm quá nhiều. Bạn đã bao giờ nghĩ rằng mình cần một ngày dài hơn 24 giờ chưa?

Tôi không thể nhớ lần đầu tiên tôi bắt gặp điều này ở đâu, nhưng tôi tình cờ phát hiện ra điều này: Tại bất kỳ thời điểm nào, điều bạn đang làm là điều bạn muốn làm nhất vào thời điểm đó. Đó là một nhận thức sáng suốt rằng thời gian của chúng ta hoàn toàn nằm trong tầm kiểm soát của chúng ta.

Cũng giống như hôm nay, tôi dành thời gian để nói về điều này, và đó chính xác là điều tôi muốn làm. Hôm qua, tôi đã dành thời gian để chơi một trò chơi hoặc học một điều gì đó mới vì tôi muốn làm điều đó.

Tôi không thể nói rằng tôi không có thời gian để lãng mạn hay tập thể dục; Tôi chỉ đơn giản là chọn không phân bổ thời gian cho chúng trong khi làm việc khác.

Tuyệt đối! Bạn có thể là một chủ doanh nghiệp đang đối mặt với nhiều thách thức, hoặc một học sinh được phụ huynh hướng dẫn để hoàn thành các nhiệm vụ cụ thể. Nhưng về cơ bản, bạn kiểm soát thời gian của mình. Và với thời gian đó, bạn có thể chọn làm bất cứ điều gì bạn muốn. Nếu bạn không chọn dành thời gian cho việc đó, đơn giản đó không phải là ưu tiên hàng đầu của bạn. Đó là chuyện bình thường, nhưng đừng đổ lỗi cho việc không có thời gian.

2. Daily Highlight

Một điều gì đó trong mỗi ngày sẽ được coi là điểm nhấn – mục tiêu cuối cùng mà tôi cố gắng đạt được. Đó là đỉnh cao mà tôi đặt ra để chinh phục, ngày này qua ngày khác. Hoàn thành nó khiến tôi có cảm giác hạnh phúc và yêu đời vào cuối ngày.

Tuy nhiên, hãy hình dung một tình huống mà tôi không đặt mục tiêu nổi bật mà bị lạc giữa một số hoặc một tá nhiệm vụ khác nhau trong danh sách việc cần làm của mình. Trong khoảnh khắc đó, tâm trí tôi trở nên rời rạc, và trong tiềm thức tôi nhớ rằng mình cần phải làm điều này, điều kia, ồ, và cả điều đó nữa. Thực sự, nó trở thành một thách thức để hoàn thành nhiều.

Nếu chúng ta chỉ tập trung vào một việc, cho dù đó là nhiệm vụ cấp bách, thỏa mãn hay hấp dẫn nhất trong ngày, thì phương trình sẽ đơn giản hóa đáng kể. Nó trở thành trung tâm chú ý của chúng ta, một nhiệm vụ nổi bật so với phần còn lại, nâng cao tầm quan trọng của nó.

Trong lĩnh vực quản lý thời gian, chiến lược này, bằng cách thu hẹp sự chú ý của chúng ta vào một mục tiêu duy nhất, thực sự mang lại những lợi ích đáng kể.

3. Sử dụng To do list

Mỗi buổi sáng, khi thiết lập Daily Highlight, tôi cũng sẽ ghi lại các công việc khác cần làm trong ngày vào danh sách. Và khi xong một việc nào đó, tôi gạch bỏ chúng khỏi danh sách.

Bạn nên nhớ, nguyên tắc cốt lõi của Productivity System là bộ não chúng ta tạo ra ý tưởng, chứ không phải để nắm giữ chúng.

Và phần lớn lý do tại sao chúng ta để mọi thứ bị lọt qua khe hở khi nói đến Quản lý thời gian hay Quản lý hiệu suất cá nhân là vì chúng ta không viết chúng xuống.

Bạn có thể dùng danh sách vật lý hoặc phần mềm. Bạn sẽ thỏa mãn vô cùng khi gạch đi một vài công việc đã làm xong.

4. Time Blocking

Điều thú vị, đây là công cụ mà Elon Musk thường sử dụng. Về cơ bản, ý tưởng là bất kỳ lúc nào chúng ta cần làm gì đó, chúng ta sẽ đặt một khối cho việc đó trong lịch của mình.

