Lập kế hoạch phục hồi kinh doanh
Một kế hoạch phục hồi sẽ giúp bạn ứng phó hiệu quả nếu một sự cố hoặc khủng hoảng ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn. Nó nhằm mục đích rút ngắn thời gian phục hồi của bạn và giảm thiểu tổn thất.
Định nghĩa phục hồi kinh doanh
Phục hồi doanh nghiệp là việc quay trở lại hoạt động sau một sự cố, khủng hoảng, thảm họa hoặc sự kiện quan trọng.
Kế hoạch phục hồi kinh doanh là một kế hoạch được thiết kế sẵn bao gồm:
- thiết lập các mốc thời gian để khôi phục các chức năng quan trọng
- chiến lược giao dịch ở mức trước sự cố càng sớm càng tốt
Kế hoạch phục hồi của bạn là một phần trong kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn. Kế hoạch này vạch ra các chiến lược thiết thực để giúp bạn quản lý và giai đoạn phục hồi sau khủng hoảng.
Lập kế hoạch phục hồi kinh doanh
Trong một số trường hợp, chẳng hạn như đại dịch, có thể có một số bước và giai đoạn phục hồi. Ví dụ: việc khóa máy có thể xảy ra nhiều lần và doanh nghiệp sẽ cần khôi phục hoạt động càng nhanh càng tốt sau mỗi sự kiện.
Không giống như kế hoạch ứng phó sự cố, kế hoạch phục hồi kinh doanh có tầm nhìn dài hạn hơn.
Kế hoạch phục hồi kinh doanh bao gồm:
- chiến lược để phục hồi từ một loạt các sự cố
- các mục tiêu xung quanh các khung thời gian để phục hồi hoàn toàn tất cả các chức năng kinh doanh
- mô tả các nguồn lực chính, thiết bị và nhân viên cần thiết
- danh sách kiểm tra để đảm bảo tất cả các hành động đã được thực hiện.
Phương pháp tốt nhất để giúp xác định thời gian phục hồi là tiến hành phân tích tác động kinh doanh và xác định các hoạt động kinh doanh quan trọng.
Phân tích thời gian cần thiết để đưa mỗi hoạt động trở lại trực tuyến hoặc hoạt động trở lại, chẳng hạn như khôi phục bản sao lưu của các hệ thống CNTT quan trọng trên máy tính của bạn hoặc thay thế hàng tồn kho bị mất. Nắm bắt điều này trong phần phục hồi của kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn.
Thiên tai:
- lốc xoáy và triều cường
- cơn bão nguy hiểm
- lụt
- cháy rừng
- hạn hán
Sự kiện sức khỏe lớn:
- đại dịch
- bệnh dịch
- bùng phát cục bộ
- ngộ độc thực phẩm và ô nhiễm
Khẩn cấp:
- các mối đe dọa an toàn sinh học (bùng phát dịch bệnh động vật và sâu bệnh)
- tai nạn hoặc tử vong tại nơi làm việc
- sự cố tràn, rò rỉ hoặc nổ vật liệu nguy hiểm
- mất điện hoặc cơ sở hạ tầng
- thảm họa giao thông lớn
- khủng bố hoặc sự cố hình sự lớn
- rủi ro biến đổi khí hậu
Mối đe dọa công nghệ thông tin (CNTT):
- tấn công mạng hoặc hack dữ liệu
- lỗi CNTT
Sự cố danh tiếng:
- phương tiện truyền thông tiêu cực cao hoặc phương tiện truyền thông xã hội
- khủng hoảng do tin đồn
- hành vi không phù hợp tại nơi làm việc (ví dụ như bắt nạt, quấy rối)
- hành vi sai trái của tổ chức và hành động pháp lý (ví dụ: gian lận, trộm cắp)
Chỉ định một nhóm phục hồi
Đối với kế hoạch ứng phó sự cố, hãy cân nhắc thành lập một nhóm để quản lý việc khôi phục hoạt động kinh doanh.
