Sự khác nhau giữa OKR và KPI
Đo lường hiệu quả kinh doanh là chìa khóa cho sự phát triển của công ty.
Đối với bất kỳ doanh nghiệp nào, điều quan trọng là phải hiểu được tình trạng tiến triển hiện tại để tìm hiểu những gì đang hoạt động và những gì không. Tuy nhiên, với rất nhiều chỉ số hiệu suất để theo dõi, có thể là một thách thức để hiểu chỉ số nào phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn và giúp thúc đẩy những thay đổi được mong đợi.
Điều thậm chí còn khó khăn hơn là hiểu chính xác cách điều khiển các chỉ số này và ai sẽ chịu trách nhiệm về chúng? Đặt KPI (Các chỉ số hiệu suất chính) cũng quan trọng như đặt OKR (Mục tiêu và Kết quả chính) để đo lường những điều phù hợp và điều chỉnh.
Trong bài viết này, tôi sẽ so sánh OKR với KPI, hai khuôn khổ thường được sử dụng trong kinh doanh:
- OKR và KPI là gì?
- Ví dụ về OKR so với KPI
- Sự khác biệt giữa OKR và KPI là gì?
- OKRs và KPI có thể kết hợp với nhau không?
Sự khác biệt giữa OKRs và KPI
Cả OKR và KPI đều có thể đo lường được và phản ánh hiệu suất của nhóm. Khi so sánh OKRs với KPIs, sự khác biệt chính là:
- Chính xác những gì bạn đo lường;
- Làm thế nào bạn đưa ra những phép đo đó.
OKR là phương pháp thiết lập mục tiêu hàng quý giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất và thúc đẩy thay đổi. OKRs được sử dụng để quyết định những gì cần thay đổi, khắc phục hoặc cải thiện.
KPI là gì?
OKR là gì?
OKR là viết tắt của: Mục tiêu (Object) và Kết quả then chốt (Key Results). OKRs trong kinh doanh được sử dụng để truyền đạt kết quả mong muốn trong toàn tổ chức, tập trung vào các lĩnh vực cải tiến chính và mang lại kết quả có giá trị cho doanh nghiệp.
Với Key Results (KR), nó thường là một trong hai thứ sai:
- Một kết quả có thể định lượng
- Một dự án, một sáng kiến hoặc một nỗ lực
OKR vs KPI, cái nào tốt hơn?
Thay vì hỏi cái nào tốt hơn, chúng ta nên xem xét cách cả hai có ưu điểm cho những hoạt động nào.
- KPI là điểm bắt đầu cuộc trò chuyện về nơi cần cải thiện, những thay đổi cần thực hiện hoặc các vấn đề cần giải quyết.
- OKR chỉ định một lĩnh vực trọng tâm với các kết quả có thể đo lường được để phấn đấu nhằm mang lại những cải tiến đó.
Phân tích hiệu suất kinh doanh so với các mục tiêu KPI giúp các nhà điều hành hiểu được vị trí của doanh nghiệp và cách duy trì hoạt động kinh doanh. Không có KPI, một công ty có thể nhanh chóng mất phương hướng và mục đích. Nói một cách đơn giản, thật khó để lãnh đạo một công ty hoạt động tốt, được tổ chức tốt nếu bạn không đo lường KPI.
Tuy nhiên, những con số này không thực sự cho bạn biết trực tiếp làm thế nào để đáp ứng hoặc cải thiện chúng. Bạn không thể phát triển doanh nghiệp chỉ bằng cách nói “chúng ta cần đạt mục tiêu doanh thu cao hơn”.
Nếu bạn đang tụt hậu so với các mục tiêu KPI, chính xác thì bạn cần cải thiện điều gì để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng? Đó là lý do OKR phát huy tác dụng. OKR mang lại cho các nhóm và nhân viên quyền lợi trong trò chơi, có thể nói như vậy.
Xem lại bảng điều khiển tiến độ OKR. Hệ thống được mã hóa bằng màu sắc giúp bạn dễ dàng nhìn thấy mọi thứ đang đi đúng hướng, gặp rủi ro hoặc sai hướng trong một quý nhất định.
Kết hợp OKR và KPI: Ví dụ
Có hai trường hợp cụ thể khi giá trị KPI gợi ý rằng cần có OKR để giải quyết một vấn đề cụ thể:
- Nếu bạn đang tụt hậu so với mục tiêu KPI của mình, bạn cần có OKR để đưa mọi thứ trở lại đúng hướng.
- Nếu bạn muốn đạt được một mục tiêu KPI tham vọng hơn (chẳng hạn như một con số doanh thu lớn), bạn cần OKRs sẽ hướng dẫn bạn ở đó.
Ví dụ: Nhóm Khách hàng Thành công của Công ty A có mục tiêu KPI là 100 cuộc họp mỗi quý. Họ nhận ra rằng để tiếp cận nhiều khách hàng hơn và tăng giá trị trọn đời của khách hàng, họ cần tổ chức nhiều cuộc họp hơn.