Lợi thế của việc sắp lịch trước, là chống được Luật Parkinson, nó cũng giúp chúng ta cố định các khoảng thời gian làm việc và sắp đặt trước chúng.

Điều thú vị là chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng Time Blocking cùng với Daily Highlight hiệu quả. Một công việc hàng ngày, tôi biết rằng sẽ nằm trong block của Google Calander.

5. Luật Parkinson

Nó là công việc được mở rộng ra để lắp đầy thời gian phân bổ cho nó.

Ví dụ, bạn có 3 ngày để xong việc A, bạn sẽ mất đúng 3 ngày. Nếu bạn có 7 ngày cho việc A, bạn cũng sẽ mất đúng 7 ngày cho nó.

Vì vậy, hãy tận dụng thời hạn giả tạo, đưa ra những deadline để tự thúc đẩy mình!

6. Protected time

Là một doanh nhân, bạn thích làm việc cho chính mình và thực sự, bạn không bắt buộc phải tuân theo bất kỳ lịch trình nào.

Tuy nhiên, với tư cách là một cá nhân có mối quan hệ tốt, bạn gặp gỡ vô số người trên toàn thế giới thông qua các hội nghị, sự kiện đa dạng và các cuộc tụ họp chuyên ngành. Bạn chợt nhận ra rằng, với chính bản thân bạn, bạn không muốn có bất kỳ cuộc gọi Zoom nào vào buổi sáng của mình.

Đây là nơi trò chơi thực sự thay đổi, bởi vì vào buổi sáng hôm đó, bạn có thể thức dậy bất cứ khi nào bạn muốn. Trong khoảng thời gian đó, bạn có vài giờ để làm bất cứ điều gì bạn muốn.

Trong khung thời gian đó, bạn có thể viết một cuốn sách hoặc có lẽ, khi nguồn cảm hứng cạn kiệt, hãy biến nó thành thời gian dành riêng cho công việc kinh doanh của bạn.

Vì vậy, nếu cuộc sống cân bằng cộng hưởng với bạn, hãy đào sâu tìm hiểu và thiết lập “Protected Time” cho chính bạn chứ không phải cho bất kỳ ai khác.

7. Ủy quyền

Điều thường nghĩ tới với đa phần mọi người, là ồ, tôi không đủ quyền lực hay tiền để thuê một ai khác làm thay thế việc của tôi.

Điều đó thật sự có thể đúng. Tuy vây, nếu tính theo mức thu nhập hàng giờ hoặc hàng tuần của bạn, bạn có thể thuê một ai đó làm việc nào đó như dọn dẹp nhà cửa, thuê người nhập liệu,… và nó giải phóng thời gian làm việc cho bạn, để bạn có thể chuẩn bị công việc khác giá trị hơn.

8. Tránh đa nhiệm

Thật vậy, khoa học không còn chỗ để nghi ngờ: đa nhiệm cản trở hiệu quả và thậm chí có thể gây ra rủi ro. Hiệp hội Tâm lý Hoa Kỳ nhấn mạnh khái niệm “chi phí chuyển đổi” trong đa nhiệm làm giảm năng suất đáng kể.

Mặc dù mỗi lần chuyển đổi tác vụ có thể chỉ tiêu tốn vài giây, nhưng những khoảnh khắc này sẽ tích lũy khi thực hiện đa nhiệm thường xuyên, dẫn đến mất thời gian đáng kể. Hơn nữa, đa nhiệm làm tăng khả năng xảy ra lỗi, làm nổi bật những nhược điểm của phương pháp này.

9. Lựa chọn hài lòng

Mục tiêu của mọi người khi nhắc đến Quản lý thời gian thường là để làm việc hiểu quả hơn. Và nếu thật sự khi đến cuối ngày, công việc của bạn không hoàn thành, thường sẽ đi cùng là cảm giác không hài lòng.

Và dù bạn thật sự làm xong nó, bạn cũng sẽ chưa hài lòng. Tại sao tôi chỉ xong một task công việc này mà không phải là 3 hay 5?

Nhưng rõ ràng, nếu bạn nghĩ không tốt hay tốt, nó vẫn không thay đổi được gì. Nhưng khi bạn nghĩ tốt, nó thật sự tốt hơn cho bản thân bạn.