Xây dựng ghế dự bị kế nhiệm

Home

Mọi công ty đều cần biết ai có thể đảm nhiệm vị trí chủ chốt khi nhân viên hiện tại thăng tiến hoặc chuyển sang vai trò khác. Kế hoạch kế nhiệm này bảo vệ công ty khỏi nguy cơ đột ngột mất đi một giám đốc điều hành hàng đầu hoặc nhân viên chủ chốt, đồng thời giúp chuẩn bị cho những thay đổi nhân sự theo kế hoạch, chẳng hạn như nghỉ hưu hoặc thăng chức.

Thiết lập vai trò quan trọng là gì và đánh giá ai cuối cùng có thể đảm nhận là 2 bước đầu tiên trong việc phát triển kế hoạch kế nhiệm. Sau khi nhóm lập kế hoạch kế nhiệm của bạn đã xác định được các vai trò quan trọng cần đưa vào kế hoạch kế nhiệm của bạn và đề cử các ứng cử viên kế vị để đảm nhận các vai trò quan trọng trong công ty của bạn, bạn đã sẵn sàng chuẩn bị Ghế kế nhiệm của mình.

Băng ghế kế nhiệm là một biểu đồ về những người kế nhiệm tiềm năng cho từng vai trò. Biểu đồ này sẽ trở thành nền tảng để theo dõi và quản lý hệ thống lãnh đạo của bạn.

Băng ghế kế vị cho phép bạn:

Biểu đồ những ứng cử viên kế nhiệm của bạn cho từng vai trò quan trọng
Đảm bảo bạn có đủ cá nhân tiến bộ để có thể đảm nhận vai trò
Theo dõi sự phát triển của người kế nhiệm theo thời gian

Sử dụng mẫu băng ghế dự bị

Khảo sát Đề cử Kế nhiệm yêu cầu bạn cho biết tên của ứng viên và vai trò mà họ đang được xem xét. Sau đó, đánh giá từng ứng cử viên kế nhiệm:

Sau khi nhóm lập kế hoạch kế nhiệm của bạn hoàn tất quy trình đề cử cho một vai trò quan trọng và xác thực kết quả, bạn sẽ có một số người kế vị tiềm năng ở các giai đoạn sẵn sàng khác nhau để đảm nhận vị trí này. Băng ghế kế nhiệm liệt kê họ cùng với thông tin chính về vị trí và chức năng hiện tại của họ trong công ty cũng như mức độ sẵn sàng dự kiến để thành công với vai trò mới.

Băng ghế kế vị thường được chia thành 3 cấp độ kế vị, dựa trên điểm sẵn sàng của họ. Các ứng viên Cấp độ A đã sẵn sàng đảm nhận vai trò này ngay hôm nay hoặc trong vòng 3 năm tới. Các ứng viên Cấp độ B và C cần phát triển hơn nữa và sẽ sẵn sàng trong một khung thời gian dự kiến dài hơn.

Thông tin này đến từ Khảo sát đề cử đã hoàn thành trước đó và được xác nhận bởi nhóm lập kế hoạch kế nhiệm. Nó cũng có thể dựa trên tính cấp bách của nhu cầu thay thế một người đương nhiệm mà việc rời bỏ vị trí của họ đã được lên kế hoạch hoặc đã biết trước.

Lợi ích

1. Xem băng ghế dự bị của bạn chắc chắn như thế nào trong nháy mắt

Lý tưởng nhất là bạn sẽ có ít nhất 3 ứng viên Cấp A cho tất cả các vị trí quan trọng của mình. Biểu đồ Băng ghế kế nhiệm nhanh chóng làm nổi bật bất kỳ vai trò quan trọng nào không có 3 cá nhân sẵn sàng thành công và cho phép ban quản lý nỗ lực giải quyết khoảng cách này.

2. Theo dõi tiến độ của ứng viên kế nhiệm từ Cấp độ C lên Cấp độ A

Đo lường thời gian cần thiết để các cá nhân tiến bộ qua các mức độ sẵn sàng là một cách tuyệt vời để theo dõi hiệu quả của chương trình phát triển khả năng lãnh đạo của bạn. Bạn muốn thấy sự tiến bộ liên tục, nhất quán khi xem xét tổng thể tất cả các ứng cử viên kế nhiệm của mình.

Trên cơ sở cá nhân, việc theo dõi chuyển động qua các cấp độ có thể làm nổi bật những ứng cử viên kế vị đang trì trệ và không thăng tiến nhanh như hầu hết. Điều này có thể cho thấy sự thiếu quan tâm của ứng cử viên kế nhiệm cá nhân hoặc đánh dấu ai đó đang tìm cách chuyển đi nơi khác.

3. Thúc đẩy các quyết định về nguồn lực phát triển để tối đa hóa ROI

Không có công ty nào có nguồn lực vô hạn và một công cụ giúp xác định chính xác nơi sử dụng chúng luôn có giá trị. Ghế kế nhiệm có thể giúp thông báo cách bạn sử dụng các nguồn lực của mình và tối đa hóa lợi tức đầu tư của bạn.

