- Home
- Project
QR Code!
Quản lý và lãnh đạo trong một doanh nghiệp nhỏ
Sự khác biệt giữa vai trò quản lý và lãnh đạo
Quản lý và lãnh đạo bổ sung cho nhau, nhưng chúng có những chức năng khác nhau:
- Các nhà lãnh đạo khuyến khích và truyền cảm hứng cho nhân viên để đạt được các mục tiêu của một doanh nghiệp.
- Người quản lý quản lý nhân viên và các hoạt động để đạt được những mục tiêu này.
Cả hai vai trò đều cần thiết. Một nhà lãnh đạo chỉ có thể truyền cảm hứng cho một nhóm đi đến thành công nếu có một cơ cấu quản lý đảm bảo các nhiệm vụ cần thiết được thực hiện. Tương tự như vậy, một nhà lãnh đạo muốn đạt được hiệu quả không nên dành quá nhiều thời gian để quản lý và không đủ thời gian để lãnh đạo.
Trong hầu hết các doanh nghiệp nhỏ, các nhà quản lý cũng có xu hướng đảm nhận vai trò lãnh đạo. Thật không may, không phải tất cả các nhà quản lý đều có phẩm chất lãnh đạo phù hợp. Nhân viên thường chỉ nghe và làm theo chỉ đạo, yêu cầu của người quản lý vì chức danh, cấp bậc của người quản lý trong doanh nghiệp.
Hậu quả của lãnh đạo và quản lý yếu kém
Lãnh đạo và quản lý kém có thể ảnh hưởng đến doanh nghiệp của bạn theo nhiều cách. Nó có thể, ví dụ:
- gây ra sự thiếu định hướng và ngăn cản bạn đạt được các mục tiêu kinh doanh
- giảm năng suất và lợi nhuận
- sự hài lòng của khách hàng thấp hơn
- lãng phí nguồn lực kinh doanh
- gây ra giao tiếp và làm việc nhóm kém
- dẫn đến nhân viên không có động lực và không hài lòng và tăng doanh thu của nhân viên
- tạo ra một văn hóa làm việc độc hại
- làm tổn hại danh tiếng của doanh nghiệp của bạn.
Là một nhà lãnh đạo giỏi
Các nhà lãnh đạo giỏi đóng một vai trò quan trọng trong việc thiết lập tầm nhìn và giá trị kinh doanh, đồng thời truyền cảm hứng cho nhân viên chấp nhận và hỗ trợ những điều này. Họ cũng thúc đẩy và hướng dẫn nhân viên đạt được mục tiêu kinh doanh. Kỹ năng lãnh đạo tốt có thể giúp doanh nghiệp:
- ra quyết định hiệu quả hơn
- tập trung vào tầm nhìn của họ
- đạt được mục tiêu của họ.
Mọi người thường liên kết khả năng lãnh đạo với một vị trí cụ thể trong doanh nghiệp, nhưng không có vị trí, đặc điểm hay phẩm chất duy nhất nào xác định một nhà lãnh đạo giỏi. Là chủ doanh nghiệp, bạn sẽ cần phẩm chất lãnh đạo mạnh mẽ, nhưng khả năng lãnh đạo cũng có thể đến từ các trưởng nhóm, quản lý và nhân viên của bạn.
Đặc điểm của một nhà lãnh đạo giỏi
Thúc đẩy mọi người hướng tới một mục tiêu kinh doanh chung liên quan đến sự kết hợp của nhiều phong cách và chiến lược.
