Tài Nguyên

Contact Me!

QR Code!

Đo lường tiến độ thành công của kế hoạch kế nhiệm

Mẫu phát triển cá nhân trong doanh nghiệp

Mẫu hồ sơ ứng viên

Xây dựng ghế dự bị kế nhiệm

Mẫu khảo sát đề cử ứng viên kế nhiệm

Xây dựng Hồ sơ thành công

Xác định các vai trò quan trọng trong tổ chức của bạn

Hướng dẫn lập kế hoạch kế nhiệm chi tiết

Home

Lập kế hoạch kế nhiệm là một quy trình chiến lược thiết yếu để đảm bảo hoạt động liên tục khi có sự thay đổi nhân tài. Hướng dẫn lập kế hoạch kế nhiệm làm cho quy trình này trở nên đơn giản bằng cách hướng dẫn bạn những gì được yêu cầu ở mọi giai đoạn của quy trình.

Tại sao phải lập kế hoạch cho sự kế vị?

Hầu hết các tổ chức đều nhận ra tầm quan trọng của việc lập kế hoạch kế nhiệm, tuy nhiên cứ 3 công ty thì có hơn 1 công ty không có kế hoạch. Điều này có thể tốn kém.

Theo một nghiên cứu gần đây bởi Harvard Business Review (HBR), S&P 1500 mất gần 1 nghìn tỷ đô la giá trị thị trường mỗi năm do sự chuyển đổi CEO và C-suite được quản lý kém. HBR ước tính rằng việc lập kế hoạch kế nhiệm tốt hơn có thể giúp tăng định giá công ty hàng năm và lợi nhuận của nhà đầu tư lên 20-25%.

Kế nhiệm không có kế hoạch thường buộc các công ty phải thuê bên ngoài, thay vì hưởng lợi từ nguồn tài năng nội bộ phát triển tốt và hệ thống lãnh đạo để nuôi dưỡng sự kế thừa.

Quy trình lập kế hoạch kế nhiệm của SIGMA

Hướng dẫn Lập kế hoạch Kế nhiệm phác thảo quy trình lập kế hoạch trong 6 giai đoạn. Mỗi giai đoạn có các công cụ và mẫu riêng. Bản phác thảo lập kế hoạch kế nhiệm dễ thực hiện này sẽ hướng dẫn bạn cách lập kế hoạch kế nhiệm trong tổ chức của mình:

Xác định vai trò quan trọng

Xác định những vai trò mà tổ chức của bạn nên nhắm mục tiêu thông qua chương trình kế nhiệm.

Xây dựng hồ sơ thành công

Mô tả thành phần tài năng cần thiết cho từng vai trò quan trọng hiện nay và trong tương lai.

Đề cử người kế nhiệm

Chọn ứng cử viên cho từng vai trò quan trọng thông qua một cuộc khảo sát đề cử.

Đánh giá nhu cầu thành công

Tóm tắt hồ sơ tài năng của từng ứng viên và xác định các khoảng trống cần nhắm mục tiêu thông qua quá trình phát triển.

Phát triển tài năng

Chuẩn bị kế hoạch phát triển cho ứng viên và theo dõi các hoạt động phát triển của họ.

Đo lường tiến độ

Đo lường tác động của kế hoạch kế nhiệm của bạn.

Bước 1: Xác định các vai trò quan trọng

Bước quan trọng đầu tiên trong quy trình lập kế hoạch kế nhiệm là xác định các vai trò quan trọng. Để xác định các vị trí quan trọng, hãy sử dụng Bảng câu hỏi xác định vai trò quan trọng của chúng tôi.

Công cụ này sẽ giúp bạn sắp xếp các vị trí chủ chốt và ưu tiên lập kế hoạch kế nhiệm dựa trên tầm quan trọng của từng vai trò đối với tổ chức của bạn và mức độ cấp thiết của nhu cầu lập kế hoạch kế nhiệm.

Bắt đầu với nhóm của riêng bạn, sau đó mở rộng bài tập này cho nhiều nhóm và cấp độ của tổ chức.

