- Home
- Project
QR Code!
Quản lý con người thông qua thay đổi
Nhiều chủ doanh nghiệp lo lắng về việc phải thuyết phục nhân viên chấp nhận cách thức kinh doanh mới. Nhưng nhiều nhân viên hoan nghênh sự thay đổi nếu họ hiểu lý do và ý nghĩa, đồng thời tham gia vào quá trình này. Một quy trình quản lý thay đổi tốt có thể cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn trong khi vẫn giữ được những nhân viên chủ chốt của bạn.
Có nhiều lý do tại sao bạn có thể quyết định thực hiện các thay đổi trong doanh nghiệp của mình. Bạn có thể cần phải thích ứng với những thay đổi trên thị trường hoặc bạn có thể đã xác định được các cách để cải thiện sản phẩm, dịch vụ hoặc hiệu suất của doanh nghiệp mình.
Thay đổi có thể rất căng thẳng đối với nhân viên của bạn, nhưng nó cũng có thể rất thú vị và bổ ích. Cách bạn quản lý quy trình sẽ đóng một vai trò lớn trong việc thay đổi ảnh hưởng đến nhân viên của bạn như thế nào.
Lập kế hoạch quá trình thay đổi của bạn
Có một kế hoạch xác định rõ ràng và mô tả những thay đổi bạn muốn thực hiện sẽ:
- giúp bạn hỗ trợ nhân viên của mình vượt qua sự thay đổi
- giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức khi quá trình đang được tiến hành.
Khi bạn thực hiện theo cách của mình trong quá trình lập kế hoạch, hãy đảm bảo rằng bạn đang xem xét nhân viên của mình. Hãy nhớ rằng họ cần phải:
- hiểu sự thay đổi và lý do cho sự thay đổi
- được bao gồm và tham gia vào quá trình thay đổi
- sẵn sàng cho sự thay đổi
- có kỹ năng để đối phó với sự thay đổi
- được hỗ trợ thông qua sự thay đổi.
Bài viết này tập trung vào cách bạn có thể giúp nhân viên của mình thích nghi với quá trình thay đổi. Để giúp bạn lập kế hoạch cho quá trình thay đổi tổng thể cho doanh nghiệp của mình, bạn có thể làm theo hướng dẫn từng bước được nêu trên trang của chúng tôi về việc điều chỉnh và thay đổi doanh nghiệp của bạn:
Lập kế hoạch giao tiếp của bạn trong quá trình thay đổi
Là một phần của việc chuẩn bị cho nhóm của bạn thay đổi trong quá trình quản lý thay đổi rộng lớn hơn, hãy phát triển một kế hoạch dành riêng cho giao tiếp. Giải quyết các ưu tiên sau trong kế hoạch truyền thông của bạn.
Các thành viên trong nhóm của bạn có kiến thức chặt chẽ về các hệ thống và quy trình của bạn và có thể đưa ra các đề xuất có giá trị. Hỏi đầu vào của họ:
- về các quyết định ảnh hưởng đến họ
- nơi bạn có thể đưa ý kiến của họ vào công việc.
Đó là một ý tưởng tốt để:
- lôi kéo họ tham gia sớm vào quá trình quản lý thay đổi
- thiết lập các điểm rõ ràng để thảo luận và đầu vào
- đặt kỳ vọng thực tế về nơi họ có thể cung cấp thông tin đầu vào
- sử dụng quy trình tham vấn chính thức. Lên lịch một loạt các cuộc hội thoại để thu thập ý kiến của họ về các khía cạnh cụ thể của sự thay đổi.
Thu hút nhân viên tham gia vào quá trình quản lý thay đổi sẽ giúp giảm mức độ căng thẳng và phản kháng của họ đối với các hoạt động thay đổi.
Nhân viên sẽ có nhiều khả năng hỗ trợ quá trình thay đổi hơn nếu họ hiểu rõ về cách thức hoạt động của quy trình và về cách họ sẽ được hưởng lợi từ nó. Phát triển một tập hợp các thông điệp chính để giúp nhân viên của bạn hiểu được:
- cần thay đổi
- quá trình
- những lợi ích.
Ví dụ, bạn có thể truyền đạt những thông điệp này thông qua:
- phiên lập kế hoạch thay đổi
- buổi thông tin buổi sáng (có thể là buổi cafe sáng thảo luận)
- một bản tin thường xuyên với các cập nhật về quá trình thay đổi
- một biểu đồ treo tường giải thích các giai đoạn và cột mốc quan trọng.
Đội ngũ lãnh đạo của bạn sẽ đóng một vai trò quan trọng trong cách nhân viên của bạn phản ứng với các quy trình thay đổi. Điều quan trọng là họ có thể truyền đạt hiệu quả quy trình quản lý thay đổi.
Sự tham gia và hỗ trợ của lãnh đạo ở tất cả các cấp có thể:
- thông báo cho nhân viên của bạn
- xác định các vấn đề và mối quan tâm
- giải quyết những vấn đề này và nói chuyện thông qua các mối quan tâm với nhân viên bị ảnh hưởng.
