Các bước bắt đầu dự án (Đề xuất)

Home

Trước khi Bắt đầu Dự án, bạn nên chuẩn bị một số việc. Dưới đây là một số bước chính cần xem xét:

Xác định khái niệm dự án:
- Trình bày rõ ràng khái niệm dự án, bao gồm cả vấn đề hoặc cơ hội mà dự án hướng đến.
- Tiến hành nghiên cứu ban đầu để thu thập thông tin về tính khả thi của dự án và tác động tiềm ẩn.
- Xác định các mục tiêu và kết quả mong đợi của dự án.
Tiến hành đánh giá sơ bộ:
- Đánh giá sự liên kết của dự án với các mục tiêu chiến lược của tổ chức.
- Xác định phạm vi, ranh giới và giới hạn của dự án.
- Đánh giá các yêu cầu về nguồn lực của dự án, bao gồm ngân sách, nhân sự và công nghệ.
Xác định và phân tích các bên liên quan:
- Xác định các bên liên quan chính, những người sẽ bị ảnh hưởng hoặc quan tâm đến dự án.
- Phân tích nhu cầu, kỳ vọng và ảnh hưởng tiềm ẩn của các bên liên quan đối với dự án.
- Lập kế hoạch cho sự tham gia và giao tiếp hiệu quả của các bên liên quan trong suốt dự án.
Tiến hành đánh giá rủi ro:
- Xác định các rủi ro tiềm ẩn và sự không chắc chắn liên quan đến dự án.
- Đánh giá khả năng xảy ra và tác động tiềm ẩn của từng rủi ro.
- Phát triển các chiến lược để giảm thiểu hoặc quản lý các rủi ro đã xác định.
Xây dựng đề xuất dự án:
- Tạo một tài liệu đề xuất dự án chính thức phác thảo các mục tiêu, phạm vi và lợi ích dự kiến của dự án.
- Bao gồm kế hoạch dự án cấp cao, dòng thời gian và ước tính tài nguyên.
- Trình bày đề xuất dự án cho những người ra quyết định chính để phê duyệt.
Nhận tài trợ dự án:
- Xác định một nhà tài trợ dự án, người sẽ cung cấp hỗ trợ, hướng dẫn và các nguồn lực cần thiết cho dự án.
- Đảm bảo cam kết và phê duyệt của nhà tài trợ dự án trước khi tiến hành bắt đầu dự án.

Bằng cách hoàn thành các bước chuẩn bị này, bạn sẽ có một nền tảng vững chắc để bắt đầu giai đoạn Khởi tạo dự án với sự hiểu biết rõ ràng về khái niệm, mục tiêu, rủi ro và yêu cầu của các bên liên quan của dự án.

Sự khác nhau giữa mục tiêu & kết quả mong đợi và OKRs

Phạm vi: Các mục tiêu của dự án thường tập trung vào các mục tiêu tổng thể và kết quả mong muốn của dự án. Họ cung cấp một cái nhìn cấp cao về những gì dự án nhằm đạt được. Mặt khác, OKRs có xu hướng cụ thể hơn và có thể đo lường được, tập trung vào các kết quả chính cho thấy tiến độ đạt được các mục tiêu.
Sự liên kết: Các mục tiêu của dự án thường được liên kết với các mục tiêu chiến lược của tổ chức hoặc các bên liên quan. Chúng có thể bao gồm những khát vọng rộng lớn hơn hoặc tầm nhìn dài hạn. Mặt khác, OKRs thường được đặt trong khung thời gian ngắn hơn (hàng quý hoặc hàng năm) và phù hợp hơn với các nhóm hoặc cá nhân cụ thể trong tổ chức.
Đo lường được: OKRs thường được xây dựng theo cách cho phép đo lường và đánh giá tiến độ một cách rõ ràng. Các kết quả chính là cụ thể, có thể đo lường được, có thể đạt được, có liên quan và có thời hạn (SMART), giúp việc theo dõi và đánh giá hiệu suất trở nên dễ dàng hơn. Các mục tiêu của dự án có thể không phải lúc nào cũng có các tiêu chí đo lường cụ thể như vậy.

Tóm lại, các mục tiêu của dự án đưa ra định hướng và mục đích tổng thể cho dự án, trong khi OKRs đưa ra cách tiếp cận tập trung hơn và có thể đo lường được để đạt được các kết quả cụ thể trong khung thời gian đã định. Cả hai đều là những công cụ có giá trị để lập kế hoạch và hướng dẫn các dự án, nhưng chúng khác nhau về phạm vi, sự liên kết và khả năng đo lường.

Ví dụ cụ thể

Mục tiêu dự án:

Mục tiêu: Phát triển một chương trình giảng dạy toàn diện cho giáo dục STEM ảo.
- Kết quả mong đợi: Tạo một chương trình giảng dạy có cấu trúc và hấp dẫn bao gồm các chủ đề STEM khác nhau và phù hợp với các tiêu chuẩn giáo dục.
- Phạm vi: Xác định các mục tiêu học tập chính, thiết kế các bài học và hoạt động tương tác, đồng thời tích hợp các công cụ đánh giá để theo dõi tiến độ của học sinh.