Các phong cách lãnh đạo khác nhau có thể được sử dụng vào những thời điểm khác nhau trong một doanh nghiệp, nhưng một số đặc điểm tính cách rất quan trọng đối với tất cả các nhà lãnh đạo. Bao gồm các:
- tự nhận thức — hiểu điểm mạnh và điểm yếu của chính bạn
- tính quyết đoán —khả năng đưa ra quyết định nhanh chóng khi cần thiết
- công bằng —đối xử với người khác một cách hợp lý và không thiên vị hay phân biệt đối xử
- nhiệt tình —bày tỏ thái độ tích cực, động viên
- chính trực — giành được sự tôn trọng của nhóm của bạn thông qua sự trung thực và đáng tin cậy
- kiến thức — theo kịp các sự kiện, số liệu và xu hướng có liên quan trong ngành của bạn
- sự sáng tạo và trí tưởng tượng —nảy ra những ý tưởng mới và sáng tạo hoặc thúc đẩy văn hóa nơi làm việc không
- chịu đựng —kiên trì khi mọi việc đi sai hướng.
Hành vi cần tránh
Ngoài ra còn có những đặc điểm mà bất kỳ nhà lãnh đạo thành công nào cũng sẽ tránh, ví dụ:
- giao tiếp kém —có thể dẫn đến hiểu lầm, sai sót và kém hợp tác
- miễn cưỡng ủy quyền —dẫn đến oán giận và làm việc kém hiệu quả
- sự thiên vị giữa các nhân viên —dẫn đến oán giận.
Là một nhà quản lý giỏi
Quản lý là giám sát, hỗ trợ và giám sát nhân viên để đảm bảo công việc được hoàn thành. Trọng tâm là đạt được các mục tiêu kinh doanh bằng cách lập kế hoạch, tổ chức và kiểm soát các nhiệm vụ, chức năng và nguồn lực kinh doanh.
Các nhà quản lý giỏi làm cho mọi thứ xảy ra. Họ:
- quản lý lịch trình và ngân sách
- giám sát năng suất
- quản lý hiệu suất
- làm việc với nhân viên của họ để giải quyết xung đột.
Kỹ năng quản lý
Một số kỹ năng quan trọng nhất bạn cần để trở thành một người quản lý giỏi bao gồm:
- kỹ năng giao tiếp mạnh mẽ, bao gồm cả kỹ năng lắng nghe
- kiến thức kỹ thuật, chuyên môn và ngành có liên quan
- kỹ năng làm việc nhóm và xây dựng đội nhóm
- kỹ năng tư duy phản biện, giải quyết vấn đề và ra quyết định
- khả năng tổ chức và ủy quyền
- kỹ năng đàm phán và quản lý xung đột
- tính nhất quán và độ tin cậy.
Các cách để cải thiện kỹ năng lãnh đạo và quản lý của bạn
- Huấn luyện là một hình thức học tập và phát triển có cấu trúc trong một khoảng thời gian nhất định để huấn luyện ai đó về một nhiệm vụ hoặc kỹ năng cụ thể.
- Nó thường có mục tiêu rõ ràng, có thể đo lường được.
- Nó rất hữu ích để cải thiện các kỹ năng quản lý và lãnh đạo doanh nghiệp vì thường khó có thể phát triển những kỹ năng này trong các buổi đào tạo một lần, riêng lẻ.
Tìm hiểu thêm về đào tạo nhân viên.
- Cố vấn là mối quan hệ trực tiếp với một người có nhiều kinh nghiệm hơn để chia sẻ kiến thức, kỹ năng và suy nghĩ.
- Nó thường có thể thúc đẩy cả người cố vấn và người được cố vấn và cải thiện kỹ năng của cả hai.
- Nó thường xuyên diễn ra và là một quá trình dài hơn huấn luyện.
Các buổi đào tạo nhóm và hội thảo có thể là một cách hiệu quả để đào tạo một số nhân viên về kỹ năng lãnh đạo và quản lý cùng một lúc.
Có rất nhiều chương trình đào tạo quản lý, lãnh đạo và phát triển chuyên môn. Những điều này phục vụ cho một loạt các cấp độ kỹ năng, từ những người quản lý có kinh nghiệm đến những nhân viên muốn chuyển sang vai trò quản lý.
- Kết nối mạng lưới là quan sát và nói chuyện với các nhà lãnh đạo và quản lý khác.
