Quản lý quan hệ công chúng và truyền thông

Trước khi bắt đầu một chương trình quan hệ công chúng:

• đặt mục tiêu cho chương trình của bạn dựa trên mục tiêu kinh doanh và mục tiêu tiếp thị của bạn
• quyết định cách thức và thời điểm bạn sẽ kiểm tra xem mình có đạt được các mục tiêu này hay không.

Thành công của một hoạt động PR có thể được đo lường bằng:

• mức độ phủ sóng của phương tiện truyền thông – doanh nghiệp của bạn xuất hiện bao nhiêu lần trên phương tiện truyền thông và số lượng người bạn tiếp cận
• chất lượng đưa tin của phương tiện truyền thông – mức độ ảnh hưởng của các kênh truyền thông và mức độ nổi bật và tích cực của việc đưa tin về doanh nghiệp của bạn.

Bạn cũng có thể theo dõi các thay đổi trong KPI, ví dụ:

• lượt truy cập trang web độc đáo
• tương tác trên mạng xã hội
• số cuộc gọi điện thoại vào
• số lượt giới thiệu truyền miệng
• tăng doanh số bán sản phẩm.

Khi đặt mục tiêu, hãy đảm bảo rằng bạn có thể vừa chạy các hoạt động PR vừa quản lý tất cả các phản hồi của khách hàng.

Như với tất cả các chiến thuật tiếp thị, bạn sẽ cần đầu tư thời gian và có thể là một số tiền vào quan hệ công chúng của mình.

Ngân sách của bạn sẽ phụ thuộc vào các sáng kiến ​​được đề xuất trong kế hoạch hành động tiếp thị của bạn. Đảm bảo bạn lập ngân sách cho tất cả các yếu tố, bao gồm:

• bộ dụng cụ truyền thông (ví dụ: thông cáo báo chí và mẫu gửi cho các nhà báo)
• các mặt hàng khuyến mại (ví dụ như bút và cốc có thương hiệu làm quà tặng)
• chi phí sự kiện (ví dụ: thuê địa điểm và phục vụ cho buổi ra mắt sản phẩm)
• tài trợ (ví dụ như hỗ trợ một nhóm cộng đồng hoặc câu lạc bộ thể thao)
• phí đại lý (ví dụ: tỷ lệ cung cấp dịch vụ quan hệ công chúng theo giờ).

Biết khách hàng lý tưởng của bạn sẽ giúp bạn chọn các kênh, công cụ và hoạt động phù hợp. Tham khảo các phân khúc mục tiêu mà bạn đã ưu tiên trong kế hoạch tiếp thị của mình. Hãy suy nghĩ về khách hàng lý tưởng của bạn và xem xét:

• cách họ sống cuộc sống của họ
• nơi họ nhận được thông tin của họ.

Sử dụng thông tin này khi thiết kế các hoạt động quan hệ công chúng của bạn.

Hãy suy nghĩ về danh tiếng mà bạn muốn xây dựng cho doanh nghiệp của mình. Hãy tự hỏi bản thân: Bạn muốn được biết đến vì điều gì?

Động não những ý tưởng lớn sẽ khiến mọi người nói về doanh nghiệp của bạn. Đây là những cơ hội quan hệ công chúng tốt nhất của bạn.

Xác định các sự kiện hoặc diễn biến tại doanh nghiệp của bạn có thể đáng đưa tin và đảm bảo bạn:

• biến điều này thành thói quen, đó là một phần trong cách suy nghĩ của bạn và nhóm của bạn
• chọn tài liệu cập nhật, thú vị và phù hợp với khán giả của bạn.

Để hỗ trợ các ý tưởng lớn của bạn, hãy soạn thảo các thông điệp chính có thể được sử dụng như một phần của tài liệu PR của bạn. Thông điệp chính của bạn nên là:

• chính xác và trung thực
• không dài hơn một câu – hãy ngắn gọn và sắc nét.

Những thông điệp này sẽ giải thích ai, cái gì, ở đâu, khi nào và tại sao doanh nghiệp của bạn, ví dụ:

“Phần cứng ABC là một doanh nghiệp thuộc sở hữu gia đình đã hỗ trợ những người đam mê DIY ở Quận Hills với lời khuyên chuyên môn và các công cụ chất lượng kể từ năm 1982.”

Đảm bảo rằng thông điệp của bạn phù hợp với định vị thương hiệu của bạn.