Ví dụ: nếu hệ thống lãnh đạo của bạn đang trống và mức độ khẩn cấp của bạn trong việc thay thế các vai trò chủ chốt thấp, bạn nên đầu tư nhiều hơn vào các ứng cử viên kế nhiệm Cấp độ C và xây dựng sức mạnh băng ghế dự bị trong thời gian dài.

Giữ băng ghế kế vị hiện tại

Giá trị của Băng ghế dự bị là vô hạn nếu bạn sử dụng nó như một tài liệu đang hoạt động. Nhóm lập kế hoạch kế nhiệm của bạn nên xem xét và đánh giá lại các biểu đồ này ít nhất mỗi năm một lần với tất cả các bên liên quan. Bạn cũng nên sửa đổi nó bất cứ khi nào có bất kỳ thay đổi nào trong vai trò. Bằng cách này, bạn có thể đảm bảo rằng mình luôn sẵn sàng giải quyết những thay đổi về nhân sự trong các vai trò quan trọng của công ty.

Bạn cũng có thể sử dụng thông tin từ Ghế kế vị để giúp xây dựng uy tín cho quá trình kế nhiệm của bạn trong đội ngũ lãnh đạo của bạn. Đo lường sự thay đổi của ứng viên kế nhiệm giữa mức độ sẵn sàng và số lượng ứng viên sẵn sàng, đồng thời thông báo điều này cho quản lý cấp cao ít nhất hàng năm để luôn quan tâm đến việc kế vị.

Băng ghế kế nhiệm là một công cụ lập kế hoạch kế nhiệm đơn giản nhưng mạnh mẽ có thể cung cấp dữ liệu có ý nghĩa để thông báo cho quá trình kế nhiệm của bạn, nhưng nó có một cái nhìn cấp cao.

Bước tiếp theo là đo lường điểm mạnh và cơ hội phát triển của từng ứng viên, so sánh chúng với Hồ sơ thành công mà bạn đã hoàn thành trước đó và lập kế hoạch phát triển tài năng để thu hẹp khoảng cách. Chúng ta sẽ thảo luận về việc đánh giá nhu cầu phát triển của các ứng cử viên kế vị trong bài viết kế hoạch tiếp theo của chúng tôi.

Nâng cao thêm biểu mẫu băng ghế kế nhiệm

Dưới đây là một số đề xuất và cân nhắc bổ sung cho mẫu “Xây dựng Băng ghế Kế nhiệm của Công ty tôi”:

Cơ hội Phát triển: Xác định các cơ hội hoặc sáng kiến phát triển cụ thể có thể giúp đẩy nhanh sự sẵn sàng của các ứng viên ở Cấp độ B và C. Điều này có thể bao gồm các chương trình đào tạo, phân công kéo dài, cố vấn, huấn luyện hoặc luân chuyển công việc. Liên kết từng ứng viên với kế hoạch phát triển tương ứng của họ có thể có giá trị để theo dõi tiến độ.
Khoảng cách kế nhiệm: Đánh giá băng ghế kế nhiệm về những khoảng trống tiềm năng hoặc các lĩnh vực cần cải thiện. Xác định các vai trò quan trọng có số lượng người kế nhiệm sẵn sàng hạn chế và phát triển các chiến lược để giải quyết những khoảng trống đó, chẳng hạn như các chương trình phát triển có mục tiêu hoặc kế hoạch tuyển dụng bên ngoài.
Đánh giá và giám sát liên tục: Liên tục xem xét và cập nhật Băng ghế kế nhiệm khi ứng viên phát triển và tài năng mới xuất hiện. Thường xuyên đánh giá lại mức độ sẵn sàng và điều chỉnh khi cần dựa trên nhu cầu ngày càng tăng của tổ chức và tiến trình phát triển của cá nhân.
Đa dạng và Hòa nhập: Hãy chú ý đến sự đa dạng và hòa nhập trong Băng ghế Kế vị. Đảm bảo đại diện từ các nền tảng, kinh nghiệm và quan điểm đa dạng để thúc đẩy một hệ thống lãnh đạo toàn diện và mạnh mẽ hơn.
Sự hợp tác của nhóm lập kế hoạch kế nhiệm: Khuyến khích sự hợp tác giữa các thành viên trong nhóm lập kế hoạch kế nhiệm trong việc duy trì và cập nhật Băng ghế kế nhiệm. Tận dụng những hiểu biết và chuyên môn tập thể của họ để đảm bảo đánh giá toàn diện và khách quan về ứng viên.
Báo cáo băng ghế kế nhiệm: Xem xét cách thông tin băng ghế kế nhiệm sẽ được truyền đạt và chia sẻ trong tổ chức. Phát triển cấu trúc báo cáo rõ ràng hoặc trình bày trực quan cho phép các bên liên quan dễ dàng hiểu được quy trình kế nhiệm và đưa ra quyết định sáng suốt.

Hãy nhớ rằng Bàn kế vị là một công cụ năng động cần được xem xét và cập nhật thường xuyên khi nhu cầu của tổ chức và sự sẵn sàng của ứng viên phát triển. Nó phục vụ như một nguồn tài nguyên quý giá để lập kế hoạch lực lượng lao động chiến lược và đảm bảo quá trình chuyển đổi suôn sẻ khi các vai trò quan trọng bị bỏ trống.