- Home
- Project
QR Code!
Quản lý dòng tiền
Dòng tiền của bạn là số tiền bạn có được từ doanh thu và chi tiêu.
Ngay cả các doanh nghiệp có lợi nhuận cũng có thể thất bại nếu dòng tiền không được quản lý đúng cách. Nếu bạn không có đủ tiền để trả cho người cho vay hoặc nhà cung cấp của mình, ngân hàng có thể tịch thu tài sản và nhà cung cấp có thể chấm dứt hợp đồng.
Tìm hiểu cách bạn có thể tránh điều này bằng cách quản lý dòng tiền, kiểm soát chi phí và tăng lợi nhuận.
Cải thiện dòng tiền của bạn
Nhiều lĩnh vực kinh doanh của bạn có thể ảnh hưởng đến lượng tiền mặt bạn có sẵn. Điều này có thể bao gồm:
- điều khoản thanh toán của khách hàng
- nhà cung cấp điều khoản thanh toán
- thanh toán khoản vay
- quyết định chi tiêu trong tương lai.
Tìm hiểu cách quản lý tốt hơn các lĩnh vực khác nhau trong doanh nghiệp của bạn để cải thiện dòng tiền của bạn.
Việc nắm giữ quá nhiều hàng tồn kho sẽ làm hạn chế tiền mặt và tăng chi phí lưu trữ và bảo hiểm. Thực hành kiểm soát hàng tồn kho tốt để giữ hàng tồn kho ở mức hiệu quả.
Quản lý cẩn thận các con nợ và chủ nợ của bạn để đảm bảo dòng tiền vào và ra khỏi doanh nghiệp của bạn đều đặn. Bạn có thể cần phải:
- theo dõi các tài khoản quá hạn
- phát triển các chính sách tín dụng tốt để giữ tiền mặt
- đàm phán các điều khoản thanh toán dài hơn với các nhà cung cấp
- lập thời gian hóa đơn và thanh toán của bạn để bạn nhận được khoản thanh toán từ khách hàng trước khi bạn phải trả tiền cho nhà cung cấp.
Để tăng thu nhập của bạn:
- xem lại giá của bạn
- sử dụng một chiến dịch quảng cáo
- cải thiện dịch vụ khách hàng của bạn để xây dựng lòng trung thành
- xem xét phát triển doanh nghiệp của bạn.
Tìm hiểu thêm về các chiến lược để tăng doanh thu của bạn.
Tìm cách giảm chi phí kinh doanh liên tục của bạn, chẳng hạn như:
- giảm nhân viên làm thêm giờ và kiểm soát chi phí
- làm cho doanh nghiệp của bạn trở nên thân thiện với môi trường hơn (điều này có thể làm giảm chi phí như hóa đơn điện, nước và giảm thiểu lãng phí)
- cải thiện hiệu quả hoạt động và vật liệu (đạt được nhiều hơn trong thời gian ngắn hơn).
Hãy nhớ truyền đạt rõ ràng các chính sách của bạn để tất cả nhân viên đều biết và giúp bạn giảm chi phí.
Xem xét khi nào bạn đến hạn được khách hàng thanh toán và khi nào bạn cần thanh toán cho các chi phí của mình. Đảm bảo rằng bạn có đủ tiền vào ngày đến hạn thanh toán chi phí, để bạn có đủ tiền đáp ứng thời hạn thanh toán và khoản vay.
Tổng số tiền cuối tháng của bạn có thể là dòng tiền dương, tuy nhiên tài chính của bạn vẫn có thể không lành mạnh. Các chủ nợ như ngân hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ tiện ích có thể tính phí trả chậm hoặc quyết định chấm dứt hợp đồng và thỏa thuận nếu bạn liên tục thanh toán trễ. Nó cũng có thể ảnh hưởng đến xếp hạng tín dụng của bạn dẫn đến tăng phí vay hoặc khả năng tiếp cận tài chính tăng trưởng.
- So sánh dòng tiền của bạn với các doanh nghiệp tương tự để xác định nơi bạn đang chi tiêu quá mức hoặc chi tiêu quá mức. Tìm hiểu thêm về điểm chuẩn doanh nghiệp của bạn.
- Các tỷ số tài chính thường sử dụng dòng tiền để đo lường hoạt động kinh doanh của bạn và theo dõi tiến trình của bạn. Các tỷ lệ này cũng được người cho vay và nhà đầu tư sử dụng để xác định tình trạng tài chính của doanh nghiệp bạn. Các khoản phải thu và các khoản phải trả là các tỷ lệ hữu ích để cải thiện thời gian giữa hoàn thành công việc và thanh toán.
