- Home
- Project
QR Code!
Xác định các vai trò quan trọng trong tổ chức của bạn
Một trong những bước đầu tiên hướng tới kế hoạch kế nhiệm hiệu quả là xác định vai trò nào trong tổ chức của bạn nên tham gia vào quá trình lập kế hoạch. Để làm được điều này, bạn sẽ cần phải quyết định vị trí nào là quan trọng đối với sự thành công của công ty bạn.
Bảng câu hỏi xác định vai trò quan trọng là một mẫu lập kế hoạch kế nhiệm sẽ giúp bạn xác định những vai trò chính mà tổ chức của bạn nên nhắm mục tiêu trong chương trình kế nhiệm của mình.
Lợi ích của việc xác định vai trò quan trọng
Xác định các vai trò quan trọng là bước đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch kế nhiệm. Mỗi bước tiếp theo phụ thuộc vào việc xác định tốt các vai trò quan trọng. Các lợi ích khác của việc xác định các vai trò quan trọng bao gồm giúp bạn:
- Ưu tiên quá trình lập kế hoạch kế nhiệm của bạn
- Ưu tiên các nỗ lực phát triển nhân viên
- Hiểu hoạt động của công ty bạn
- Hãy suy nghĩ một cách chiến lược về những người trong nhóm của bạn và tại sao
- Xác định vai trò có tác động mạnh mẽ đến doanh nghiệp của bạn
- Xác định các vai trò có cơ sở kiến thức hoặc kỹ năng độc đáo
- Xem xu hướng sẵn có của ứng viên bên ngoài và nội bộ
- Thiết lập một bản tóm tắt về những người và vị trí quan trọng trong tổ chức của bạn
Những vai trò nào cần bao gồm trong kế hoạch kế nhiệm
Bảng câu hỏi xác định vai trò quan trọng yêu cầu bạn liệt kê tất cả các vai trò quan trọng đối với hoạt động trong công ty của bạn.
Mặc dù bạn có khả năng liệt kê các nhà lãnh đạo và quản lý cấp cao của mình trước, nhưng điều quan trọng là bạn phải lùi lại một bước và nhìn xa hơn việc quản lý. Có bất kỳ vai trò quan trọng nào ở các cấp độ khác không – ví dụ: giữa các nhân viên hành chính hoặc CNTT? Đảm bảo xem xét cả những người thiết yếu và vai trò thiết yếu để nhắm mục tiêu khi tạo kế hoạch kế nhiệm của bạn.
Khi bạn đã xác định từng vai trò quan trọng của mình, bước tiếp theo trong quy trình lập kế hoạch kế nhiệm là xếp hạng từng vai trò theo năm tiêu chí sau:
- Khẩn cấp
- Tác động
- Kỹ năng
- Tài năng nội bộ
- Tài năng bên ngoài
Trên thang điểm từ 1-5, hãy cho biết mức độ quan tâm của bạn đối với từng vai trò ở mỗi tiêu chí. Sử dụng xếp hạng cao hơn để chỉ ra các khu vực quan tâm lớn hơn.
Xác định các vai trò quan trọng để kế vị
1. Khẩn cấp
Trong bối cảnh lập kế hoạch kế nhiệm, tính khẩn cấp đề cập đến khả năng một vai trò sẽ sớm bị bỏ trống. Dựa trên các cuộc trò chuyện trước đây và khả năng đủ điều kiện để nghỉ hưu, hãy cho biết bạn dự kiến cần hoàn thành vai trò này nhanh như thế nào.
Các vai trò mà người đương nhiệm dự định ở lại hơn 5 năm nên được coi là mức độ khẩn cấp thấp (1-2). Các vai trò mà người đương nhiệm dự định rời đi trong vòng 3 năm nên được coi là khẩn cấp (4-5).
Hãy chắc chắn xem xét rằng một nhân viên cũng có thể được cung cấp hoặc tìm kiếm cơ hội ở nơi khác.
2. Tác động
Trong bảng câu hỏi này, ‘tác động’ đề cập đến mức độ mà một vị trí tuyển dụng sẽ ảnh hưởng đến tổ chức của bạn. Vai trò có tác động là những vai trò cho phép doanh nghiệp hoạt động như bình thường.
