Chính sách & thủ tục nhân sự
Việc thực hiện các chính sách và thủ tục về nguồn nhân lực (HR) tại nơi làm việc của bạn là rất quan trọng, có những luật liên quan đến việc làm và người lao động mà người sử dụng lao động phải hiểu và tuân thủ. Thiết lập các chính sách tại nơi làm việc phù hợp với doanh nghiệp của bạn là một bước quan trọng để:
- đảm bảo nơi làm việc của bạn đáp ứng các yêu cầu pháp lý này.
- giảm rủi ro và bảo vệ bản thân và doanh nghiệp của bạn.
Tại sao bạn cần các chính sách và thủ tục tại nơi làm việc
Các chính sách và thủ tục tại nơi làm việc thường được phát triển và sử dụng cùng nhau.
- Chính sách tại nơi làm việc là các tuyên bố bằng văn bản giúp thiết lập sự hiểu biết rõ ràng về các tiêu chuẩn hành vi và hiệu suất mà người sử dụng lao động và nhân viên mong đợi.
- Các thủ tục tại nơi làm việc là hướng dẫn từng bước cho các công việc thường ngày. Các thủ tục thường được liên kết với chính sách tại nơi làm việc và được thiết kế để giúp nhân viên thực hiện các chính sách.
Mỗi doanh nghiệp nên có các chính sách và thủ tục được ghi chép đầy đủ. Các chính sách và thủ tục mạnh mẽ, được xác định rõ ràng có thể giúp bạn:
- quản lý rủi ro pháp lý và tranh chấp pháp lý
- làm rõ các quyền và kỳ vọng của nhân viên
- đưa ra quyết định, phàn hồi rõ ràng và nhất quán khi giải quyết các tình huống tại nơi làm việc
- phác thảo cách giải quyết các khiếu nại và hiểu lầm
- đối phó với các vấn đề quản lý kỷ luật hoặc hiệu suất
- đảm bảo nhân viên hiểu những gì được chấp nhận và không được chấp nhận tại nơi làm việc
- truyền đạt thông tin quan trọng đến nhân viên một cách hiệu quả và nhất quán
- tạo ra một lực lượng lao động có hiểu biết và hiệu quả.
Xây dựng các chính sách và quy trình nhân sự
Các chính sách và thủ tục phải là hướng dẫn hợp pháp và hợp lý từ bạn đến nhân viên của bạn. Hãy nhớ điều chỉnh các chính sách và thủ tục cho nơi làm việc của bạn. Điều này sẽ đảm bảo bạn và doanh nghiệp của bạn được bảo vệ tốt hơn.
Xây dựng chính sách theo 5 bước
- Xác định nhu cầu: chính sách giải quyết vấn đề gì?
- Thu thập thông tin: đọc về các trách nhiệm pháp lý liên quan đến chủ đề và tìm kiếm trực tuyến các mẫu hoặc ví dụ miễn phí
- Soạn thảo chính sách: nó nên xem xét tất cả những người sẽ sử dụng chính sách và:
- ngắn gọn
- cụ thể
- đủ đơn giản để tất cả những người liên quan có thể hiểu được.
- Tham khảo ý kiến của nhân viên: tạo cơ hội cho nhân viên xem xét và thảo luận về ý nghĩa của chính sách và đưa ra phản hồi của họ.
- Xem xét và hoàn thiện thêm theo thời gian.
Các chính sách nhân sự quan trọng nhất
Nếu có liên quan, phát triển và thực hiện các chính sách để bao gồm các khía cạnh sau của việc làm:
- hành vi
- cơ hội việc làm bình đẳng, phân biệt đối xử, bắt nạt và quấy rối
- rượu và các loại thuốc khác
- sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc
- phàn nàn hoặc khiếu nại
- sử dụng internet và email
- nghỉ phép, bao gồm cả nghỉ phép của cha mẹ
- tư vấn hiệu suất và kỷ luật
- sự riêng tư
- phương tiện truyền thông xã hội
- sử dụng xe cơ giới
- làm việc tại nhà/làm việc từ xa.
Xây dựng bộ quy tắc ứng xử
Bộ quy tắc ứng xử là một chính sách nhân sự quan trọng vạch ra các tiêu chuẩn hành vi mà doanh nghiệp của bạn mong đợi đối với mọi nhân viên. Quy tắc ứng xử nên được viết ra để đưa ra hướng dẫn rõ ràng về những gì nhân viên có thể và không thể làm tại nơi làm việc.