- So sánh số tiền dự đoán của bạn với số tiền thực tế để theo dõi hiệu suất.
Cân nhắc theo dõi dòng tiền của bạn hàng ngày nếu bạn cho rằng doanh nghiệp của mình có thể gặp vấn đề về dòng tiền.
Khi bạn hiểu rõ về dòng tiền của mình, bạn có thể sử dụng thông tin đó để đo lường hiệu suất của mình và đưa ra quyết định sáng suốt.
- Xem xét xem một quyết định có thể tác động như thế nào đến dòng tiền: Khi đưa ra quyết định về các mục tiêu hoặc giao dịch mua cụ thể, hãy xem xét điều này có thể tác động như thế nào đến dòng tiền của bạn. Ví dụ: một chiến dịch quảng cáo sẽ làm tăng chi phí của bạn (và giảm dòng tiền của bạn), nhưng kết quả là doanh thu tăng thêm có thể làm tăng doanh thu của bạn (và tăng lại dòng tiền của bạn). Bạn có thể cần một chiến lược để trang trải sự thiếu hụt tiền mặt tạm thời có thể xảy ra để đạt được lợi ích lâu dài.
- Sử dụng báo cáo tài chính để giám sát dòng tiền Báo cáo và dự báo dòng tiền của bạn có thể giúp bạn xác định các cơ hội hoặc rủi ro tài chính và đảm bảo doanh nghiệp của bạn đang đi theo hướng bạn muốn.
- Tạo dự báo về dòng tiền: Để nhận được tài trợ từ những người cho vay, bạn có thể cần một dự báo về dòng tiền để chứng minh rằng bạn có thể trả nợ. Nếu bạn đang cân nhắc vay nợ, hãy xem xét việc trả nợ sẽ ảnh hưởng như thế nào đến dòng tiền trong tương lai của bạn.
Hiểu dòng tiền của bạn sẽ giúp bạn đưa ra quyết định sáng suốt về việc cải thiện lợi nhuận và hiệu suất của bạn.
Cung cấp tín dụng
Cung cấp tín dụng dưới dạng tùy chọn thanh toán cho phép khách hàng của bạn mua sản phẩm hoặc dịch vụ mà không phải trả trước. Điều này có thể có rủi ro, vì vậy hãy đảm bảo bạn có các chính sách tốt để giảm thiểu rủi ro đối với dòng tiền của mình.
Cung cấp tín dụng cũng có thể có lợi cho dòng tiền của bạn vì nó:
- khuyến khích khách hàng tăng tốc hoặc tăng chi tiêu
- mang lại cho bạn một lợi thế cạnh tranh trong thị trường của bạn.
Bạn phải cân nhắc khả năng tăng doanh thu với nguy cơ giảm dòng tiền.
Tạo một chính sách về quản lý tín dụng vạch ra rõ ràng các thủ tục cần tuân theo khi cung cấp tín dụng cho khách hàng
Rủi ro trong cấp tín dụng
- Dòng tiền giảm —các khoản thanh toán của khách hàng bị trì hoãn làm giảm khả năng mua hàng của bạn từ các nhà cung cấp. Bạn có thể tiếp cận tài chính con nợ để giảm rủi ro này.
- Giảm tỷ suất lợi nhuận —bán hàng tín dụng tài trợ làm giảm tỷ suất lợi nhuận của bạn và được thể hiện trên báo cáo lãi lỗ của bạn. Hãy ghi nhớ điều này khi định giá sản phẩm và dịch vụ của bạn.
- Các khoản nợ lớn —các khoản nợ chưa thanh toán có thể gây ra rủi ro kinh doanh, đặc biệt nếu các khoản nợ này là các giao dịch lớn, đơn lẻ.
Thẩm định tín dụng
Đánh giá tín dụng có thể giúp bảo vệ doanh nghiệp của bạn khi bạn muốn cấp tín dụng cho khách hàng. Việc đánh giá liên quan đến việc xem xét lịch sử tài chính của khách hàng để đảm bảo họ có thành tích tốt trong việc thanh toán đúng hạn.