Trong các tình huống thay đổi, các thành viên trong nhóm của bạn có thể muốn sự chắc chắn hơn là họ muốn tham gia trực tiếp. Tránh bí mật hoặc bất ngờ bất cứ khi nào có thể. Hãy cụ thể, cởi mở và trung thực về các quyết định của bạn và những gì đã ảnh hưởng đến chúng.
Nếu bạn không thể thực hiện đề xuất của nhân viên:
- cho họ biết
- nói với họ tại sao
- cung cấp cho họ càng nhiều thông tin rõ ràng và chính xác càng tốt.
Sau khi bạn biết tác động của thay đổi sẽ là gì và ai sẽ bị ảnh hưởng:
- lên lịch thảo luận thường xuyên với những nhân viên này
- liên tục theo dõi để xem họ đang đối phó với sự thay đổi như thế nào.
10 lời khuyên hàng đầu để quản lý nhân viên thông qua thay đổi
Những mẹo này có thể giúp thu hút nhân viên của bạn vào quy trình quản lý thay đổi của bạn.
Hãy nhớ rằng nhân viên của bạn có thể đánh giá cao vai trò của họ trong doanh nghiệp của bạn. Công việc của họ có thể đóng góp rất nhiều vào:
- an ninh tài chính
- bản sắc và ý nghĩa của mục đích
- tự tin.
Những thay đổi ảnh hưởng đến vai trò của họ có thể có những tác động lớn về chuyên môn, cá nhân và tình cảm. Nếu sự thay đổi là đáng kể, họ có thể phải vượt qua cảm giác mất mát.
Có rất nhiều điều bạn có thể làm để giúp quá trình thay đổi dễ dàng hơn.
Tập hợp một nhóm nhân viên có thể giúp bạn xác định thái độ và mối quan tâm của nhân viên.
Chọn những người:
- cùng nhau có kiến thức tốt về doanh nghiệp của bạn trên tất cả các phần
- có nhiều kỹ năng
- là những người giao tiếp tốt và được đồng nghiệp tôn trọng
- ủng hộ sự thay đổi.
Chia nhỏ các giai đoạn của quy trình quản lý thay đổi thành các bước nhỏ hơn để nhân viên dễ theo dõi và hiểu.
Tuân thủ quy trình và biết họ đang ở giai đoạn nào của quy trình sẽ giúp nhân viên cảm thấy gắn bó, tự tin và an toàn hơn.
Yêu cầu nhóm quản lý, trưởng nhóm và nhóm dự án của bạn xác định bất kỳ thái độ nào có thể ảnh hưởng tiêu cực đến quy trình quản lý thay đổi. Nếu bạn xác định nhân viên có cảm xúc tiêu cực về quá trình thay đổi:
- quyết định cách tiếp cận mang tính xây dựng, tập trung vào giải pháp
- gặp gỡ trực tiếp với họ và làm việc thông qua các mối quan tâm của họ.
Đầu tư thời gian và nguồn lực vào nhân viên của bạn trước và trong quá trình quản lý thay đổi sẽ giúp đảm bảo kết quả thành công hơn. Đào tạo thay đổi có thể giúp:
- nhân viên của bạn hiểu các quy trình thay đổi
- các nhà lãnh đạo và quản lý hiểu rõ vai trò của họ trong quá trình thay đổi
- xác định những thách thức
- phát triển các chiến lược.
Bạn có thể:
- xây dựng một môi trường làm việc coi trọng việc học hỏi và cải tiến liên tục
- sắp xếp các buổi đào tạo và thông tin
- sử dụng những người cố vấn và huấn luyện viên để làm việc với nhân viên của bạn nhằm giúp họ thích nghi với sự thay đổi.
Hiểu được lý do của sự thay đổi sẽ giúp bạn và nhân viên của bạn tập trung vào những việc cần phải làm. Bạn có thể:
- thường xuyên lặp lại thông báo ‘lý do thay đổi’ của bạn
- liên kết các thông báo này với từng giai đoạn của quy trình quản lý thay đổi.
Thay đổi thường có nghĩa là ai đó đang mất đi thứ gì đó. Thông qua quá trình thay đổi, nhân viên của bạn có thể mất:
- các quy trình, nơi làm việc và cơ sở quen thuộc
- mối quan hệ nhà cung cấp hoặc khách hàng lâu dài
- các yếu tố trong vai trò của họ mang lại cho họ sự tự tin và an toàn.
Hãy nhớ rằng thay đổi ảnh hưởng đến mọi người theo cách khác nhau. Mọi người phản ứng khác nhau với sự thay đổi và một số nhân viên có thể mất nhiều thời gian hơn để chấp nhận sự thay đổi.