Nói cách khác, họ là người gác cổng, người hoàn thành nhiệm vụ và người ra quyết định. Những vai trò có sức ảnh hưởng có thể không phải lúc nào cũng là những vai trò rõ ràng nhất, vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn dành thời gian để xem xét liệu một vị trí bị bỏ qua thấp hơn trong hệ thống phân cấp của tổ chức có thực sự là một điểm hỗ trợ quan trọng hay không.
3. Kỹ năng
Cân nhắc xem các vai trò bạn liệt kê có yêu cầu bất kỳ kỹ năng hoặc kiến thức chuyên môn nào không. Đánh giá không chỉ các kỹ năng cần thiết để đủ tiêu chuẩn cho vai trò mà còn cả kiến thức thể chế cần thiết để thành công trong vai trò này.
Việc hiểu mức độ kỹ năng cần thiết cho một vai trò không chỉ cho biết mức độ quan trọng của vai trò đó – đó còn là thông tin quan trọng sẽ được sử dụng để xác định các ứng viên kế nhiệm đủ tiêu chuẩn, đặt mục tiêu phát triển và/hoặc tuyển dụng và tiếp nhận nếu tuyển dụng bên ngoài.
4. Tài năng bên trong
Sử dụng cột này để đánh giá khoảng thời gian cần thiết để các ứng viên kế nhiệm nội bộ sẵn sàng đảm nhận từng vai trò.
Các vai trò mà bạn sẽ có nhiều ứng viên kế nhiệm sẵn sàng trong 1-3 năm nên được coi là mức độ khẩn cấp thấp hơn (điểm 1-2). Những vai trò mà ít ứng viên sẵn sàng và họ sẽ không sẵn sàng trong hơn 5 năm nên được coi là có mức độ khẩn cấp cao hơn (điểm 4-5).
Nói chung (tổng cột), điểm số này sẽ là một chỉ số về sức mạnh của băng ghế dự bị của bạn.
5. Tài năng bên ngoài
Mặc dù việc thăng chức từ bên trong nhìn chung hiệu quả hơn tuyển dụng từ bên ngoài, nhưng một số trường hợp chắc chắn sẽ yêu cầu bạn phải nhìn xa hơn tổ chức của mình. Vì lý do này, điều quan trọng là phải biết mức độ khó khăn khi đảm nhận một vai trò quan trọng với một ứng viên bên ngoài.
Điểm cao hơn cho thấy khó khăn hơn trong việc tìm kiếm nhân viên bên ngoài và cho thấy nhu cầu mạnh mẽ hơn đối với việc lập kế hoạch kế nhiệm và phát triển đội ngũ nhân tài nội bộ.
Quyết định vai trò nào là quan trọng để kế vị
Sau khi xếp hạng từng tiêu chí, cộng điểm số của bạn và ghi lại tổng số cho từng vai trò.
Các vai trò có điểm số cao hơn cho thấy nhu cầu lập kế hoạch kế nhiệm cao hơn, bởi vì vai trò đó sẽ sớm bị bỏ trống, mất vị trí sẽ ảnh hưởng nghiêm trọng đến doanh nghiệp, vai trò đòi hỏi kỹ năng hoặc kiến thức chuyên môn hoặc có rất ít tài năng bên trong hoặc bên ngoài có sẵn để lấp đầy vị trí đó.
Ưu tiên lập kế hoạch kế nhiệm cho các vị trí chủ chốt
Bước cuối cùng trong việc điền vào Bảng câu hỏi Xác định Vai trò Quan trọng của bạn là đưa ra quyết định. Sử dụng hộp dấu hoa thị để đánh dấu những vai trò mà bạn xác định là quan trọng dựa trên ngưỡng tối thiểu cho tổng số điểm.
Chúng tôi khuyên bạn nên sử dụng 16 làm giới hạn mặc định cho các vai trò quan trọng, vì những vai trò này sẽ khẩn cấp, có tác động lớn, chuyên biệt và có ít tài năng nội bộ hoặc bên ngoài có sẵn để tham gia.