Trước khi cung cấp tín dụng, hãy yêu cầu khách hàng của bạn hoàn thành và ký vào mẫu đơn xin tín dụng. Các điều khoản và điều kiện của mẫu đơn sẽ cung cấp cho bạn quyền tiến hành đánh giá.
Bạn sẽ cần thu thập thông tin cụ thể từ khách hàng của mình để tiến hành đánh giá tín dụng.
Đối với khách hàng cá nhân, thu:
- một chữ ký xác nhận tất cả các điều khoản và điều kiện được hiểu và đồng ý
- chi tiết nhận dạng và liên lạc
- phê duyệt để tiến hành kiểm tra tín dụng khi cần thiết.
Đối với khách hàng doanh nghiệp, thu thập:
- chi tiết toàn diện của tất cả các giám đốc, đối tác hoặc chủ sở hữu
- ít nhất 3 tài liệu tham khảo tín dụng thương mại
- một chữ ký của người nộp đơn
- chứng thư bồi thường và bảo lãnh cho khách hàng doanh nghiệp.
Xem xét các lĩnh vực sau để giúp bạn xác định khả năng thanh toán đầy đủ và đúng hạn của khách hàng.
- Uy tín và ổn định tài chính
- Mua báo cáo tín dụng để truy cập thông tin chi tiết về lịch sử thanh toán, điểm tín dụng tổng thể và mô hình giao dịch của khách hàng.
- Yêu cầu tài liệu tham khảo từ các doanh nghiệp khác mà khách hàng của bạn đã xử lý. Điều này sẽ cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về thói quen thanh toán của họ (thường xuyên đúng hạn hay trễ hạn) và giá trị các giao dịch mua mà họ đã thực hiện trước đây.
- Tình hình tài chính và triển vọng tương lai
- Yêu cầu tài liệu tham khảo từ ngân hàng của khách hàng hoặc bản sao hồ sơ tài chính của họ. Điều này có thể bao gồm các tài khoản hàng năm đã được kiểm toán, báo cáo lưu chuyển tiền tệ hiện tại hoặc hồ sơ về các đơn đặt hàng kỳ hạn và bán hàng.
- Ngành hoặc xu hướng ngành
- Kiểm tra các điều kiện kinh tế tổng thể (ví dụ: dự báo về các điều kiện kinh tế khó khăn sắp tới có thể làm tăng mức độ rủi ro tín dụng).
- Nghiên cứu những thay đổi về quy định hoặc chính sách sắp tới có ảnh hưởng đến ngành của bạn hoặc ngành của khách hàng của bạn.
- Tìm hiểu về các điều kiện giao dịch trong lĩnh vực khách hàng của bạn. Điều này có thể bao gồm các đối thủ cạnh tranh mới hoặc chi phí gia tăng đáng kể đối với nguyên liệu hoặc vật tư chính.
Quyết định có cung cấp tín dụng hay không
Căn cứ quyết định cuối cùng của bạn để cung cấp tín dụng trên dữ liệu bạn đã thu thập, cụ thể:
- tài liệu tham khảo tín dụng thương mại
- kết quả báo cáo tín dụng
- đối với các doanh nghiệp, khoảng thời gian họ đã hoạt động và tình hình tài chính
- thỏa thuận điều khoản tín dụng và bảo lãnh của giám đốc được ký đầy đủ.
Cung cấp phản hồi nhanh chóng bằng văn bản cho khách hàng của bạn phê duyệt hoặc từ chối khoản tín dụng hoặc yêu cầu thêm thông tin.
Câu trả lời phải chỉ rõ:
- số lượng tín dụng
- điều kiện tín dụng
- người bảo lãnh (kể cả hình thức bảo lãnh)
- hình phạt và các điều khoản mặc định
- bất kỳ điều khoản và điều kiện nào khác.
Nếu bạn quyết định cung cấp tín dụng, khách hàng của bạn phải chính thức ủy quyền và thông báo cho bạn về chính sách thanh toán của họ (ví dụ: những người trong doanh nghiệp của họ có thể sử dụng tín dụng thay mặt họ).
Quản lý con nợ
Cách bạn quản lý con nợ có tác động đến dòng tiền của bạn.
Sử dụng một hệ thống hồ sơ tốt để theo dõi những khách hàng nợ tiền bạn. Điều này sẽ giúp bạn theo dõi các khoản thanh toán quá hạn và kiểm soát dòng tiền của mình.
