Quản lý việc sắp xếp công việc linh hoạt
Nguyên tắc sắp xếp làm việc linh hoạt thành công
- Cho phép tất cả nhân viên đăng ký để được sắp xếp làm việc linh hoạt.
- Xây dựng chính sách làm việc linh hoạt để quá trình áp dụng và ra quyết định rõ ràng và nhất quán.
- Cân bằng nhu cầu nhân viên với nhu cầu kinh doanh.
- Đảm bảo nhân viên đang làm việc theo các điều kiện quy định theo nguyên tắc linh hoạt của họ.
- Đảm bảo tất cả nhân viên đều có quyền tiếp cận bình đẳng với các cơ hội đào tạo, phát triển và thăng tiến, bất kể họ được sắp xếp công việc linh hoạt như thế nào.
- Quản lý hiệu suất của nhân viên dựa trên kết quả đầu ra, thay vì mô hình làm việc.
- Nhận được sự hỗ trợ của chủ sở hữu doanh nghiệp, ban quản lý và các nhân viên khác.
Lợi ích của việc sắp xếp làm việc linh hoạt cho tất cả nhân viên
Thu hút và giữ nhân viên giỏi là điều cần thiết cho tất cả các doanh nghiệp. Đối với nhiều nhân viên, công việc linh hoạt là một lợi ích tại nơi làm việc rất được mong đợi. Họ muốn làm việc với những người chủ sẵn sàng thương lượng về địa điểm, thời gian và cách thức họ làm việc.
Bằng cách làm cho nơi làm việc của bạn trở nên linh hoạt hơn cho tất cả nhân viên, bạn có thể thu hút và giữ chân nhiều nhân viên chất lượng hơn ở mọi nhóm tuổi và giới tính.
Sắp xếp làm việc linh hoạt được liên kết với:
- tăng năng suất
- tăng phúc lợi và hạnh phúc của nhân viên
- mức độ vắng mặt thấp hơn
- sự hài lòng và gắn kết với công việc cao hơn
- duy trì kiến thức và kỹ năng của công ty
- giảm chi phí tuyển dụng và tuyển dụng
- có nhiều phụ nữ hơn ở nơi làm việc và trong vai trò lãnh đạo.
Các loại công việc linh hoạt
Các lựa chọn công việc linh hoạt dành cho bạn và nhân viên của bạn phụ thuộc vào:
- nhân viên
- vai trò họ thực hiện
- giai đoạn kinh doanh của bạn
- ngành của bạn.
Sắp xếp làm việc linh hoạt có thể trong một khoảng thời gian nhất định hoặc trên cơ sở liên tục. Sắp xếp làm việc linh hoạt thường liên quan đến việc thay đổi:
- giờ làm việc (ví dụ: thời gian bắt đầu và kết thúc)
- mô hình công việc (ví dụ như chia sẻ công việc)
- địa điểm làm việc (ví dụ: làm việc tại nhà).
Các hình thức sắp xếp công việc linh hoạt bao gồm:
- giờ làm việc và phân công linh hoạt: thay đổi thời gian bắt đầu hoặc kết thúc, hoặc chia ca
- tuần làm việc bị nén: làm thêm giờ trong ít ngày hơn để cho phép 1 tuần hoặc 2 tuần làm việc ngắn hơn
- thời gian thay thế: làm việc ngoài giờ đã được chấp thuận và được đền bù bằng thời gian nghỉ làm có lương thay vì được trả lương khi làm thêm giờ. Nó có thể bao gồm thời gian linh hoạt, trong đó nhân viên có thể ‘tiết kiệm’ thêm giờ làm việc để đổi lấy thời gian nghỉ
- làm việc từ xa: làm việc xa nơi làm việc chính thức (thường là ở nhà)
- công việc bán thời gian và thời vụ:
- làm việc ít hơn toàn thời gian và được trả lương trên cơ sở theo tỷ lệ (tương xứng) cho công việc đó
- ngày hoặc giờ phù hợp với nhân viên mà không có cam kết làm việc liên tục từ người sử dụng lao động
- chia sẻ công việc: một công việc toàn thời gian được chia sẻ bởi 2 nhân viên trở lên được trả lương theo tỷ lệ cho phần công việc họ hoàn thành
- nghỉ phép “đã mua”: cho phép nhân viên sử dụng một phần tiền lương hàng năm của họ để mua thêm ngày nghỉ phép
- nghỉ phép không lương: nghỉ phép cho các sự kiện ngoài kế hoạch mà nhân viên không được trả lương
- tăng hoặc giảm dần số giờ làm việc: ví dụ trước hoặc sau khi nghỉ phép chăm con hoặc trước khi nghỉ hưu
- linh hoạt xung quanh thời gian nghỉ giải lao và khi chúng được thực hiện.
Có một tùy chọn làm việc linh hoạt phù hợp cho hầu hết các vai trò. Hãy nghĩ về các lựa chọn công việc linh hoạt được đề cập ở trên và cách áp dụng những lựa chọn này để tất cả nhân viên có thể tham gia, thay vì chỉ một số ít người được chọn.
- Những tùy chọn nào bạn đã sử dụng trong doanh nghiệp của mình?
- Bạn có thể nghĩ ra bất kỳ lựa chọn công việc linh hoạt nào khác phù hợp với doanh nghiệp của mình không?
- Lên lịch một cuộc họp với nhân viên của bạn để động não và thảo luận về các lựa chọn công việc linh hoạt cho nơi làm việc của bạn.
- Cân nhắc thử nghiệm một vài cách sắp xếp công việc linh hoạt để xem cách nào phù hợp với doanh nghiệp của bạn.