Ngưỡng cũng có thể được đặt thấp hơn. Bạn đặt ngưỡng của mình càng thấp thì quy trình lập kế hoạch kế nhiệm của bạn sẽ càng chủ động hoặc hạn chế rủi ro.
Khi bạn đã sẵn sàng bắt đầu lập kế hoạch, hãy bắt đầu với những vai trò mà bạn cho điểm cao nhất; điều này sẽ giúp bạn ưu tiên các nỗ lực của mình và đảm bảo rằng bạn đang giải quyết nhu cầu lớn nhất của tổ chức trước tiên.
Lưu ý rằng về bản chất, tất cả các vai trò được liệt kê trong Bảng câu hỏi Xác định Vai trò Quan trọng sẽ rất cần thiết cho sự thành công của doanh nghiệp bạn. Điều này có nghĩa là bạn nên đầu tư vào quy trình lập kế hoạch kế nhiệm cho từng người.
Có thể bạn sẽ thấy một số kết quả đáng ngạc nhiên. Nếu một vai trò quan trọng đạt điểm thấp trên mẫu này, thì nó có thể có một hệ thống lãnh đạo hữu cơ cung cấp cho nó.
Hãy dành thời gian để điều tra xem các ứng viên kế vị tiềm năng đã được chuẩn bị như thế nào và đảm bảo bạn tiếp tục đầu tư vào hoạt động này bằng cách khen thưởng những nhà lãnh đạo đã cố vấn cho cấp dưới của họ.
Cuối cùng, sau khi giải quyết các vai trò khẩn cấp cao, hãy dành thời gian để chính thức hóa quy trình lập kế hoạch kế nhiệm cho cả những vai trò khẩn cấp thấp này.
Mở rộng sự bổ sung
Các tiêu chí bạn đã xác định để đánh giá các vị trí quan trọng trong kế hoạch kế nhiệm thực sự hợp lý và toàn diện. Chúng cung cấp một nền tảng vững chắc để đánh giá mức độ khẩn cấp, tác động, kỹ năng, tài năng bên trong và tài năng bên ngoài của từng vai trò. Tuy nhiên, vẫn có vài cân nhắc bổ sung:
- Sắp xếp chiến lược: Đánh giá mức độ phù hợp của từng vai trò với các mục tiêu chiến lược và tầm nhìn dài hạn của tổ chức. Các vai trò đóng góp trực tiếp vào các mục tiêu kinh doanh quan trọng có thể cần được chú ý nhiều hơn trong việc lập kế hoạch kế nhiệm.
- Rủi ro kế nhiệm: Đánh giá mức độ rủi ro liên quan đến từng vị trí về mức độ sẵn sàng kế nhiệm. Xem xét các yếu tố như sự khan hiếm nhân tài trên thị trường, yêu cầu kiến thức chuyên môn hoặc khả năng gián đoạn nếu vị trí này vẫn còn trống.
- Đường ống lãnh đạo: Xác định xem vai trò có phải là vị trí trung chuyển cho các vị trí lãnh đạo cấp cao hơn không. Điều này rất quan trọng để đảm bảo nguồn tài năng liên tục hỗ trợ sự tăng trưởng và phát triển của tổ chức.
- Đa dạng và Hòa nhập: Xem xét các mục tiêu đa dạng và hòa nhập khi đánh giá tầm quan trọng của từng vai trò. Đảm bảo rằng các nỗ lực lập kế hoạch kế nhiệm tập trung vào việc phát triển nguồn nhân tài đa dạng và tạo cơ hội cho các nhóm ít được đại diện.
- Đánh giá mức độ sẵn sàng kế nhiệm: Thực hiện quy trình đánh giá toàn diện để đánh giá mức độ sẵn sàng và tiềm năng của các ứng viên nội bộ cho các vị trí chủ chốt. Điều này có thể liên quan đến đánh giá hiệu suất, đánh giá tài năng và kế hoạch phát triển cá nhân.
Hãy nhớ rằng, các tiêu chí và cân nhắc cụ thể có thể khác nhau dựa trên nhu cầu và bối cảnh riêng của tổ chức bạn. Điều cần thiết là điều chỉnh quy trình đánh giá để phù hợp với các giá trị và ưu tiên chiến lược của công ty bạn.