Các chủ đề phổ biến bao gồm trong quy tắc ứng xử bao gồm:
- các nguyên tắc đạo đức: bao gồm các hướng dẫn về hành vi phù hợp và tôn trọng tại nơi làm việc
- các giá trị: đề cập đến những gì được coi là quan trọng, ví dụ, một môi trường làm việc trung thực, công bằng và toàn diện
- trách nhiệm giải trình: tập trung vào việc chịu trách nhiệm về hành động của mình, sử dụng thông tin một cách thích hợp, siêng năng, đáp ứng các nghĩa vụ chăm sóc và tránh xung đột lợi ích
- tiêu chuẩn ứng xử: bao gồm việc tuân thủ mô tả công việc, cam kết với tổ chức và việc sử dụng máy tính, internet và email ở mức chấp nhận được
- tiêu chuẩn thực hành: bao gồm các chính sách và thủ tục hiện hành và hướng dẫn hoạt động kinh doanh
- các biện pháp kỷ luật: bao gồm xử lý khiếu nại và các hình phạt cụ thể đối với bất kỳ hành vi vi phạm quy tắc nào.
Tùy chỉnh các chủ đề trong quy tắc ứng xử cho doanh nghiệp của bạn. Khi viết hoặc xem lại quy tắc ứng xử của bạn, hãy nhớ tham khảo ý kiến của nhân viên và các bên liên quan về ý kiến đóng góp của họ.
Hãy nhớ bao gồm một điều khoản trong chính sách của bạn thông báo cho nhân viên của bạn rằng nếu họ bị phát hiện vi phạm chính sách, họ sẽ bị kỷ luật và điều này có thể bao gồm cả việc chấm dứt hợp đồng lao động.
Thực hiện các chính sách và quy trình nhân sự
Khi bạn thực hiện các chính sách và thủ tục mới tại nơi làm việc, bạn phải:
- đảm bảo rằng chúng được viết thành văn bản và tất cả nhân viên đều có thể truy cập được
- thông báo chi tiết cho tất cả nhân viên
- cung cấp đào tạo để đảm bảo nhân viên của bạn biết:
- chính sách và thủ tục là gì
- nó sẽ hoạt động như thế nào trong thực tế
- nó sẽ ảnh hưởng đến họ như thế nào.
- đảm bảo nhân viên của bạn đồng ý tuân thủ các chính sách và thủ tục.
Bạn cũng nên yêu cầu nhân viên của mình xác nhận bằng văn bản rằng họ:
- đã đọc và hiểu các chính sách và thủ tục tại nơi làm việc của bạn
- sẽ tuân thủ các chính sách và thủ tục.
Thường xuyên quảng bá các chính sách tại nơi làm việc của bạn và hỏi ý kiến phản hồi của nhân viên để đảm bảo rằng họ hiểu những gì được mong đợi ở họ.
Bạn có thể truyền đạt các chính sách và thủ tục cho nhân viên của mình thông qua, ví dụ:
- phần giới thiệu
- đào tạo một kèm một
- đào tạo trực tuyến
- mạng nội bộ của công ty
- sổ tay nhân viên
- bảng thông báo.
Chính sách nhân sự thường được đưa vào sổ tay nhân viên. Sổ tay nhân viên là một hướng dẫn phác thảo các kỳ vọng, nghĩa vụ và tiêu chuẩn hành vi cho doanh nghiệp của bạn. Cung cấp cho nhân viên một bản sổ tay nhân viên để họ có thể tham khảo khi cần.
Cung cấp đào tạo thường xuyên về hành vi tại nơi làm việc. Điều này sẽ bao gồm:
- pháp luật và chính sách liên quan
- hành vi không thể chấp nhận được (ví dụ như bắt nạt, quấy rối và phân biệt đối xử)
- hành vi nơi làm việc thích hợp cho các nhà quản lý và nhân viên
- tác động và hậu quả của hành vi không phù hợp
- làm thế nào để đối phó với hành vi không thể chấp nhận được tại nơi làm việc.
Xem xét các chính sách và thủ tục nhân sự
Điều quan trọng là phải thường xuyên cập nhật và xem xét các chính sách và thủ tục tại nơi làm việc để đảm bảo chúng luôn cập nhật. Việc này thường được thực hiện mỗi năm một lần, hoặc khi có những thay đổi về luật liên quan.
Trong quá trình xem xét của bạn:
- tham khảo luật, tiêu chuẩn và hướng dẫn mới nhất liên quan đến doanh nghiệp của bạn
- xem xét những bổ sung bạn phải thực hiện, đặc biệt nếu doanh nghiệp của bạn đã phát triển hoặc thay đổi kể từ lần xem xét cuối cùng của bạn.
Khi bạn đã xem xét hoặc cập nhật các chính sách và thủ tục của mình:
- thông báo điều này với nhân viên của bạn
- cung cấp cho tất cả nhân viên của bạn quyền truy cập vào các tài liệu cập nhật
- sắp xếp đào tạo, nếu cần thiết.