Menu

Phân tích xu hướng để cải thiện kinh doanh

Phân tích xu hướng để cải thiện kinh doanh

Phân tích xu hướng là một kỹ thuật được sử dụng để kiểm tra và dự đoán chuyển động của một mặt hàng dựa trên dữ liệu hiện tại và lịch sử. Bạn có thể sử dụng phân tích xu hướng để cải thiện doanh nghiệp của mình bằng cách sử dụng dữ liệu xu hướng để cung cấp thông tin cho quá trình ra quyết định của bạn.

Khi doanh nghiệp của bạn trở nên vững chắc hơn, bạn sẽ có thể so sánh dữ liệu và xác định các xu hướng trong:

  • hoạt động tài chính
  • sự vận động và phát triển của đối thủ cạnh tranh
  • hiệu quả sản xuất
  • công nghệ mới hoặc mới nổi
  • khiếu nại của khách hàng
  • đánh giá hiệu suất của nhân viên và các chỉ số hiệu suất chính (KPI).

Hiểu giá trị của phân tích xu hướng

Phân tích xu hướng giúp bạn so sánh doanh nghiệp của mình với các doanh nghiệp khác để thiết lập tiêu chuẩn về cách thức hoạt động của doanh nghiệp bạn, ở cả giai đoạn ban đầu và đang diễn ra hoặc đang phát triển.

Phân tích xu hướng thị trường là chìa khóa để thích ứng và thay đổi doanh nghiệp của bạn, duy trì hiện tại và dẫn đầu ngành, đồng thời để tăng trưởng liên tục.

Phân tích xu hướng bao gồm:

  • dữ liệu xu hướng, để đánh giá những thay đổi trong hiệu suất kinh doanh của riêng bạn theo thời gian
  • dữ liệu định chuẩn, để so sánh doanh nghiệp của bạn với một tổ chức tương tự (tìm hiểu về định chuẩn doanh nghiệp của bạn để có hiệu suất cao hơn)
  • xu hướng thị trường, để phân tích dữ liệu từ toàn bộ ngành hoặc lĩnh vực.

Thu thập dữ liệu

Quy tắc quan trọng nhất để thu thập dữ liệu nhằm phân tích xu hướng là dữ liệu phải cập nhật, đáng tin cậy và nhất quán, bởi vì đây là cơ sở để bạn đưa ra các quyết định kinh doanh và bạn cần có sự so sánh chính xác thông tin theo thời gian.

Số lượng và chất lượng của dữ liệu sẽ phụ thuộc vào thông tin được thu thập trong nhiều tháng và nhiều năm mà doanh nghiệp đã hoạt động. Nhưng nếu doanh nghiệp có ít hoặc không có dữ liệu, bạn có thể sử dụng dữ liệu điểm chuẩn và xu hướng thị trường để thu thập thông tin.

Nếu dữ liệu chỉ được thu thập một phần hoặc không chính xác, phân tích chỉ có thể đúng một phần.

Ví dụ: đảm bảo bạn hoặc nhân viên kế toán của bạn giữ lại tất cả dữ liệu, dữ liệu được cập nhật và nhập chính xác, nghĩa là bạn có thể chạy các báo cáo thường xuyên về hiệu suất trong quá khứ để cung cấp cho bạn thông tin chi tiết về hướng đi của doanh nghiệp.

Mẹo thu thập dữ liệu
  • Các doanh nghiệp thường sử dụng phần mềm lưu giữ hồ sơ tài chính tương thích để có thể thực hiện phân tích theo cách hợp lý hơn.
  • Các tỷ số tài chính và máy tính cho phép bạn sử dụng dữ liệu từ báo cáo tài chính của mình để tìm hiểu về khả năng sinh lời của doanh nghiệp.
  • Tiến hành thẩm định kỹ lưỡng khi mua một doanh nghiệp hoặc nhượng quyền kinh doanh lâu đời sẽ mang lại cho bạn lợi thế bằng cách có quyền truy cập vào dữ liệu lịch sử để dựa vào đó trong phân tích của bạn.