- Bạn có thể tận dụng cơ hội này để tìm hiểu xem họ đã phát triển kỹ năng lãnh đạo và quản lý như thế nào.
Tìm hiểu thêm: Kết nối mạng lưới trong kinh doanh.
Làm thế nào để tạo ra một nền văn hóa kinh doanh tích cực
Khả năng lãnh đạo và quản lý tốt sẽ giúp bạn xây dựng văn hóa công ty tuyệt vời và kinh doanh thành công. Những nhân viên cảm thấy thoải mái, gắn bó và tin rằng doanh nghiệp của bạn là một môi trường làm việc an toàn và tích cực, sẽ hoạt động tốt hơn và ít có khả năng rời đi.
Dưới đây là một số chiến lược chính giúp bạn xây dựng một môi trường kinh doanh thành công.
- Nói chuyện với nhóm của bạn. Đặt câu hỏi và lắng nghe tốt.
- Khuyến khích họ tham gia và đặt câu hỏi.
- Hãy suy nghĩ về phản hồi và quan điểm của họ.
- Dẫn bằng ví dụ.
- Làm việc cùng nhau như một đội.
- Hãy trung thực với nhóm của bạn.
- Thừa nhận khi bạn sai.
- Đừng đổ lỗi cho người khác khi mọi thứ không như ý muốn.
- Cố gắng giải quyết vấn đề cùng nhau.
- Làm những gì bạn nói bạn sẽ làm.
- Giao tiếp hiệu quả.
Hiểu sở thích và phong cách làm việc của bạn.
Biết:
- khi nào, như thế nào và ở đâu bạn làm việc tốt nhất
- cách bạn muốn giao tiếp với nhóm của bạn
- bạn muốn được công nhận như thế nào khi hoàn thành tốt công việc.
Khuyến khích nhân viên của bạn cũng tìm hiểu điều này về bản thân họ.
Tham khảo ý kiến nhóm của bạn khi bạn đưa ra quyết định:
- yêu cầu họ suy nghĩ, đầu vào và phản hồi
- khi bạn đưa ra quyết định, hãy thảo luận với nhóm của bạn – chia sẻ cách thức và lý do bạn đưa ra quyết định cũng như những phản hồi và yếu tố bạn đã cân nhắc.
Nhân viên có nhiều khả năng chấp nhận quyết định hơn nếu họ hiểu cách thức và lý do bạn đưa ra quyết định đó.
- Tạo cho doanh nghiệp của bạn một không gian nơi nhân viên của bạn cảm thấy thoải mái khi đặt câu hỏi và đưa ra phản hồi.
- Thực hiện phản hồi vào các quyết định và thực tiễn kinh doanh khi phù hợp.
- Cấp tín dụng khi tín dụng đến hạn.
- Chia sẻ thành công của cá nhân và nhóm trong toàn doanh nghiệp của bạn.
- Sắp xếp các cơ hội đào tạo và phát triển.
Bằng cách thành lập một nhóm tốt, bạn và nhân viên của mình có thể:
- chia sẻ khối lượng công việc và hoàn thành công việc nhanh hơn
- lấp đầy khoảng trống về kỹ năng và kiến thức
- xây dựng mối quan hệ làm việc mạnh mẽ
- khám phá những quan điểm, ý tưởng và cách thức làm việc khác nhau
- tập trung vào những vai trò mà bạn có thể đóng góp tốt nhất để xây dựng doanh nghiệp của mình
- giám sát và hỗ trợ lẫn nhau
- tạo môi trường học tập.
Khi thuê người, hãy xem xét những điều sau để tạo ra một đội mạnh:
- Thuê những người quan tâm và đam mê ý tưởng, sản phẩm hoặc dịch vụ của bạn.
- Đừng quyết định tuyển dụng dựa trên sự tương đồng của ai đó với bạn. Thuê những người khác với bạn có thể mang lại sự cân bằng và quan điểm mới cho nhóm của bạn.
- Chọn những người có kỹ năng giao tiếp, lắng nghe và giải quyết vấn đề tốt.