Con nợ tài chính
Nếu các khoản nợ chưa thanh toán đang ảnh hưởng đến dòng tiền của bạn, hãy cân nhắc sử dụng tài chính của bên nợ để giải phóng tiền mặt.
Tài chính cho con nợ liên quan đến việc một tổ chức tài chính mua các khoản nợ của bạn, thu một khoản phí và cung cấp cho bạn số tiền mặt, sau đó thay mặt bạn thu nợ.
Mặc dù điều này sẽ mang lại tiền mặt và cho bạn thời gian để tập trung vào các khía cạnh khác của doanh nghiệp, nhưng nó sẽ làm giảm tỷ suất lợi nhuận của bạn.
Lợi ích của tài chính con nợ
Tài chính cho con nợ có thể cung cấp dòng tiền ổn định, với khả năng tiếp cận tới 90% giá trị hóa đơn chưa thanh toán. Điều này cho phép bạn:
- thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn và nhận chiết khấu theo số lượng
- tăng doanh số bán hàng bằng cách cung cấp các điều khoản thanh toán mở rộng cho khách hàng
- tăng mức tồn kho để tăng nhu cầu
- kết hợp dòng tiền với hiệu quả kinh doanh và tăng trưởng
- nâng cấp thiết bị và sản xuất và bán nhiều hàng hóa hoặc dịch vụ hơn
- tránh ràng buộc tài sản cá nhân, vì tài chính của con nợ chỉ dựa vào tài sản kinh doanh.
Giảm giá hóa đơn bí mật
Chiết khấu hóa đơn bí mật cung cấp cho doanh nghiệp nguồn vốn tiền mặt ngay lập tức cho phần lớn số tiền còn nợ mà khách hàng không hề hay biết.
Chiết khấu hóa đơn liên quan đến việc các doanh nghiệp thực hiện các khoản vay ngắn hạn bằng cách sử dụng các khoản nợ chưa thanh toán làm bảo đảm. Doanh nghiệp của bạn vẫn kiểm soát việc giao dịch với khách hàng và thu tiền thanh toán.
Quản lý thanh toán chậm cho nhà cung cấp
Luôn cố gắng thanh toán cho nhà cung cấp đúng hạn. Nếu bạn đang ở trong tình huống cần trì hoãn thanh toán, hãy đảm bảo rằng bạn biết cách quản lý các vấn đề mà bạn có thể gặp phải với nhà cung cấp của mình.
Mối quan hệ tốt với các nhà cung cấp của bạn có thể giúp ích nếu bạn cần yêu cầu một số sự linh hoạt.
Xây dựng mối quan hệ tốt thông qua giao tiếp hiệu quả và bằng cách đáp ứng các yêu cầu hợp đồng một cách kịp thời. Thanh toán hóa đơn đúng hạn khi có thể sẽ giúp bạn có cơ hội tốt hơn để yêu cầu gia hạn.
Luôn trung thực về hoàn cảnh của bạn. Hầu hết các nhà cung cấp sẽ hiểu các vấn đề về dòng tiền và có thể đã từng gặp vấn đề tương tự trước đây.
Kiểm tra xem yêu cầu của bạn có thực tế và hợp lý không. Nếu bạn tiếp cận một nhà cung cấp với một đề xuất phi thực tế, rất có thể họ sẽ từ chối ngay lập tức.
Không giả mạo thông tin, xuyên tạc hoàn cảnh của bạn hoặc nói dối nhà cung cấp về lý do bạn cần gia hạn thanh toán. Nhà cung cấp của bạn không chỉ có khả năng thu hồi bất kỳ điều khoản mới nào được đưa ra, mà bạn cũng khó có thể nhận được bất kỳ thiện chí nào từ họ trong tương lai. Nó cũng có thể làm hỏng danh tiếng của bạn trong ngành của bạn.
Nếu ban đầu nhà cung cấp của bạn không đồng ý gia hạn các điều khoản thanh toán của bạn, hãy chuẩn bị sẵn một kế hoạch thực tế để đưa ra cho họ.
Nghĩ về:
- cách làm việc thông thường trong ngành của bạn
- những gì bạn có thể cung cấp cho họ để đổi lấy gia hạn thanh toán—đề xuất cần phải có lợi cho cả hai bên
- các điều khoản thanh toán mà bạn sẵn sàng cung cấp cho các nhà cung cấp của riêng bạn
- bạn nợ bao nhiêu và yêu cầu của bạn có thể ảnh hưởng đến dòng tiền của họ như thế nào.