Vì vậy, họ quyết định theo đuổi mục tiêu KPI cao hơn nhiều là 300 cuộc họp mỗi quý.
1. Thảo luận
Sau khi mục tiêu KPI được làm rõ, đây là điểm khởi đầu tốt để chuyển sang thảo luận về những gì có thể được cải thiện bằng cách thiết lập OKR. Vậy chính xác thì nhóm Thành công của Khách hàng cần tập trung vào điều gì để đạt được mục tiêu 300 cuộc gặp trong 3 tháng?
Để tìm và ưu tiên lĩnh vực cải tiến có tác động mạnh nhất, nhóm Thành công của Khách hàng của công ty A sẽ thiết lập một cuộc thảo luận. Một số câu hỏi để hướng dẫn cuộc thảo luận này có thể là:
- Chúng ta sẽ tập trung vào khách hàng mới hay những người đã đăng ký trong 6 tháng qua?
- Nhóm sẽ tiếp cận vấn đề này như thế nào: thông qua liên lạc qua email, thông báo trong sản phẩm hoặc trang đích?
- Sẽ có tác động hơn nếu tập trung vào các khách hàng lâu năm và thu hút họ thường xuyên hơn?
- Có bao nhiêu cuộc họp cho mỗi khách hàng là đủ để đảm bảo việc sử dụng và tương tác liên tục?
- Nếu khách hàng không đặt lịch theo dõi, đó có phải là do ấn tượng ban đầu không tốt không? Nhóm có nên xem xét việc cải thiện phương pháp bán hàng và giới thiệu bản demo không?
Các cuộc thảo luận nhóm là chìa khóa để liên kết nhóm, qua đó sẽ thấy rõ rằng một số lĩnh vực có tác động mạnh hơn những lĩnh vực khác và bạn có nhiều niềm tin và sự tin tưởng hơn vào một số ý tưởng để mang lại thay đổi thực tế. Kết quả của cuộc thảo luận sẽ là cơ sở cho việc thiết lập mục tiêu đúng đắn.
2. Viết OKR + tạo kế hoạch thực hiện của bạn
Để tiếp tục với ví dụ, hãy tưởng tượng rằng nhóm Thành công của Khách hàng quyết định tập trung vào những khách hàng đã đăng ký trong 3 tháng qua và tăng mức độ tương tác với họ. Nhóm sẽ áp dụng các chiến thuật khác nhau để mang lại kết quả mong muốn. Nhưng kết quả nào là mong muốn ở đây?
Thông thường, các công ty nghĩ rằng KPI phải là một trong những Kết quả chính trong Mục tiêu, nhưng đây không phải là phương pháp hay nhất.
Mục tiêu xấu: Tăng số lượng cuộc họp từ 100 lên 300
Đây chỉ là nhắc lại chỉ tiêu KPI. Thay vào đó, hãy cố gắng xác định một kết quả mà nhóm có thể tác động liên tục.
Mục tiêu tốt: Cải thiện lòng trung thành và sự hài lòng của khách hàng
Nhóm có thể theo dõi điều này mỗi tuần và hành động khi tiến độ gặp rủi ro. Đây là một lĩnh vực cải tiến mà nhóm này có thể tác động trực tiếp
Hãy nhớ rằng, bạn nên có ít nhất 3-5 Kết quả chính cho mỗi Mục tiêu. Để OKRs hoạt động, bạn cần xác định Mục tiêu rõ ràng đến mức nó sẽ định hình quá trình suy nghĩ và khung ưu tiên cho cả quý.
Biết được kết quả thực tế giúp nhóm lựa chọn nhiệm vụ phù hợp để thực hiện, Lên kế hoạch cho các sáng kiến/dự án để không lãng phí thời gian theo đuổi mọi thứ xuất hiện trong đầu. OKRs giúp mọi người tập trung.
3. Phân tích tiến độ và cải tiến thêm
Sự tăng trưởng KPI này có thể không xảy ra ngay lập tức, nhưng thành công không phải là một bước nhảy vọt từ con số 0 trở thành người hùng. Đó là một quá trình sửa chữa những điểm yếu và củng cố những đặc điểm tốt nhất của bạn.
Vì vậy, nếu OKR bạn đặt trong quý này không tác động đến hoạt động kinh doanh theo cách bạn dự đoán, thì bạn có thể phân tích những gì hiệu quả và những gì không, đồng thời đưa ra cách tiếp cận tốt hơn và một nhóm OKR tốt hơn cho quý tiếp theo.
Bằng cách phân tích tiến trình OKR của bạn khi nhìn lại (trong đăng ký OKR hàng tuần của nhóm hoặc đánh giá hàng tháng), bạn đang tìm ra và ghi lại chính xác cách bạn có nhiều khả năng nhất để cải thiện doanh nghiệp của mình và đạt được các mục tiêu KPI đầy tham vọng của mình.