Tìm hiểu thêm cách tìm kiếm đúng nhân viên.
Đọc về những nơi làm việc có hiệu suất cao và tích cực để giúp bạn tạo ra một môi trường làm việc:
- tạo ra những nhân viên hài lòng và gắn bó
- tăng năng suất và lợi nhuận
- làm giảm doanh thu của nhân viên và các chi phí liên quan.
Phong cách quản lý
Là người quản lý, cách bạn xử lý các tình huống khác nhau trong doanh nghiệp của mình sẽ phụ thuộc vào phong cách quản lý mà bạn đang sử dụng.
Điều quan trọng là phải nhận thức được các phong cách quản lý khác nhau, tác động của chúng, ưu điểm và nhược điểm của chúng. Ngoài ra, hãy lưu ý về phong cách quản lý mà bạn có xu hướng sử dụng. Cân nhắc áp dụng các phong cách khác nhau tùy thuộc vào tình huống, nhiệm vụ đang được hoàn thành và nhân viên tham gia.
Các phong cách quản lý sau thường được sử dụng trong các doanh nghiệp nhỏ. Quản lý dân chủ thường là phong cách thành công nhất, nhưng sẽ có lúc các phong cách khác có thể hữu ích.
Các nhà quản lý dân chủ:
- tham khảo ý kiến nhóm của họ trước khi đưa ra quyết định cuối cùng
- cho phép các trưởng nhóm quyết định các nhiệm vụ sẽ được giải quyết như thế nào và ai sẽ thực hiện chúng
- khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia vào quá trình ra quyết định
- vẫn phải chịu trách nhiệm cuối cùng về các quyết định.
Thuận lợi
- Tư vấn nhóm của bạn có thể giúp xác định vấn đề sớm.
- Giao tiếp tốt có lợi cho tinh thần của nhân viên.
Nhược điểm
- Nó có thể tốn thời gian và giảm năng suất kinh doanh nếu bạn dành quá nhiều thời gian tư vấn.
Nhà quản lý quan liêu:
- muốn đảm bảo các thành viên trong nhóm tuân theo các quy tắc, quy trình và thủ tục
- mong đợi nhân viên thể hiện một thái độ chính thức, giống như kinh doanh tại nơi làm việc
- mong muốn nhân viên tôn trọng chuỗi mệnh lệnh nghiêm ngặt, với người quản lý có tiếng nói cuối cùng trong mọi quyết định.
Thuận lợi:
- Phong cách này có thể hiệu quả trong những tình huống mà sự an toàn là rất quan trọng.
Nhược điểm:
Nó có thể:
- không khuyến khích tính độc lập và sáng tạo của nhân viên
- đôi khi dẫn đến sự bực bội, vắng mặt và doanh thu nhân viên cao
- giảm năng suất dài hạn vì nhân viên có thể cảm thấy nhàm chán với công việc của họ.
Đây là một phong cách độc tài, trong đó người phụ trách:
- có toàn quyền và kiểm soát tất cả các quyết định
- kiểm soát công việc của nhóm và giám sát chặt chẽ từng công việc để đảm bảo hoàn thành đúng tiến độ và chính xác kế hoạch.
Thuận lợi:
- Phong cách này có thể hiệu quả trong những giai đoạn căng thẳng hoặc khủng hoảng.
Nhược điểm:
- Những nhân viên muốn có một số quyền kiểm soát đối với công việc của họ có thể trở nên thất vọng.
- Nó có thể bóp nghẹt những ý tưởng sáng tạo và đổi mới.
- Nó thường dẫn đến tình trạng vắng mặt và doanh thu của nhân viên tăng lên.
Đây là cách tiếp cận ‘ủy quyền’, trong đó người quản lý:
- rời nhóm của họ để tự mình tiếp tục công việc
- ủy quyền nhiều quyết định
- không liên quan nhiều đến các nhiệm vụ hoặc dự án của nhân viên.
