Ngân sách & dự báo

Bắt đầu bằng cách xác định khoảng thời gian dự báo của bạn. Đây có thể là hàng tháng (phổ biến nhất), hàng quý hoặc hàng năm, tùy thuộc vào cách doanh nghiệp của bạn xử lý hóa đơn. Ví dụ: nếu doanh nghiệp của bạn nhận doanh số bán hàng hàng ngày từ nhiều khách hàng khác nhau, hãy tạo dự báo hàng tháng. Nếu bạn chỉ lập hóa đơn cho một số lượng nhỏ khách hàng hàng quý, bạn có thể muốn khoảng thời gian dự báo dài hơn.

Dựa trên các dự đoán trong tương lai của bạn từ các báo cáo tài chính trong quá khứ. Có thể có các xu hướng nhất quán hàng tháng hoặc hàng năm cho phép bạn dự đoán chính xác thu nhập liên tục. Điều chỉnh dự báo của bạn khi xu hướng thay đổi.

Nếu doanh nghiệp của bạn mới và không có lịch sử tài chính, hãy sử dụng chi phí dự kiến ​​của bạn. Tìm hiểu xem doanh nghiệp của bạn đang chi tiêu bao nhiêu để biết bạn cần kiếm được bao nhiêu để tạo ra lợi nhuận.

Bạn có thể cần cập nhật dự đoán của mình trong suốt thời kỳ nếu thu nhập của bạn dao động hoặc số liệu bán hàng dự kiến ​​thay đổi.

Hãy nhớ bao gồm tất cả các dòng tiền vào trong tương lai, ngay cả khi chúng không liên quan đến thu nhập hoặc doanh thu. Điều này có thể bao gồm:

• nếu bạn được hoàn trả một khoản vay
• bán tài sản
• các khoản thanh toán trợ cấp của chính phủ.

Dòng tiền âm là tiền đang chảy ra khỏi doanh nghiệp của bạn (chi phí của bạn).

Chi phí bao gồm mọi thứ từ vật tư văn phòng đến lương nhân viên, quản lý và chi phí nhiên liệu nếu doanh nghiệp của bạn sở hữu một chiếc xe. Phân loại chi phí của bạn càng nhiều càng tốt để giúp quản lý dự báo của bạn trong tương lai.

Hãy chắc chắn rằng bạn bao gồm các khoản tiền mặt khác ngoài chi phí hàng tháng liên tục của bạn. Đây có thể là mua tài sản hoặc tài sản, hoặc thanh toán một lần.

Sau khi bạn có phác thảo về dòng tiền vào và dòng tiền ra, hãy thêm các con số vào dự báo của bạn. Bạn có thể làm điều này khi có số liệu chi phí và thu nhập. Hoàn thành các dự đoán của bạn và sau đó thêm chúng để tạo tài liệu cuối cùng của bạn.

Khi bạn đã cộng tiền mặt đến và đi, bạn sẽ có thể ước tính số dư tiền mặt cuối kỳ của mình cho mỗi kỳ – đây là số tiền mặt bạn sẽ còn lại. Con số này sau đó được chuyển thành số dư tiền mặt đầu kỳ của bạn cho giai đoạn tiếp theo.

Khi bạn đã hoàn thành dự báo dòng tiền của mình, bạn sẽ tiếp tục sử dụng nó trong suốt thời kỳ để xem xét dòng tiền thực tế so với ước tính ban đầu của mình. Xem xét điều này thường xuyên – hàng tuần hoặc hai tuần một lần được khuyến nghị. Xác định bất kỳ sự khác biệt nào và điều chỉnh ngân sách, kế hoạch kinh doanh và kỳ vọng của bạn để cải thiện dòng tiền của bạn.

Xem lại kết quả của bạn vào cuối mỗi tháng và so sánh những kết quả này với ngân sách và dự báo của bạn. Lưu ý bất kỳ phương sai nào và theo dõi xem đây có phải là:

• xảy ra một lần (được gọi là phương sai thời gian, trong đó bạn có thể không đạt được mục tiêu của mình trong tháng này nhưng có khả năng đạt được trong các khoảng thời gian trong tương lai)
  • ví dụ: ngày kết thúc hợp đồng bị trì hoãn bất ngờ, nghĩa là doanh thu sẽ được tạo ra muộn hơn dự kiến
• một xu hướng vĩnh viễn mới nổi (được gọi là phương sai vĩnh viễn, trong đó các ước tính của bạn không có khả năng xảy ra)
  • ví dụ: doanh nghiệp của bạn không giành được hợp đồng, nghĩa là bạn sẽ không tạo ra doanh thu như dự báo.

Sử dụng dữ liệu này để quyết định xem bạn có cần điều chỉnh dự báo dòng tiền hay cơ cấu lại ngân sách của mình hay không.