Hãy nhớ rằng nhu cầu và mong đợi của nhân viên sẽ khác nhau và những gì phù hợp với nhân viên này có thể không phù hợp với nhân viên tiếp theo.
Quản lý ứng dụng công việc linh hoạt
Có một chính sách làm việc linh hoạt cho doanh nghiệp của bạn sẽ:
- cho thấy rằng bạn ủng hộ sự linh hoạt tại nơi làm việc của bạn
- đảm bảo nhân viên biết cách nộp đơn và những gì sẽ được mong đợi ở họ
- đảm bảo một quy trình nhất quán và công bằng bằng cách phác thảo cách các ứng dụng sẽ được xem xét.
Chính sách làm việc linh hoạt của bạn cần xác định rõ ràng:
- 2 loại sắp xếp công việc linh hoạt khác nhau, cụ thể là những
- tất cả nhân viên có thể áp dụng cho
- chỉ những nhân viên có quyền mới có thể đăng ký
- nghĩa vụ của người sử dụng lao động và người lao động đối với các yêu cầu được gửi.
Một chính sách sắp xếp làm việc linh hoạt nên phác thảo:
- sắp xếp làm việc linh hoạt là gì
- ai có thể nộp đơn xin sắp xếp làm việc linh hoạt
- lựa chọn công việc linh hoạt
- làm thế nào để đăng ký một sự sắp xếp làm việc linh hoạt, bao gồm cả nơi để truy cập vào mẫu đơn
- đơn xin làm việc linh hoạt sẽ được xem xét như thế nào và ai sẽ đưa ra quyết định
- nhân viên sẽ được thông báo về quyết định như thế nào
- sắp xếp làm việc linh hoạt sẽ được ghi lại như thế nào
- thời gian và cách thức sắp xếp làm việc linh hoạt sẽ được quản lý và xem xét.
Tất cả các đơn yêu cầu nên:
- bằng văn bản
- giải thích chi tiết về sự sắp xếp làm việc linh hoạt mà họ muốn
- phác thảo lý do tại sao nhân viên đang tìm kiếm sự sắp xếp
- làm nổi bật các vấn đề tiềm năng mà nhân viên đã xác định
- nêu khung thời gian được áp dụng cho.
Khi đánh giá và trả lời các đơn yêu cầu:
- nhất quán
- tuân theo quy trình được nêu trong chính sách làm việc linh hoạt của bạn (chính sách này phải phù hợp với bất kỳ yêu cầu pháp lý nào).
Quy trình mở và minh bạch đặc biệt quan trọng nếu bạn đang xử lý nhiều đơn yêu cầu.
Xem lại các sắp xếp một cách thường xuyên, ví dụ, cứ sau 3, 6, 12 tháng. Đây là cơ hội của bạn để cung cấp phản hồi cho nhân viên về cách sắp xếp đang hoạt động và thực hiện các thay đổi, nếu cần.
Hãy cho nhân viên biết trước rằng:
- bạn sẽ theo dõi thỏa thuận và hiệu suất của họ
- sẽ có đánh giá thường xuyên để đảm bảo sự sắp xếp làm việc linh hoạt đang hoạt động hiệu quả cho tất cả các bên.
Khi nhân viên ổn định với thỏa thuận làm việc linh hoạt, bạn có thể nhận thấy những điều hoạt động tốt, cũng như những thách thức phát sinh. Hãy ghi lại những điều này để bạn có thể thảo luận với nhân viên khi xem lại thỏa thuận.
Như với tất cả các nhân viên khác, nhân viên có thỏa thuận làm việc linh hoạt nên được đánh giá quản lý hiệu suất thường xuyên. Là một phần của đánh giá hiệu suất, bạn có thể thảo luận về thỏa thuận, bao gồm:
- khu vực đang hoạt động tốt
- khu vực cần cải thiện
- bất kỳ thay đổi có thể cần phải được thực hiện.
Danh sách kiểm tra sắp xếp làm việc linh hoạt
Sử dụng danh sách kiểm tra này để hướng dẫn phản hồi của bạn đối với yêu cầu sắp xếp làm việc linh hoạt.
- Trước khi bắt đầu sắp xếp làm việc linh hoạt, hãy chắc chắn rằng bạn có
- các tài liệu cần thiết (ví dụ: kiểm tra sức khỏe và an toàn nếu làm việc tại nhà)
- một bản ghi về bất kỳ điều kiện nào của thỏa thuận, bao gồm cả ngày bắt đầu và ngày kết thúc.
- Phác thảo rõ ràng các điều khoản và điều kiện của sự sắp xếp
- đặt ra các hướng dẫn và kỳ vọng rõ ràng
- thiết lập một lịch trình làm việc phác thảo ngày và giờ làm việc
- xác định kết quả công việc mong đợi
- nếu có liên quan, hãy yêu cầu nhân viên
- bao gồm giờ làm việc của họ trong chữ ký email
- sử dụng thông báo email vắng mặt giải thích khi nào nhân viên sẽ quay lại và ai có thể liên hệ trong thời gian chờ đợi
- chuyển điện thoại sang điện thoại di động, điện thoại cố định tại một địa điểm làm việc thay thế (nếu làm việc từ xa) hoặc đồng nghiệp đã đồng ý nhận cuộc gọi
- đảm bảo mọi tài liệu dùng chung (giấy hoặc điện tử) được lưu trữ chính xác để các nhân viên khác có thể truy cập khi cần
- thông báo giờ làm việc với các khách hàng quan trọng và thảo luận về bất kỳ sự chậm trễ nào mà điều này có thể gây ra.
- Lập kế hoạch và lên lịch xem xét lại sự sắp xếp.