Thuận lợi:
- Nhân viên có thể có cảm giác được trao quyền và thỏa mãn.
- Nó có thể thúc đẩy sự sáng tạo và đổi mới.
Nhược điểm:
- Nó đòi hỏi nhân viên phải có trách nhiệm và cam kết với công việc của họ.
- Bạn có thể không nhận thấy vấn đề cho đến khi chúng trở nên nghiêm trọng.
Ủy quyền
Ở một số giai đoạn với tư cách là chủ doanh nghiệp, bạn có thể thấy rằng mình không thể tự mình làm mọi thứ và bạn cần bắt đầu ủy quyền.
Ủy quyền liên quan đến việc chuyển giao trách nhiệm cho một nhiệm vụ hoặc vai trò cho người khác trong doanh nghiệp của bạn. Các doanh nhân và những người bắt đầu công việc kinh doanh của riêng họ thường khó thực hiện điều này. Tuy nhiên, ủy quyền là một kỹ năng rất có giá trị đối với tất cả các chủ doanh nghiệp, nhà lãnh đạo và nhà quản lý.
Bằng cách ủy quyền, bạn có thể:
- giải phóng thời gian của bạn để tập trung vào các thách thức quản lý cấp cao, vận hành và chiến lược
- thúc đẩy sự tham gia và trao quyền cho nhân viên
- nâng cao năng suất kinh doanh tổng thể.
Khi ủy quyền, hãy luôn cân nhắc:
- nhiệm vụ
- những gì bạn có thể ủy thác
- bạn cần gì để làm
- điểm mạnh và mục tiêu công việc của nhân viên bạn.
Vẽ 4 cột trên một tờ giấy và điền câu trả lời cho các câu hỏi sau:
- Cột 1: Bạn giỏi cái gì?
- Cột 2: Nhiệm vụ nào quan trọng cần hoàn thành nhưng lại chiếm nhiều thời gian của bạn hoặc bạn không muốn làm?
- Cột 3: Người khác trong doanh nghiệp của bạn có thể làm những việc này không?
- Cột 4: Người này cần được đào tạo hoặc hỗ trợ gì để hoàn thành xuất sắc các nhiệm vụ này?
Thành lập cơ cấu tổ chức
Để đảm bảo hiệu suất tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn, bạn cần một cơ cấu tổ chức sẽ giúp bạn đạt được mục tiêu của mình.
Để cấu trúc doanh nghiệp phù hợp với các mục tiêu và hoạt động kinh doanh của bạn, bạn phải hiểu các loại cấu trúc tổ chức khác nhau, cũng như lợi ích và hạn chế của chúng.
Nếu cơ cấu tổ chức của bạn phù hợp với doanh nghiệp của bạn, nó có thể:
- làm rõ ai làm gì và ai chịu trách nhiệm về việc gì
- tạo ra một luồng thông tin và truyền thông tốt
- đảm bảo doanh nghiệp của bạn được tổ chức với quy trình làm việc rõ ràng
- giúp doanh nghiệp của bạn thích nghi với sự thay đổi, chẳng hạn như giúp dễ dàng di chuyển nhân viên đến đúng vị trí và vai trò vào đúng thời điểm
- giúp hỗ trợ sự tham gia và giữ chân nhân viên
- khuyến khích lòng trung thành của khách hàng thông qua hiệu quả kinh doanh được cải thiện.
Các loại cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức theo chức năng tổ chức các doanh nghiệp dựa trên chức năng của các phòng ban khác nhau, ví dụ như bán hàng, tiếp thị, dịch vụ khách hàng và tài chính.
Mỗi bộ phận có một người quản lý, và những người quản lý được giám sát bởi một giám đốc điều hành. Thông thường, giám đốc điều hành sẽ giám sát nhiều bộ phận.
Đây là cấu trúc phổ biến nhất cho một doanh nghiệp vừa và nhỏ ở giai đoạn đầu.
Thuận lợi
- Có cấp chính quyền rõ ràng.