Xác định dữ liệu liên quan

Phần sau đây giải thích loại dữ liệu xu hướng có thể giúp phân tích của bạn, tại sao dữ liệu này hữu ích để thu thập và nguồn dữ liệu có thể được lấy ở đâu.

Dữ liệu này nên bao gồm các lần suýt bỏ lỡ và thời gian nghỉ việc do chấn thương hoặc căng thẳng.

Sự gia tăng các sự kiện WHS có thể xác định nhu cầu cập nhật thiết bị, đào tạo thêm và quản lý khối lượng công việc.

Nguồn:

  • đánh giá rủi ro
  • báo cáo nguy hiểm
  • các dạng chấn thương
  • chính sách và thủ tục
  • dữ liệu nghỉ ốm

Dữ liệu này cũng nên bao gồm những thay đổi về lợi nhuận ròng, doanh thu hàng tồn kho, ngày của con nợ và chủ nợ, chi phí thương vong và nhà thầu.

Bạn sẽ có thể:

  • hiểu các biến thể trong năm
  • giúp quản lý số ngày cho đến khi bạn được các chủ nợ thanh toán
  • lên kế hoạch cho thời gian bạn sẽ cần thêm vốn
  • lập kế hoạch nhu cầu lực lượng lao động của bạn trong năm.

Nguồn:

  • Báo cáo lãi lỗ
  • nhật ký giao dịch bán hàng
  • hóa đơn nhà cung cấp
  • chi phí nhân viên
  • bản ghi dòng tiền

Dữ liệu này phải bao gồm chất lượng, lỗi, trả lại và yêu cầu bảo hành.

Bạn nên hiểu nếu chức năng sản xuất của doanh nghiệp của bạn đang hoạt động hiệu quả.

Nguồn:

  • Báo cáo về khiếm khuyết
  • Trả lại tài liệu
  • Báo cáo yêu cầu bảo hành

Dữ liệu này nên bao gồm:

  • chất thải phát sinh và chi phí loại bỏ chất thải
  • năng lượng sử dụng
  • xe cộ
  • khí thải và lượng khí thải carbon.

Tính toán lượng khí thải, sử dụng năng lượng và chất thải có thể giúp giảm chi phí bằng cách thay đổi sang các dạng năng lượng hoặc nhà cung cấp khác.

Nguồn:

  • hóa đơn năng lượng
  • hóa đơn loại bỏ chất thải
  • báo cáo lãng phí
  • báo cáo phát thải
  • báo cáo carbon

Dữ liệu này bao gồm phương tiện truyền thông xã hội và lưu lượng truy cập trang web.

Hiểu xu hướng về nhân khẩu học của khách hàng và hệ điều hành được sử dụng để xem trang web của bạn cũng như kênh truyền thông xã hội nào hoạt động tốt hơn và khi nào hoạt động tốt hơn là những điểm dữ liệu có giá trị cho cách bạn tiếp thị doanh nghiệp của mình.

Nguồn:

  • Báo cáo phân tích từ các trang web
  • Báo cáo phân tích từ phương tiện truyền thông xã hội
  • Phản hồi về khảo sát
  • Báo cáo phản hồi từ các chiến dịch tiếp thị

Dữ liệu này bao gồm:

  • xu hướng bán hàng giảm
  • kinh doanh lặp lại
  • giới thiệu khách hàng
  • tỷ lệ chuyển đổi
  • hiệu suất của nhân viên bán hàng cá nhân
  • khiếu nại của khách hàng
  • lợi nhuận
  • cuộc gọi bàn trợ giúp.

Phân tích các xu hướng về khách hàng và doanh số bán hàng của bạn sẽ giúp bạn quyết định cách quản lý dịch vụ khách hàng và mức độ hiệu quả của nhân viên bán hàng.

Xu hướng bán hàng đi xuống có thể chỉ ra vấn đề về chất lượng, giá cả, cạnh tranh và thay đổi sở thích của khách hàng.

