Quản lý và giảm chi phí kinh doanh

Tiền lương của bạn và các chi phí nhân viên khác thường sẽ là một phần chính trong tổng chi phí của bạn. Đảm bảo rằng bạn chỉ tuyển dụng dựa trên công việc bạn cần hoàn thành và có sẵn. Điều này bao gồm đảm bảo bạn có đúng người vào đúng vai trò. Hãy cẩn thận để không giảm đáng kể chi phí cho cách bạn hỗ trợ nhân viên của mình, chẳng hạn như đào tạo, vì điều này có thể ảnh hưởng đến lợi nhuận và năng suất của bạn trong tương lai.

Mẹo để giảm chi phí tiền lương

• Xác định các loại nhân viên mà doanh nghiệp của bạn cần, bao gồm những kỹ năng và kinh nghiệm họ có và phân công nhiệm vụ phù hợp. Điều này sẽ cải thiện hiệu quả và năng suất tổng thể trong toàn doanh nghiệp của bạn.
• Sử dụng các hướng dẫn về tiền lương làm tài liệu tham khảo cho những gì bạn nên trả cho nhân viên của mình (ví dụ: mức lương). Thông tin này được cung cấp bởi hầu hết các công ty tuyển dụng lớn. Hãy nhớ rằng một nhân viên thường sẽ phải trả từ 1,25 đến 1,4 lần tiền lương của họ, khi bạn xem xét quỹ hưu bổng và bất kỳ lợi ích bổ sung nào mà bạn cung cấp cho họ.
• Hãy nhận biết về mức lương tối thiểu và yêu cầu tiền lương.
• Tuyển dụng cho nhu cầu kinh doanh của bạn. Nếu bạn có các nhiệm vụ không yêu cầu nhân viên toàn thời gian, bạn có thể xem xét các thỏa thuận bán thời gian hoặc thời vụ, hoặc thuê một nhà thầu hoặc người làm việc tự do.
• Đầu tư vào đào tạo thường xuyên cho nhân viên của bạn. Điều này đảm bảo họ có thể hoạt động hiệu quả và cung cấp những kỹ năng cũng như kinh nghiệm mới nhất cho bạn và khách hàng của bạn.

Chi phí tài sản của bạn rất có thể sẽ là một trong những chi phí định kỳ lớn nhất của bạn. Xem xét cách bạn có thể tận dụng tối đa không gian của mình và rằng bạn đang sử dụng tùy chọn cơ sở phù hợp cho doanh nghiệp và ngân sách của mình.

Mẹo giảm chi phí mặt bằng

• Giữ không gian làm việc của bạn nhỏ—bạn luôn có thể mở rộng sau này nếu cần.
• Xem xét vị trí của bạn một cách cẩn thận. Nếu bạn không cần phải có mặt ngay tại nơi có khách hàng của mình, hãy nghĩ đến một địa điểm cách xa khu vực đông dân cư hoặc khu trung tâm thương mại. Bất động sản ở những khu vực này sẽ ít tốn kém hơn để cho thuê.
• Cho thuê lại không gian làm việc không sử dụng cho các doanh nghiệp khác.

Thiết bị bạn cần sẽ phụ thuộc vào loại hình kinh doanh và lĩnh vực/ngành công nghiệp của bạn. Ví dụ, một doanh nghiệp sản xuất có thể cần một lượng lớn thiết bị đắt tiền, trong khi một công ty luật có thể chỉ cần một văn phòng cơ bản phù hợp. Thiết bị kinh doanh thiết yếu sẽ yêu cầu khoản đầu tư ban đầu như một phần chi phí thiết lập hoặc phát triển của bạn, nhưng bạn cũng có thể cần tính thêm chi phí theo thời gian, chẳng hạn như bảo trì, sửa chữa và thay thế.