Lựa chọn các hoạt động quan hệ công chúng của bạn dựa trên:

• những gì bạn đang cố gắng để đạt được
• những gì thu hút khán giả của bạn.

Để giúp bạn quyết định:

• xem xét những ưu điểm và nhược điểm của các loại công cụ và hoạt động quan hệ công chúng khác nhau
• suy nghĩ về những kênh nào (ví dụ: báo, tạp chí hoặc trang web) sẽ tiếp cận khách hàng của bạn tốt nhất
• tìm ra người để liên hệ và làm thế nào để cung cấp tài liệu của bạn
• nói chuyện với những người trong lĩnh vực của bạn, chẳng hạn như các liên hệ hiệp hội ngành và mạng lưới kinh doanh của bạn.

Theo dõi nhiều khía cạnh của quan hệ công chúng đòi hỏi tổ chức tốt.

Khi bạn đã chọn một hoạt động, hãy tạo và duy trì tài liệu công việc đang tiến hành bao gồm:

• nhiệm vụ – những gì cần phải được thực hiện
• thời gian – khi nó phải được thực hiện bởi
• tài năng – người chịu trách nhiệm.

Hãy chắc chắn rằng các sáng kiến ​​quan hệ công chúng của bạn được bao gồm trong kế hoạch tiếp thị của bạn.

Khi bạn dành thời gian và tiền bạc cho chương trình PR của mình, bạn cần biết liệu nó có hiệu quả hay không. Điều này sẽ giúp bạn xác định các chiến thuật hiệu quả và những chiến thuật không hiệu quả.

Định nghĩa về tính hiệu quả của bạn sẽ phụ thuộc vào các mục tiêu bạn đã xác định trong giai đoạn lập kế hoạch. Ví dụ, điều này có thể là những thay đổi trong:

• nhận thức về doanh nghiệp của bạn
• thái độ đối với doanh nghiệp của bạn
• hành vi của nhóm mục tiêu của bạn.

Đo lường kết quả của bạn

Nhìn vào KPI của bạn và những gì bạn đang cố gắng đạt được. Hãy nhớ rằng bạn không chỉ tìm kiếm kết quả đầu ra (ví dụ: số lượng phương tiện tích cực) mà còn tìm kiếm kết quả (ví dụ: tác động đến khán giả mục tiêu).

Các câu hỏi bạn có thể hỏi:

• Chúng tôi đã đạt được đối tượng mục tiêu của chúng tôi? Bao nhiêu lần?
• Những thông điệp quan trọng nào của chúng tôi đã được sử dụng hoặc sao chép bởi các phương tiện truyền thông?
• Công cụ và hoạt động nào của chúng tôi thành công nhất?

Tùy thuộc vào đối tượng mục tiêu và KPI, bạn có thể đo lường mức độ thành công của quan hệ công chúng với:

• khảo sát – đặt câu hỏi để xác định sự thay đổi về nhận thức, thái độ và hành vi
• phương tiện truyền thông xã hội – theo dõi những gì khách hàng và nhà báo đang nói về doanh nghiệp của bạn
• lưu lượng truy cập trang web – sử dụng phân tích trang web để tìm hiểu xem chương trình của bạn đã tạo ra bao nhiêu lưu lượng truy cập
• giám sát phương tiện truyền thông – sử dụng dịch vụ giám sát phương tiện truyền thông để theo dõi mức độ phủ sóng của tiểu bang và quốc gia đối với doanh nghiệp của bạn.

Lưu giữ hồ sơ về các hoạt động quan hệ công chúng của bạn và kết quả của chúng. Điều này có thể giúp bạn khi lập kế hoạch cho các hoạt động trong tương lai.

Ngày càng có nhiều khách hàng muốn giao dịch với các doanh nghiệp có đạo đức và bền vững.

Bằng cách quyên góp một phần doanh thu hoặc lợi nhuận của bạn cho tổ chức từ thiện hoặc mục đích:

• khách hàng thậm chí có thể cảm thấy hài lòng hơn về việc mua hàng của họ và về việc kinh doanh với bạn
• doanh nghiệp của bạn có thể được biết đến như là trách nhiệm xã hội.

Điều này có thể trong một khoảng thời gian xác định (ví dụ: trong tháng 5).

Chọn một tổ chức từ thiện hoặc nguyên nhân quan trọng đối với doanh nghiệp và khách hàng của bạn.