OKR:

Mục tiêu: Tăng cường sự tham gia và tương tác của học sinh trong giáo dục STEM ảo.
- Kết quả chính: Đạt được mức tăng 30% về số học sinh đăng ký tham gia các khóa học STEM ảo trong vòng sáu tháng.
- Kết quả chính: Tăng xếp hạng mức độ hài lòng của sinh viên lên 15% dựa trên các cuộc khảo sát sau khóa học.
Mục tiêu: Cải thiện kết quả học tập và khả năng ghi nhớ kiến thức trong giáo dục STEM ảo.
- Kết quả chính: Tăng điểm kiểm tra trung bình của học sinh lên 10% so với giáo dục STEM truyền thống dựa trên lớp học.
- Kết quả chính: Giảm 20% tỷ lệ bỏ học thông qua các chiến lược can thiệp và hỗ trợ được cá nhân hóa.

Trong ví dụ này, các mục tiêu của dự án tập trung vào việc phát triển một chương trình giảng dạy toàn diện cho giáo dục STEM ảo. OKRs tập trung vào việc tăng cường sự tham gia, sự hài lòng và kết quả học tập của sinh viên trong môi trường học tập ảo. Các mục tiêu nhấn mạnh việc tạo ra nội dung giáo dục chất lượng cao, trong khi OKRs cung cấp các mục tiêu có thể đo lường để đánh giá hiệu quả và tác động của chương trình giáo dục STEM ảo.

Khởi tạo dự án

Mẫu khởi tạo dự án:

Tổng quan dự án:
- Tên dự án và mô tả.
- Mục tiêu dự án và kết quả dự kiến.
- Các bên liên quan chính và vai trò của họ.
- Dòng thời gian và các mốc quan trọng của dự án.
Danh sách kiểm tra đầu vào:
- Xác định các đầu vào cần thiết cho dự án, chẳng hạn như:
  - Các tài liệu, số liệu liên quan.
  - Phân tích các bên liên quan và kế hoạch truyền thông.
  - Yêu cầu về nguồn lực (ngân sách, đội ngũ, thiết bị, v.v.).
  - Chiến lược đánh giá và giảm thiểu rủi ro.
Các bước và hướng dẫn:
- Cung cấp hướng dẫn từng bước để bắt đầu dự án, bao gồm:
  - Tổ chức họp khởi động dự án.
  - Xác định phạm vi dự án và sản phẩm bàn giao.
  - Xác định và thu hút các bên liên quan chính.
  - Thiết lập mục tiêu và mục tiêu của dự án.
  - Phát triển một kế hoạch dự án và thời gian.
  - Phân công vai trò và trách nhiệm.
  - Thiết lập cơ chế truyền thông và báo cáo.
  - Tiến hành phân tích rủi ro và tạo ra một kế hoạch giảm thiểu.
  - Đảm bảo các nguồn lực cần thiết.
  - Thiết lập hệ thống theo dõi và giám sát dự án.
Báo cáo mẫu và Mẫu:
- Bao gồm các báo cáo mẫu và mẫu có thể hữu ích trong giai đoạn bắt đầu dự án, chẳng hạn như:
  - Mẫu điều lệ dự án.
  - Mẫu phân tích các bên liên quan.
  - Mẫu kế hoạch truyền thông dự án.
  - Mẫu đánh giá rủi ro.
  - Mẫu dòng thời gian dự án.
Danh sách kiểm tra đầu ra:
- Chỉ định các đầu ra hoặc sản phẩm dự kiến từ giai đoạn bắt đầu dự án, chẳng hạn như:
  - Văn bản điều lệ dự án.
  - Báo cáo phân tích các bên liên quan.
  - Kế hoạch truyền thông.
  - Báo cáo đánh giá rủi ro.
  - Cập nhật kế hoạch dự án và dòng thời gian.
  - Kế hoạch phân bổ nguồn lực.
Các yếu tố liên quan:
- Làm nổi bật các yếu tố quan trọng mà các nhà lãnh đạo dự án nên xem xét trong quá trình bắt đầu dự án, chẳng hạn như:
  - Yêu cầu pháp lý và tuân thủ.
  - Cân nhắc về đạo đức.
  - Nhạy cảm về văn hóa hoặc tổ chức.
  - Công nghệ hoặc cơ sở hạ tầng có sẵn.
  - Bài học rút ra từ các dự án tương tự.
  - Tiêu chí và số liệu thành công của dự án.

Hãy nhớ tùy chỉnh mẫu theo nhu cầu và yêu cầu cụ thể của tổ chức bạn. Mẫu này sẽ phục vụ như một hướng dẫn cho các nhà lãnh đạo dự án để đảm bảo cách tiếp cận nhất quán và có cấu trúc để bắt đầu dự án.