Nhóm của bạn có thể là nội bộ, chẳng hạn như người lãnh đạo có mục tiêu rõ ràng cho tất cả các chức năng kinh doanh quan trọng hoặc bên ngoài với lời khuyên và hỗ trợ từ kế toán, đại diện pháp lý hoặc cố vấn kinh doanh của bạn.
Là một phần của kế hoạch, nhóm của bạn sẽ được đào tạo hoặc tư vấn về khắc phục sự cố và bất kỳ nhiệm vụ được chỉ định nào. Khóa đào tạo này có thể bao gồm các kỹ năng để tiến hành khôi phục từ xa và cách sử dụng bộ dụng cụ khẩn cấp của bạn.
Làm rõ về những người cần thiết cho nhóm phục hồi, huấn luyện nhóm và diễn tập thực hành là những phần quan trọng trong quá trình chuẩn bị của bạn.
Các thảm họa trong quá khứ và các sự cố khác cho thấy rằng các doanh nghiệp nhỏ:
- thường cần và tìm kiếm sự trợ giúp từ bên ngoài để hỗ trợ nhân viên nội bộ phục hồi hoàn toàn (ví dụ: dịch vụ khẩn cấp, nhà điều hành tài chính ngân hàng, hỗ trợ của hội đồng và chính phủ)
- phục hồi theo những cách khác nhau và với tốc độ khác nhau (ví dụ: các dịch vụ sức khỏe tâm thần bên ngoài có thể là một phần trong kế hoạch phục hồi của bạn)
- có thể gặp khó khăn trong việc đưa ra các quyết định quan trọng trong nhiều tháng (nghĩa là không có kế hoạch phục hồi rõ ràng với các hành động khả thi sẽ làm chậm tiến độ).
Giao tiếp trong quá trình phục hồi
Nhóm phục hồi nên liên lạc với tất cả nhân viên và các bên liên quan chính càng sớm càng tốt, thường là trong vòng 24–48 giờ đầu tiên sau khi xảy ra sự cố.
Khi quá trình phục hồi bắt đầu và sau sự kiện, điều quan trọng là phải liên lạc thường xuyên với các nhà cung cấp, khách hàng và nhân viên nội bộ. Bạn nên cung cấp trạng thái tiến độ hiện tại và mọi thay đổi mà bạn đã thực hiện để khôi phục hoạt động (ví dụ: thiết lập hợp đồng với các nhà cung cấp thay thế hoặc thay đổi giờ mở cửa).
Phục hồi ban đầu, sớm và dài hạn
Phục hồi kinh doanh sau một sự cố có thể xảy ra theo từng giai đoạn.
Giai đoạn | Hoạt động |
|---|---|
Giai đoạn đầu | chỉ quay lại trang mạng lưới kinh doanh của bạn khi an toàn, bảo vệ bản thân và nhân viên của bạn khi quay lại trang mạng lưới, cảnh giác với những nguy hiểm nếu sự kiện khẩn cấp vẫn chưa được giải quyết, giám sát cập nhật khẩn cấp và phát sóng, làm việc với các công ty bảo hiểm để hỗ trợ phục hồi, bảo vệ địa điểm kinh doanh nếu cần thiết và an toàn để làm như vậy |
Ngắn hạn | làm việc với các cố vấn chuyên nghiệp (ví dụ: kế toán, cố vấn kinh doanh để thiết kế phục hồi tài chính và tiếp cận ngân hàng hoặc hỗ trợ tài chính khác để duy trì dòng tiền trong khi phục hồi), dự báo dòng tiền trong một khoảng thời gian dài (ví dụ: 3–36 tháng), sửa chữa bảo hiểm cho cơ sở và thiết bị, di dời hoặc ‘xây dựng lại tốt hơn’ |
Dài hạn | đàm phán lại các khoản vay, xem xét các kế hoạch và bộ dụng cụ khẩn cấp, sản phẩm và dịch vụ mới, cảm ơn khách hàng, cộng đồng và ăn mừng vượt qua sự cố với nhân viên |