Tài Nguyên

Contact Me!

QR Code!

Chính sách kinh doanh, quy trình, thủ tục và quy tắc

Home

Các chính sách, quy trình, thủ tục và quy tắc thực hành kinh doanh có thể giúp bạn:

cải thiện cách bạn quản lý các hoạt động nội bộ
phát huy hiệu quả kinh doanh
làm việc hiệu quả với các nhà cung cấp
đưa ra quyết định tốt
quản lý nhân viên và kỳ vọng của khách hàng
tuân thủ các nghĩa vụ pháp lý và quy định
đào tạo nhân viên mới tốt hơn.

Tài liệu quan trọng cho hoạt động kinh doanh

Các chính sách, quy trình và thủ tục kinh doanh sẽ là các tài liệu hoạt động chính cho doanh nghiệp của bạn.

Các chính sách là những hướng dẫn được doanh nghiệp phát triển để giúp chi phối cách thức hoạt động của nó.

Ví dụ:

chính sách an toàn và sức khỏe tại nơi làm việc
chính sách khiếu nại.

Một quy trình là một loạt các hành động hoặc các bước được thực hiện để hoàn thành và đạt được kết quả kinh doanh.

Ví dụ:

quy trình tuyển dụng
quy trình bán hàng và vận chuyển
hướng dẫn quy trình chăm sóc khách hàng.

Một thủ tục là một hướng dẫn chi tiết giải thích tất cả các nhiệm vụ cần phải hoàn thành tại nơi làm việc. Các nhiệm vụ này có thể độc lập hoặc có thể là một phần của quy trình.

Ví dụ:

hướng dẫn cách đóng gói và gửi đơn đặt hàng của khách hàng trong hướng dẫn quy trình bán hàng và vận chuyển
các bước giải quyết khiếu nại của khách hàng trong hướng dẫn quy trình dịch vụ khách hàng.

Việc phát triển các tài liệu hoạt động đặc biệt quan trọng trong giai đoạn đầu thành lập doanh nghiệp của bạn. Bạn có thể cần cập nhật chúng khi có những thay đổi trong quá trình hoạt động kinh doanh, ví dụ: lần đầu tiên thuê nhân viên, chuyển địa điểm hoặc bước vào giai đoạn tăng trưởng.

Chính sách, quy trình, thủ tục tại các khâu chính của hoạt động

Có 3 giai đoạn chính của hoạt động kinh doanh:

Bắt đầu, giai đoạn ban đầu khi doanh nghiệp tìm ra các nhu cầu và ưu tiên của mình.
Đang phát triển, khi doanh nghiệp bắt đầu có lãi và có thể có sự tăng trưởng về khách hàng, doanh thu, doanh thu và nhân viên.
Cải thiện, khi doanh nghiệp được thiết lập và hoạt động hiệu quả và có thể tập trung vào việc cải thiện hoạt động để duy trì vị thế của mình trên thị trường.

Lợi ích của các tài liệu hoạt động sẽ phụ thuộc vào giai đoạn kinh doanh của bạn.

Thực hiện mục tiêu bằng hành động rõ ràng

Cùng với việc đặt ra các mục tiêu, bạn cần có các kế hoạch khả thi có thể đạt được.

Khi thực hiện các mục tiêu, điều quan trọng là phải:

truyền đạt các mục tiêu với nhân viên và cố vấn kinh doanh
biết và hiểu rủi ro của bạn
xác định bất kỳ rào cản hoặc phức tạp
chuẩn bị tài nguyên bạn có thể cần
có chiến lược và quy trình tại chỗ
ghi lại các mốc thời gian khi mỗi mục tiêu cần đạt được
lên lịch các mốc quan trọng của bạn
đánh giá họ so với đối thủ cạnh tranh của bạn
ưu tiên và phân công nhiệm vụ
thường xuyên xem xét tiến độ
xác nhận rằng họ đã được đáp ứng vào ngày đáo hạn và xem xét và lên lịch lại nếu không.

Việc thực hiện các mục tiêu có thể cần được thực hiện theo từng giai đoạn tùy thuộc vào kết quả bạn muốn đạt được và bạn nên sử dụng các mục tiêu nhỏ để đóng góp cho các mục tiêu dài hạn.

Lợi ích giai đoạn khởi động

Trong giai đoạn bắt đầu kinh doanh của bạn, việc có các tài liệu hoạt động có thể giúp:

đảm bảo rằng doanh nghiệp của bạn tuân thủ các yêu cầu của chính phủ và quy định
thiết lập môi trường làm việc chuyên nghiệp
cung cấp hướng dẫn nhất quán về cách tiến hành các hoạt động kinh doanh chính
hợp lý hóa việc quản lý các hoạt động nội bộ.

