Quản lý rủi ro chuỗi cung ứng
Bằng cách xác định các hoạt động kinh doanh chính có thể bị ảnh hưởng bởi sự gián đoạn đối với chuỗi cung ứng của bạn, bạn có thể chuẩn bị một kế hoạch hành động tập trung vào điểm mấu chốt của mình.
Tài nguyên này xem xét các bước trong chuỗi cung ứng, khám phá những rủi ro có thể xảy ra và liên kết với kế hoạch kinh doanh liên tục để quản lý những rủi ro này.
Định nghĩa chuỗi cung ứng
Chuỗi cung ứng là một mạng lưới các cá nhân và công ty sản xuất và cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ cho người tiêu dùng.
Chuỗi cung ứng rất quan trọng để giữ cho các kệ hàng luôn đầy đủ và các mặt hàng luôn sẵn sàng để giao dịch. Bất kỳ sự gián đoạn nào trong chuỗi cung ứng đều có thể gây ra vấn đề trong việc cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho khách hàng của bạn đúng thời hạn và trong phạm vi ngân sách.
Để quản lý rủi ro trong chuỗi cung ứng:
- xác định rủi ro chuỗi cung ứng trong doanh nghiệp của bạn
- xác định những gì nằm trong tầm kiểm soát của bạn hoặc ngoài tầm kiểm soát của bạn
- hiểu tác động đối với doanh nghiệp của bạn nếu có sự gián đoạn
- phát triển một kế hoạch quản lý rủi ro để giải quyết những gián đoạn.
Tại sao việc kiểm tra chuỗi cung ứng của bạn lại quan trọng
Khi một yếu tố trong chuỗi cung ứng của bạn không thể cung cấp sản phẩm hoặc dịch vụ của họ cho doanh nghiệp tiếp theo trong chuỗi, toàn bộ chuỗi cung ứng có thể bị gián đoạn.
Điều này có thể dẫn đến:
- sự chậm trễ
- doanh thu giảm
- chi phí tăng cao
- gián đoạn sản xuất hoặc tính liên tục của dịch vụ
- danh tiếng kinh doanh bị tổn hại và niềm tin của khách hàng do sự chậm trễ, các vấn đề về chất lượng hoặc đạo đức.
Một doanh nghiệp có chuỗi cung ứng linh hoạt và đáp ứng kịp thời có lợi thế cạnh tranh so với các doanh nghiệp khác không có.
Xác định chuỗi cung ứng của bạn
Có nhiều bước và quy trình liên quan đến việc phát triển hàng hóa và dịch vụ.
Một chuỗi cung ứng có thể bao gồm những điều sau đây:
- các cá nhân, doanh nghiệp và tổ chức sản xuất sản phẩm, linh kiện hoặc nguyên liệu thô (ví dụ: người nuôi ong sản xuất mật ong có thể được hợp tác xã của người nuôi ong bán cho một công ty lớn hơn)
- các doanh nghiệp sản xuất vật liệu đóng gói (ví dụ: hộp, chai)
- các doanh nghiệp hậu cần và/hoặc vận tải vận chuyển các sản phẩm thô hoặc sản xuất (ví dụ: tàu chở dầu, xe tải chở hàng)
- các doanh nghiệp cung cấp phần mềm CNTT (ví dụ: cổng mua sắm trực tuyến, cơ sở dữ liệu quan hệ khách hàng, hậu cần, quản lý dự án, điện thoại)
- các doanh nghiệp cung cấp dịch vụ tiếp thị (ví dụ: thiết kế, nhãn mác, tiếp thị trực tuyến và truyền thống)
- các doanh nghiệp lấp đầy vật liệu đóng gói (ví dụ: dây chuyền đóng chai)
- các doanh nghiệp mua, phân phối hoặc bán sản phẩm (ví dụ: nhà bán buôn, nhà phân phối, cửa hàng bán lẻ và cửa hàng bán lẻ trực tuyến).
Chuẩn bị cho sự gián đoạn chuỗi cung ứng
Cách tốt nhất để quản lý sự gián đoạn chuỗi cung ứng là chuẩn bị trước cho nó.
Phân tích tác động kinh doanh giúp chuẩn bị cho doanh nghiệp của bạn đối phó với tác động của sự gián đoạn chuỗi cung ứng.
Phân tích tác động kinh doanh:
- xác định các quy trình, thủ tục và tiêu chuẩn kinh doanh chính của bạn
- kiểm tra các hoạt động và nguồn lực chính mà bạn cần để vận hành doanh nghiệp của mình
- đánh giá những điều này sẽ bị ảnh hưởng như thế nào khi gián đoạn chuỗi cung ứng được nêu rõ trong kế hoạch quản lý rủi ro của bạn.
Phân tích tác động kinh doanh là một phần của kế hoạch kinh doanh liên tục.