Nguyên tắc Pareto nói rằng 80% hậu quả đến từ 20% nguyên nhân. Sử dụng nguyên tắc cho khách hàng và bán hàng có nghĩa là 20% khách hàng của bạn sẽ tạo ra 80% doanh thu của bạn, vì vậy 80% năng lượng của bạn nên được tập trung vào 20% hàng đầu.

Nguồn:

  • Khiếu nại của khách hàng
  • Lặp lại báo cáo kinh doanh
  • Báo cáo chương trình khách hàng thân thiết
  • Báo cáo chi tiêu của khách hàng
  • Nhân viên bán hàng cá nhân
  • Báo cáo trả về
  • Báo cáo cuộc gọi bàn trợ giúp

Dữ liệu này bao gồm doanh thu của nhân viên và số ngày nghỉ ốm.

Hiểu được các xu hướng về sự hài lòng của nhân viên có thể cần tập trung trong tương lai vào khả năng lãnh đạo, điều kiện làm việc, đào tạo liên tục và cơ hội phát triển, sẽ đảm bảo một nhóm nhân viên làm việc hiệu quả hơn.

Nguồn:

  • Dữ liệu nhân viên
  • Báo cáo luân chuyển nhân sự
  • Khảo sát phản hồi của nhân viên
  • Số ngày ốm đã sử dụng báo cáo
  • Tăng trưởng và phát triển nhân viên

Dữ liệu này bao gồm thời gian thực hiện công việc, chỉnh sửa, biến thể và ‘phạm vi mở rộng’ trên các dự án của khách hàng.

Bạn sẽ có thể hiểu các vấn đề về chu kỳ dự án, hiệu quả của nhóm và quản lý kỳ vọng của khách hàng.

Nguồn:

  • dự án đã hoàn thành
  • hiệu quả dự án
  • phản hồi của khách hàng
  • báo cáo kết quả và thời gian

Hiểu được các vấn đề về thiết bị và nhà máy cũng như lịch trình bảo trì ảnh hưởng như thế nào đến hoạt động kinh doanh theo thời gian sẽ giúp bạn quản lý rủi ro tốt hơn.

Nguồn:

  • báo cáo đánh giá rủi ro
  • báo cáo nguy hiểm
  • kiểm tra bảo dưỡng thiết bị
  • lịch trình bảo trì

Hiểu được các nhà cung cấp và người vận chuyển đã ảnh hưởng đến doanh nghiệp trong quá khứ như thế nào và khi nào điều đó có thể xảy ra sẽ cho phép bạn lập kế hoạch chắc chắn hơn.

  • Giao nhận báo cáo
  • Báo cáo khiếu nại
  • Báo cáo theo dõi chuyển phát nhanh

Phân tích dữ liệu

Phân tích dữ liệu có thể được hoàn thành bằng cách sử dụng phần mềm kinh doanh phổ biến bao gồm trực quan hóa dữ liệu trong biểu đồ và đồ thị và thường dễ diễn giải hơn dữ liệu thô vì nó cho thấy xu hướng rõ ràng hơn.

Phần mềm kinh doanh thông minh (BI) trước đây chỉ phù hợp với các doanh nghiệp lớn nhưng hiện đã có sẵn dưới dạng phần mềm dưới dạng dịch vụ (SAAS) với chi phí hàng tháng hoặc hàng năm thấp.

Bạn cũng có thể truy cập dữ liệu và phân tích trên trang web và nền tảng truyền thông xã hội của mình.

Lợi ích của việc sử dụng phần mềm BI bao gồm:

  • tích hợp với các ứng dụng và phần mềm kinh doanh miễn phí hoặc chi phí thấp hơn mà doanh nghiệp có thể đã sử dụng—ví dụ: cho
    • tài chính và ngân hàng
    • cơ sở dữ liệu quan hệ khách hàng
    • trang web và phân tích phương tiện truyền thông xã hội
    • WHS
    • danh sách và các nguồn nhân lực khác
    • thiết bị và bảo trì
    • hệ thống đám mây quản lý hồ sơ và tập tin
  • lọc dữ liệu tổng hợp thành phạm vi ngày và danh mục
  • khám phá dữ liệu thô trong các trực quan hóa
  • chia sẻ với nhân viên và các bên liên quan.