Lợi ích giai đoạn tăng trưởng

Trong giai đoạn phát triển của doanh nghiệp, việc có các chính sách, thủ tục và quy trình có thể giúp:

chuẩn hóa các hoạt động cho phép nhân viên làm việc độc lập hơn và ít bị giám sát hơn
giao nhiệm vụ, giải phóng thời gian để bạn lập chiến lược và lập kế hoạch, thay vì tập trung vào các hoạt động hàng ngày
đối phó với sự phức tạp ngày càng tăng trong toàn doanh nghiệp
hỗ trợ nhân viên hoạt đồng cùng doanh nghiệp
duy trì sự tuân thủ với các yêu cầu quy định và chính phủ.

Cải thiện lợi ích giai đoạn

Trong giai đoạn cải thiện hoạt động kinh doanh của bạn, việc có các tài liệu hoạt động có thể giúp:

giải quyết các vấn đề phức tạp với khách hàng, hoạt động và thiết bị
điều chỉnh và cải thiện trải nghiệm của khách hàng
tiết kiệm thời gian và giảm chi phí bằng cách tạo ra hiệu quả
hỗ trợ đào tạo và phát triển nhân viên
xác định các hoạt động không gia tăng giá trị hoặc không còn cần thiết.

Ví dụ về các chính sách, thủ tục và quy trình trong quá trình hoạt động

Sau đây là các ví dụ về các tài liệu kinh doanh chính để giúp bạn ở từng giai đoạn hoạt động chính.

Các ví dụ về giai đoạn khởi động

quyền riêng tư và bảo mật
chống phân biệt đối xử
khách hàng trả lại và hoàn lại tiền
phàn nàn của khách hàng và nhân viên
sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc

ứng phó với các vi phạm quyền riêng tư
giải quyết khiếu nại
hướng dẫn làm việc, sức khỏe và an toàn

đặt hàng nhà cung cấp
thiết lập các khoản thanh toán cho nhân viên và nhà cung cấp
hoàn thành đơn đặt hàng của khách hàng
đăng cập nhật phương tiện truyền thông xã hội

Các ví dụ về giai đoạn phát triển

tuyển dụng
hướng dẫn
nhân viên nghỉ việc
làm việc từ xa

hoạt động kinh doanh (ví dụ như mở và đóng cửa hàng)
giới thiệu nhân viên
đăng ký và ghi lại các yêu cầu nghỉ phép

hoạt động kinh doanh (ví dụ như mở và đóng cửa hàng)
giới thiệu nhân viên
đăng ký và ghi lại các yêu cầu nghỉ phép

Cải thiện các ví dụ về giai đoạn

quản lý hiệu suất nhân viên
bền vững môi trường
tiền thưởng khuyến khích

quản lý và giảm thiểu rủi ro
kinh doanh liên tục
lập kế hoạch chiến lược
cải tiến liên tục

xem xét các chính sách và thủ tục để giải quyết các lỗi hoặc dư thừa
tiến hành phân tích rủi ro
tiến hành hoạch định chiến lược và kinh doanh

Chuẩn hóa các hoạt động kinh doanh chính

Phát triển các tài liệu hoạt động giúp chuẩn hóa các hoạt động chính của doanh nghiệp của bạn. Có rất nhiều lợi ích, bao gồm:

Nhân viên tìm hiểu hệ thống một cách nhanh chóng và có thể được ủy quyền để điều hành các chức năng khác nhau của doanh nghiệp và quản lý rủi ro mà không cần đầu vào của bạn.
Việc duy trì tuân thủ luật pháp và quản lý rủi ro xung quanh tăng trưởng (ví dụ: thuế, bảo hiểm, sức khỏe và an toàn tại nơi làm việc và nguồn nhân lực) sẽ dễ dàng hơn.
Doanh nghiệp có thể hoạt động trong một thời gian mà không có bạn. Điều này cho phép bạn dành thời gian nghiên cứu, duy trì động lực và sự nhiệt tình của mình đối với sự phát triển kinh doanh hoặc nghỉ làm.
Doanh nghiệp đã sẵn sàng để áp dụng cho chính phủ và đấu thầu khác.
Có nhiều thời gian hơn để nhân viên tập trung vào tính bền vững (ví dụ: đóng góp cho xã hội và môi trường, đồng thời cải thiện lập trường đạo đức của thương hiệu). Đọc về việc trở thành một doanh nghiệp thân thiện với môi trường.