Mức độ ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn sẽ phụ thuộc vào mức độ nghiêm trọng và thời gian gián đoạn, nhưng những gián đoạn đáng kể có thể có tác động tài chính.
Hoàn thành phân tích tác động kinh doanh cho phép bạn xem xét sự gián đoạn chuỗi cung ứng sẽ ảnh hưởng như thế nào đến các hoạt động kinh doanh, bao gồm quản lý tài chính và giúp xác định các cách bạn có thể ngăn chặn hoặc giảm thiểu tác động.
Nếu máy móc quan trọng bị hỏng và làm gián đoạn sản xuất, các tác động đến các hoạt động kinh doanh khác nhau có thể bao gồm nhu cầu:
- tập trung nguồn lực khắc phục sự cố
- giảm hoặc phân bổ lại nhân viên từ khu vực sản xuất
- liên hệ với các nhà cung cấp và cho họ biết
- liên hệ với khách hàng hạ lưu của bạn
- quản lý hàng tồn kho nguyên vật liệu và thành phẩm của bạn
- xem xét đơn đặt hàng và mua hàng
- xem xét tác động đến doanh thu, và dòng tiền
- tăng cường các hoạt động marketing nhằm nâng cao quan hệ khách hàng và uy tín của doanh nghiệp.
Rủi ro xung quanh chuỗi cung ứng của bạn nằm trong tầm kiểm soát của chính bạn hoặc nằm ngoài tầm kiểm soát của bạn. Phát triển và xem xét quản lý rủi ro của bạn và phân tích tác động kinh doanh như một phần của kế hoạch kinh doanh liên tục của bạn để đảm bảo doanh nghiệp của bạn được chuẩn bị cho bất kỳ sự gián đoạn kinh doanh tiềm ẩn nào.
Các loại rủi ro chuỗi cung ứng và khả năng giảm thiểu
Mặc dù rủi ro chuỗi cung ứng có vẻ đơn giản, nhưng có thể dễ dàng bỏ qua các khu vực rủi ro tiềm ẩn. Có thể có một số cách để chuẩn bị cho sự gián đoạn của nhà cung cấp nhưng thông thường, tìm nhà cung cấp thay thế có thể là giải pháp tốt nhất.
Xem xét các loại rủi ro chuỗi cung ứng này và các chiến lược chuẩn bị hoặc giảm thiểu rủi ro có thể xảy ra.
Nguồn nhân lực
- Đào tạo nhân viên nội bộ ở các vai trò khác nhau như một phần của chương trình phát triển
- Tuyển dụng nhân viên có các kỹ năng bạn cần (hoặc có tiềm năng học hỏi vai trò hoặc hoạt động)
- Gặp gỡ nhà cung cấp và thiết lập mối quan hệ với chủ tài khoản chính mới
- Đánh giá sự thay đổi và xem xét khám phá các lựa chọn nhà cung cấp mới
- Nguồn nhà cung cấp địa phương thay thế
- Xem xét các nhà cung cấp ở nước ngoài nếu rủi ro lan rộng và đang diễn ra
Sản phẩm và vật liệu đóng gói
- Sử dụng bao bì thay thế
- Tăng doanh số ở các dòng sản phẩm khác
- Tìm kiếm và thu hút một nhà cung cấp thay thế
- Nguồn nhà cung cấp địa phương hoặc quốc gia
Hậu cần chậm trễ
- Nguồn hậu cần thay thế từ các quốc gia hoặc tỉnh khác
- Tăng khối lượng đặt hàng và nắm giữ cổ phiếu địa phương
- Kiểm tra nếu được bảo hiểm kinh doanh
Giảm tiêu chuẩn
- Kiểm tra tất cả các sản phẩm được cung cấp
- Nêu vấn đề với các nhà cung cấp và làm rõ các tiêu chuẩn
- Tăng cường kiểm tra đảm bảo chất lượng
- Nguồn nhà cung cấp thay thế tiềm năng
Mất khả năng thanh toán và phá sản
- Giao tiếp với khách hàng
- Khám phá cơ hội mua bất kỳ hàng tồn kho nào còn lại từ nhà cung cấp
- Tìm kiếm nhà cung cấp thay thế
Rủi ro sản xuất
- Kiểm tra và bảo dưỡng thiết bị thường xuyên
- Kiểm tra với các doanh nghiệp khác để mượn hoặc thuê thiết bị
- Cân nhắc mua thiết bị dự phòng cho các nhiệm vụ quan trọng
- Cân nhắc việc thay đổi cách thức sản xuất một thứ gì đó như một giải pháp tạm thời
Với bất kỳ rủi ro nào liên quan đến nhà cung cấp, việc biết rõ các nhà cung cấp của bạn và giảm sự phụ thuộc vào một nhà cung cấp duy nhất có thể giúp giảm tác động đến hoạt động kinh doanh của bạn.