Bước 2: Soạn thảo hồ sơ thành công

Sau khi bạn đã xác định vai trò quan trọng của tổ chức, giai đoạn tiếp theo là phác thảo hồ sơ thành công. Hồ sơ thành công là khuôn mẫu cho các kỹ năng và khả năng cần thiết để thành công ở một vị trí cụ thể. Hồ sơ thành công tương tự như mô tả công việc ở chỗ chúng bao gồm nhân khẩu học của vị trí (vị trí, cấp độ, báo cáo trực tiếp) và yêu cầu về vai trò (yêu cầu về trình độ học vấn, kỹ năng cần thiết và nhiệm vụ cần biết).

Tuy nhiên, một hồ sơ thành công vượt xa các mô tả công việc truyền thống ở chỗ nó cũng bao gồm các năng lực lãnh đạo cần thiết để thành công trong một vai trò hoặc sẽ cần thiết để thành công trong tương lai. Sử dụng Mẫu Hồ sơ Thành công để phác thảo hồ sơ thành công cho từng vai trò quan trọng trong tổ chức của bạn.

Bước 3: Đề Cử Ứng Viên Kế Vị

Khi hồ sơ thành công đã được xây dựng cho từng vai trò quan trọng, bạn đã sẵn sàng đề cử người kế nhiệm. Bắt đầu quá trình này bằng cách sử dụng Khảo sát Đề cử Ứng viên Kế nhiệm để giúp nhóm lập kế hoạch kế nhiệm của bạn đánh giá tiềm năng của từng ứng viên.

Kết quả từ cuộc khảo sát đề cử được sử dụng để đưa ra một dự thảo Băng ghế kế nhiệm nhằm nhóm những người kế nhiệm dựa trên mức độ sẵn sàng của họ và cung cấp thước đo ‘kiểm tra mắt’ về sức mạnh băng ghế dự bị cho vai trò của người đương nhiệm. Ghế kế nhiệm được duy trì tốt cũng là một cách tuyệt vời để đo lường mức độ thành công của kế hoạch kế nhiệm tổng thể của bạn.

Để điền vào bản khảo sát đề cử, hãy bắt đầu bằng cách cho biết tên của ứng cử viên và vị trí quan trọng mà họ đang được xem xét. Đối với mỗi ứng viên kế nhiệm, hãy đánh giá mức độ tin cậy của bạn về khả năng thực hiện tiềm năng của họ đối với vai trò này và đưa ra mốc thời gian ước tính về khoảng thời gian ứng viên sẽ cần trước khi họ sẵn sàng đảm nhận vị trí này.

Đối với những ước tính này, điều quan trọng là phải xem xét thông tin đầu vào từ nhiều nguồn. Cân nhắc việc tham khảo ý kiến của những người đương nhiệm, quản lý cấp cao và nhóm cố vấn kế nhiệm, các nhà lãnh đạo, đồng nghiệp và cấp dưới trực tiếp của ứng viên kế nhiệm. Để thêm ngữ cảnh vào đánh giá của bạn, hãy lưu ý mọi thông tin bổ sung về người kế nhiệm tiềm năng và kỹ năng của họ cùng với xếp hạng của họ. Đảm bảo hoàn thành Khảo sát đề cử người kế vị cho mỗi ứng cử viên kế nhiệm.

Khi bạn đã hoàn thành bản khảo sát cho từng ứng viên, hãy điền vào Mẫu Băng ghế Kế nhiệm để sắp xếp xem ai là ứng viên hàng đầu cho từng vị trí quan trọng trong tổ chức của bạn. Để điền vào biểu mẫu này, trước tiên hãy cho biết thông tin đương nhiệm và khẩn cấp cho vị trí chủ chốt và liệt kê các ứng cử viên kế nhiệm theo ba cấp độ:

Cấp độ A: Ứng viên kế vị sẵn sàng cho vai trò trong vòng chưa đầy 3 năm
Cấp độ B: Các ứng viên kế nhiệm sẵn sàng cho vai trò trong 3 đến 5 năm
Cấp độ C: Người kế nhiệm tiềm năng đã sẵn sàng cho vai trò trong hơn 5 năm

Cung cấp tên và nhân khẩu học cho từng ứng viên kế nhiệm và ghi lại tiến trình của họ theo thời gian. Sử dụng Bảng tính kế nhiệm để theo dõi sức mạnh tổng thể của băng ghế kế nhiệm của bạn cũng như để theo dõi sự thành công của từng ứng viên trong việc cải thiện kỹ năng của họ và trở thành những ứng viên đủ tiêu chuẩn hơn theo thời gian.