Nếu bạn không sử dụng phần mềm BI hoặc phần mềm kinh doanh thường được sử dụng với hình ảnh và báo cáo, bạn có thể sử dụng bảng tính để phân tích dữ liệu theo cách thủ công.

Phân tích yêu cầu bạn và các cố vấn của bạn diễn giải dữ liệu—phần mềm bạn sử dụng chỉ tốt khi khả năng diễn giải và hành động của bạn dựa trên những gì bạn nhìn thấy.

Giải thích dữ liệu xu hướng kinh doanh của bạn

Khi diễn giải dữ liệu của bạn, hãy hỏi những câu hỏi sau đây như một phần của phân tích.

  • Khi nào một xu hướng trở nên đáng lo ngại và yêu cầu hành động của bạn? Ví dụ: việc giảm lượng mua hàng tại một địa điểm bán lẻ trong 1 đến 2 quý vừa qua có thể được giải thích là do chi phí nội địa tăng, nhưng trong năm qua, nhân khẩu học tại địa điểm của bạn có thể đã thay đổi. Bạn có thể cần xem lại các sản phẩm và dịch vụ của mình.
  • Điều gì sẽ là điểm quyết định quan trọng của bạn? Chẳng hạn, bạn có thể áp dụng một ngưỡng có thể chấp nhận được đối với doanh nghiệp của mình không (ví dụ: trên hoặc dưới 10%)?
  • Cơ hội nào có thể cải thiện doanh nghiệp của bạn so với cơ hội khác? Ví dụ: nếu hệ thống công nghệ thông tin (CNTT) của bạn đang gặp sự cố gián đoạn và đó là xu hướng đang tiếp diễn, liệu thuê ngoài hệ thống của bạn có tốt hơn mua một hệ thống mới không? Chi phí thuê ngoài có thể tốt hơn so với việc mua một hệ thống mới.
  • Điều gì sẽ tạo thành một xu hướng khủng hoảng? Nói cách khác, xu hướng nào—nếu tiếp tục—có thể gây ra thiệt hại vĩnh viễn cho doanh nghiệp?
  • Bạn đang nhìn thấy những mẫu nào giữa các tập dữ liệu? Ví dụ: dữ liệu từ hệ thống quản lý dự án của bạn có hiển thị nguyên nhân từ hệ thống quản lý khách hàng của bạn không?
  • Làm thế nào để dữ liệu kinh doanh của bạn so sánh với tiêu chuẩn ngành của bạn? Làm thế nào bạn có thể cải thiện từng chức năng của doanh nghiệp của mình một chút để cải thiện điểm chuẩn của riêng bạn?

Hạn chế của phân tích xu hướng

Có một số hạn chế đối với phân tích xu hướng, ví dụ:

  • khủng hoảng và suy thoái tài chính bên ngoài, và ảnh hưởng của đại dịch
  • các yếu tố đã thay đổi kết quả trong khoảng thời gian được ghi lại, chẳng hạn như mua thiết bị mới hoặc thuê ngoài
  • điều chỉnh lạm phát.

Phân tích xu hướng là ‘hoạt động trong doanh nghiệp’, chứ không phải ‘trong doanh nghiệp’.

Nguyên tắc Pareto (80% kết quả là do 20% nguyên nhân) cũng cho thấy tầm quan trọng của việc thực hiện công việc kinh doanh. Lượng thời gian bạn cam kết phân tích xu hướng sẽ mang lại cho bạn nhiều cải tiến có giá trị hơn trong toàn bộ hoạt động kinh doanh của bạn.

Facebook
Twitter
LinkedIn