- Nhân viên có thể trung thành với bộ phận của họ.
- Có nhiều cơ hội thăng tiến và phát triển nhân viên hơn.
Nhược điểm
- Có ít cơ hội hợp tác và đổi mới hơn.
- Nhân viên có ít cơ hội hơn để di chuyển qua các chức năng.
- Có sự gia tăng mức độ quan liêu.
Cơ cấu tổ chức phẳng là một cơ cấu linh hoạt cho phép nhân viên từ các cấp khác nhau trong doanh nghiệp đưa ra quyết định. Thông thường, có rất ít hoặc không có cấp quản lý trong cấu trúc này.
Đây là một cấu trúc phổ biến khác cho các doanh nghiệp nhỏ khi bắt đầu.
Thông thường khi doanh nghiệp phát triển và sử dụng nhiều nhân viên hơn, doanh nghiệp sẽ áp dụng kiểu cấu trúc phân cấp hơn.
Thuận lợi
- Các quyết định có thể được đưa ra nhanh hơn và ít quan liêu hơn.
- Có mối quan hệ làm việc gần gũi hơn giữa nhân viên và người quản lý.
- Có thể tiết kiệm ngân sách nhân sự vì có ít vai trò quản lý hơn.
Nhược điểm
- Yêu cầu lập kế hoạch kỹ lưỡng.
- Có thể có sự nhầm lẫn về người đưa ra quyết định nhất định.
- Có khả năng gia tăng xung đột giữa các nhân viên.
Cơ cấu tổ chức ma trận sắp xếp nhân viên thành các nhóm, với mỗi nhóm có nhiều người quản lý chức năng. Ví dụ, mỗi nhóm có thể có các nhà quản lý tiếp thị, bán hàng hoặc tài chính (hoặc đại diện) riêng.
Cấu trúc này thường hữu ích cho các doanh nghiệp có nhóm dự án, vì nó cho phép nhân viên làm việc giữa các nhóm và báo cáo với nhiều hơn một trưởng nhóm.
Thuận lợi
- Cung cấp một môi trường làm việc linh hoạt.
- Tài nguyên kinh doanh, kỹ năng và kiến thức có thể được chia sẻ.
- Cho phép giao tiếp và quản lý cởi mở, hỗ trợ.
- Thúc đẩy quá trình ra quyết định được cân nhắc kỹ lưỡng.
Nhược điểm
- Nhân viên có thể nhầm lẫn về người chịu trách nhiệm.
- Lập ngân sách cho các nguồn lực và nhân viên phức tạp hơn.
- Vấn đề hiệu suất có thể được bỏ qua.
Lựa chọn cơ cấu tổ chức
Hãy xem xét những câu hỏi này khi quyết định cơ cấu tổ chức cho doanh nghiệp của bạn. Hãy nhớ rằng một số cấu trúc có thể được kết hợp, ví dụ, cấu trúc chức năng có thể là cấu trúc phẳng hoặc cấu trúc phân cấp.
Câu hỏi | Gợi ý |
|---|---|
Doanh nghiệp của bạn có các chức năng riêng biệt, ví dụ như tiếp thị, dịch vụ khách hàng, sản xuất không? | Nếu có, hãy xem xét một cấu trúc chức năng. |
Quy trình ra quyết định hợp tác có phù hợp nhất với doanh nghiệp của tôi không? | Nếu có, hãy xem xét một cấu trúc phẳng. |
Doanh nghiệp của tôi có hỗ trợ các nhóm dự án không? | Nếu có, hãy xem xét một cấu trúc ma trận. |
Có những người trong doanh nghiệp của bạn có kỹ năng và kinh nghiệm để quản lý một nhóm không? | Nếu có, hãy xem xét một ma trận hoặc cấu trúc chức năng. |
Liệu tôi có thể ủy quyền hiệu quả cho các nhân viên khác không? | Nếu có, hãy xem xét một ma trận hoặc cấu trúc chức năng. |