Bạn có thể giúp nhân viên của mình thích nghi bằng cách:
- đánh giá tác động của thay đổi sớm, để bạn có thể chuẩn bị và ứng phó hiệu quả
- tạo cơ hội cho họ chia sẻ cảm xúc của họ về sự thay đổi
- lên lịch các cuộc họp riêng cho họ với các thành viên phù hợp nhất trong nhóm quản lý của bạn
- cung cấp tư vấn để giúp nhân viên làm việc thông qua phản ứng cảm xúc của họ.
Bạn có thể xây dựng một môi trường tích cực để thay đổi bằng cách:
- luôn tìm cách cải thiện quy trình và hiệu suất kinh doanh của bạn
- mời nhân viên của bạn chia sẻ ý tưởng và quan sát của họ để cải thiện
- tổ chức các cách để nắm bắt và ghi nhận đầu vào của nhân viên
- kỷ niệm những thành công được chia sẻ của bạn.
Điều này có thể giúp nhân viên của bạn nhận ra sự thay đổi như một động lực tích cực cần thiết để cải tiến liên tục.
Điều quan trọng là bạn, với tư cách là một nhà lãnh đạo:
- xem xét và hiểu cách thay đổi ảnh hưởng đến nhân viên của bạn và cách họ có thể phản ứng với thay đổi
- sử dụng tin nhắn và thông tin liên lạc của bạn để cố gắng sắp xếp nhân viên của bạn với sự thay đổi
- tự tin về quá trình thay đổi
- nhất quán về lý do thay đổi của bạn và trong các thông điệp chính của bạn về quá trình thay đổi
- luôn trung thực với mục tiêu của bạn và truyền đạt chúng một cách tự tin.
Kỷ niệm những thành công và sự kiện quan trọng trong quá trình quản lý thay đổi. Ví dụ, bạn có thể tổ chức tiệc trà buổi sáng hoặc sự kiện ăn trưa để:
- cảm ơn nhân viên của bạn cho đầu vào của họ
- xem xét thành tích cho đến nay
- thảo luận các bước tiếp theo.
Giữ chân nhân viên chủ chốt thông qua thay đổi
Một trong những rủi ro lớn nhất trong quá trình thay đổi là mất đi những nhân viên quý giá. Những nhân viên có đóng góp lớn nhất cho doanh nghiệp của bạn là:
- thường đầu tư rất nhiều vào vai trò của họ và hoạt động kinh doanh của bạn
- thường là những người có nhiều khả năng rời đi nhất nếu quy trình thay đổi của bạn không được quản lý tốt.
Mất nhân viên chủ chốt có thể:
- giảm năng suất và gián đoạn kinh doanh liên tục
- đòi hỏi thời gian, công sức và tiền bạc để tuyển dụng và đào tạo nhân viên mới
- đặt doanh nghiệp của bạn vào rủi ro.
Xác định nhân viên chủ chốt của bạn
Doanh nghiệp của bạn cần một loạt các kỹ năng và kiến thức cân bằng để hoạt động hiệu quả. Xem xét việc lập kế hoạch cho lực lượng lao động của bạn và tự hỏi bản thân những kỹ năng, kiến thức và khả năng nào sẽ là quan trọng trong tương lai.
Xác định nhân viên trong doanh nghiệp của bạn làm việc hiệu quả và có các kỹ năng và chuyên môn mà doanh nghiệp của bạn sẽ cần trong tương lai.
Xem xét các biện pháp khuyến khích phù hợp để giữ chân nhân viên chủ chốt
Khi bạn đã xác định được những nhân viên sẽ đóng vai trò quan trọng trong tương lai của doanh nghiệp, hãy làm việc với nhóm quản lý của bạn để xác định nhu cầu, mối quan tâm và nguyện vọng của những nhân viên này.
Cân nhắc đưa ra các ưu đãi phù hợp với nhu cầu và mục tiêu nghề nghiệp của họ. Ưu đãi không nhất thiết phải liên quan đến tài chính, chúng chỉ cần phù hợp với doanh nghiệp của bạn và nhu cầu của nhân viên. Sáng tạo. Ví dụ về các ưu đãi bao gồm:
- cơ hội thăng tiến
- thay đổi vai trò hoặc lĩnh vực công việc
- sắp xếp công việc linh hoạt
- cơ hội du lịch liên quan đến kinh doanh cho các hội nghị, đào tạo hoặc triển lãm thương mại
- các cơ hội đào tạo và phát triển phù hợp với các vai trò mới, giúp bạn duy trì các kỹ năng và chuẩn bị cho doanh nghiệp của mình trước những thay đổi.
Thừa nhận nhân viên và nhu cầu của họ sẽ giúp thể hiện cam kết của bạn trong việc hỗ trợ và giữ chân họ thông qua quá trình thay đổi.
Thông qua quy trình quản lý thay đổi, bạn có thể xác định các kỹ năng hoặc vai trò trong tổ chức của mình không phù hợp với nhu cầu trong tương lai. Các lựa chọn của bạn bao gồm:
- thuyên chuyển, đào tạo lại hoặc bố trí lại nhân viên bị ảnh hưởng
- xem xét dư thừa.