Tạo các hệ thống có thể sử dụng

Chính sách, quy trình và tài liệu thủ tục chỉ có giá trị nếu nhân viên có thể dễ dàng hiểu và sử dụng chúng.

Những lời khuyên sau đây có thể giúp bạn tạo ra các hệ thống mà nhân viên sẽ có thể sử dụng hiệu quả.

Tham khảo ý kiến của nhân viên chủ chốt hoặc người cố vấn để xác định chính sách, thủ tục và quy trình chính nào là cần thiết.

Tất cả các hành động được thực hiện trong tổ chức phải phù hợp với mục đích và mục tiêu của tổ chức. Đảm bảo các chính sách, quy trình và thủ tục của bạn phù hợp với mục tiêu và tầm nhìn kinh doanh của bạn.

Các chính sách, quy trình và thủ tục chỉ hữu ích khi tất cả nhân viên đều nhận thức được chúng.

Đảm bảo rằng các chi tiết của bất kỳ tài liệu hoạt động mới nào được giới thiệu rõ ràng cho tất cả nhân viên. Bạn có thể:

kết hợp chúng vào chương trình giới thiệu nhân viên của bạn với các hướng dẫn đơn giản hóa để dễ dàng tham khảo (ví dụ: trong sổ tay giới thiệu hoặc thẻ điểm chính)
liên kết chúng với mô tả công việc và đánh giá hiệu suất của nhân viên
thảo luận chúng với tất cả nhân viên tại các cuộc họp định kỳ và khuyến khích phản hồi để cải thiện—nói chung nhân viên quen thuộc hơn với các công việc hàng ngày và có khả năng xác định cơ hội tốt hơn.

Đảm bảo rằng các tài liệu hoạt động của bạn được điều chỉnh cho phù hợp với các nhóm hoặc nhóm riêng lẻ trong doanh nghiệp của bạn.

Ví dụ: khi nhân viên cần hướng dẫn đơn giản, sơ đồ quy trình hoặc biểu đồ quy trình được đánh số trên tường bên cạnh thiết bị có thể phù hợp hơn phiên bản chi tiết của quy trình trực tuyến.

Ngoài ra, hãy đảm bảo rằng bạn tuân theo các nguyên tắc quản lý tài liệu và kiểm soát phiên bản nghiêm ngặt. Lý tưởng nhất là bạn nên có một điểm trung thực duy nhất cho tất cả các phiên bản mới nhất của tài liệu hoạt động của mình. Điều này sẽ hiệu quả hơn so với việc có chúng ở các định dạng khác nhau trên các hệ thống khác nhau.

Mẫu có thể giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách đảm bảo tài liệu có cấu trúc tốt và nhất quán. Nếu bạn đang sử dụng các mẫu miễn phí có sẵn từ chính phủ, công ty luật và các tổ chức kinh doanh khác, hãy đảm bảo rằng bạn tùy chỉnh chúng theo nhu cầu của mình.

Quy tắc ứng xử dành cho doanh nghiệp

Các quy tắc thực hành là những hướng dẫn cung cấp thông tin về cách các doanh nghiệp có thể đáp ứng các nghĩa vụ của ngành và luật pháp hoặc cải thiện các hoạt động của họ. Chúng là những tiêu chuẩn được thiết lập bởi chính phủ và ngành công nghiệp.

Có 2 loại quy tắc thực hành: ngành và tự nguyện.

Quy tắc thực hành ngành

Các quy tắc thực hành của ngành có hiệu lực pháp luật và các doanh nghiệp phải tuân thủ chúng. Các quy tắc thực hành này được thiết kế để bảo vệ khách hàng và người tiêu dùng.

Quy tắc thực hành công nghiệp cung cấp:

các nguyên tắc và lời khuyên thiết thực về cách thức hoạt động của một doanh nghiệp hoặc ngành
chi tiết về cách tiến hành kinh doanh tuân thủ các tiêu chuẩn cụ thể.

Một số quy tắc ngành yêu cầu doanh nghiệp lưu giữ tài liệu chứng minh sự tuân thủ của họ hoặc đào tạo thường xuyên để đảm bảo rằng nhân viên của họ có thể hiểu và tuân theo quy tắc.

Một ví dụ về quy tắc bắt buộc là Quy tắc Tiêu chuẩn Thực phẩm hoặc PCCC

Quy tắc thực hành tự nguyện

Một số quy tắc thực hành là tự nguyện, chúng tự điều chỉnh và chỉ áp dụng cho các doanh nghiệp đã đăng ký với chúng.

Các quy tắc thực hành tự nguyện nhằm mục đích giúp các doanh nghiệp cải thiện hoạt động của họ và đáp ứng các yêu cầu pháp lý và quy định.