Bước 4: Đánh giá nhu cầu phát triển

Trước khi bạn có thể bắt đầu quá trình phát triển, bạn sẽ cần đánh giá nhu cầu phát triển của từng ứng viên kế vị. Để làm điều này, hãy điền vào Mẫu Hồ sơ Ứng viên. Trên mẫu này, bạn sẽ chỉ ra thông tin vị trí mục tiêu và báo cáo nhân khẩu học, trình độ học vấn và kinh nghiệm của ứng viên kế vị.

Sử dụng Hồ sơ thành công của bạn để cung cấp tiêu chí cho vị trí và sử dụng các đánh giá đã được xác thực để đánh giá ứng viên kế nhiệm về các phẩm chất cần thiết cho vai trò mục tiêu. Liệt kê những khoảng cách đáng chú ý giữa các kỹ năng hiện tại của ứng viên và những kỹ năng cần thiết cho vị trí mục tiêu trong từng hạng mục, sau đó sử dụng bảng tính này để xác định các ưu tiên cho sự phát triển của ứng viên và các cơ hội phát triển tài năng.

Bước 5: Phát triển tài năng

Sau khi đánh giá nhu cầu phát triển, bạn có thể bắt đầu quá trình phát triển tài năng. Để giúp cấu trúc quy trình này, chúng tôi đã tạo Biểu mẫu Hành động Phát triển để xác định những khoảng trống về nhân tài và cho phép bạn theo dõi tiến trình phát triển của các ứng viên kế nhiệm. Mỗi người kế nhiệm tiềm năng của bạn nên có Biểu mẫu Hành động Phát triển của riêng họ được xem xét hàng năm để giúp xây dựng sự sẵn sàng của họ cho các vai trò trong tương lai.

Để điền vào mẫu này, hãy bắt đầu bằng cách cung cấp thông tin về ứng viên kế nhiệm và vai trò hiện tại của họ trong tổ chức. Liệt kê tất cả các vị trí mà một cá nhân có thể là ứng cử viên. Tiếp theo, chọn các lĩnh vực phát triển hàng đầu từ Hồ sơ ứng viên và xếp hạng các cơ hội phát triển của ứng viên dựa trên 2 tiêu chí:

Khoảng cách lớn nhất giữa các yêu cầu về vai trò và khả năng của ứng viên kế vị là gì?
Các kỹ năng quan trọng nhất hoặc được sử dụng thường xuyên của vai trò là gì?

Làm việc với ứng viên kế nhiệm để điền vào Biểu mẫu Hành động Phát triển của họ và cùng nhau quyết định nên tập trung vào lĩnh vực phát triển tài năng nào trong ngắn hạn, trung hạn và dài hạn.

Sau khi bạn đã chọn các lĩnh vực phát triển hàng đầu, hãy quyết định các hoạt động phát triển tài năng cụ thể. Đảm bảo rằng bạn làm việc cùng với từng ứng viên kế nhiệm để tìm các cơ hội phát triển phù hợp và dễ tiếp cận mà họ quan tâm. Cố gắng cung cấp một loạt các hoạt động để đảm bảo ứng viên được đào tạo toàn diện và sử dụng bảng tính này để theo dõi tiến độ và hoàn thành.

Bước 6: Đo lường tiến độ

Đo lường thành công là một phần thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng trong mọi kế hoạch kế nhiệm vì nó cho phép bạn theo dõi và thông báo tiến độ hàng năm. Đặt lời nhắc lịch để xem xét, so sánh và thông báo tiến độ sáu tháng một lần (tối thiểu). Ngay cả khi bạn chỉ theo dõi một số liệu, hãy tập thói quen ghi lại nó, đính kèm giá trị bằng tiền $ nếu có thể và truyền đạt giá trị đó cho các bên liên quan.

Sử dụng Thẻ điểm Tiến bộ Tài năng để xem xét kết quả của chương trình kế nhiệm của bạn trên nhiều chỉ số khác nhau, bao gồm số tiền tiết kiệm được, ngăn chặn sự chậm trễ và cải thiện các quy trình nhân sự hiện có. Những chỉ số này sẽ giúp bạn truyền đạt thành công tới lãnh đạo cấp cao, ứng viên kế nhiệm và toàn bộ tổ chức.