Mẹo để giảm chi phí thiết bị

• Xác định thiết bị có thể thực hiện nhiều chức năng. Ví dụ: trong một cửa hàng bán lẻ, máy tính bảng có thể được sử dụng cho các giao dịch tại điểm bán hàng, kiểm soát hàng tồn kho và lập hóa đơn.
• Cân nhắc mua thiết bị đã qua sử dụng hoặc cho thuê thiết bị. Nói chuyện với nhân viên kế toán hoặc cố vấn tài chính của bạn để hiểu rõ hơn bất kỳ tác động nào của việc thuê hoặc cho thuê so với mua thiết bị, chẳng hạn như khấu hao (giá trị của một tài sản mất đi bao nhiêu so với tuổi thọ của nó).
• Hãy chắc chắn rằng bạn ngân sách cho việc sửa chữa và bảo trì. Bảo trì thường xuyên có thể làm giảm chi phí sửa chữa lớn trong dài hạn.
• Thiết lập lịch bảo trì để đảm bảo máy móc hoạt động tốt.

Bảo hiểm cho doanh nghiệp của bạn là điều cần thiết. Nó bảo vệ bạn khỏi những vấn đề không lường trước có thể khiến bạn tốn rất nhiều tiền.

Lời khuyên để giảm chi phí bảo hiểm

• Thương lượng với các nhà cung cấp bảo hiểm của bạn để đảm bảo mức giá tốt nhất và yêu cầu giảm giá.
• Thường xuyên xem lại phạm vi bảo hiểm của bạn để xem liệu nó có còn đáp ứng nhu cầu của bạn hay không—hãy kiểm tra các phần bao gồm và loại trừ trong chính sách của bạn để đảm bảo rằng bạn được bảo hiểm cho mọi thứ bạn cần.
• Luôn so sánh với nhiều nhà cung cấp để có được mức giá và phạm vi bảo hiểm tốt nhất.

Đầu tư thị trường hoặc cổ phiếu của bạn cần được quản lý cẩn thận. Quá nhiều cổ phiếu có thể hết hạn sử dụng hoặc không bán được. Quá ít cổ phiếu có thể có nghĩa là không có đủ hàng để bán khi nhu cầu cao.

Bạn có thể tiếp cận khoản vay để giúp bạn mua cổ phiếu, nhưng bạn sẽ cần phải đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về khoản vay như bạn đã kinh doanh được bao lâu và có thành tích quản lý dòng tiền tốt. Một doanh nghiệp mới có thể không đáp ứng được các điều kiện này.

Bạn có thể so sánh 2 thước đo đầu tư chính:

• vòng quay đầu tư – số lần đầu tư được bán mỗi năm (hoặc khoảng thời gian có liên quan)
• ngày đầu tư – số ngày trung bình đầu tư sẽ được giữ trong cửa hàng.

Mẹo để giảm chi phí đầu tư

• Cấu trúc cẩn thận chi phí đầu tư của bạn. Cần có thời gian để có kinh nghiệm về cách quản lý đầu tư của bạn tốt nhất (nghĩa là làm thế nào để cân bằng số lượng hàng hóa bạn đặt hàng với nhu cầu có thể có của khách hàng).
• Yếu tố chi phí lưu trữ và bảo hiểm.
• Thảo luận về mức trung bình trong ngành của bạn với cố vấn tài chính hoặc kế toán của bạn.

Bạn sẽ cần các dịch vụ thiết yếu cho hoạt động của mình, chẳng hạn như nước, năng lượng, internet và điện thoại. Các chi phí tiện ích này sẽ phụ thuộc vào quy mô tài sản và hoạt động kinh doanh của bạn, nhưng chúng có thể dễ dàng chiếm một phần lớn chi phí liên tục của bạn.

Mẹo để giảm chi phí tiện ích

• Phát triển các quy trình cho nhân viên chỉ định cách thức và thời điểm sử dụng các tiện ích, chẳng hạn như đảm bảo rằng tất cả các thiết bị đều được tắt và rút phích cắm vào cuối ngày.
• Lắp đặt thiết bị tiết kiệm năng lượng.
• Sử dụng một không gian làm việc nhỏ hơn để giảm chi tiêu cho điện năng (ví dụ: cho chiếu sáng và điều hòa không khí).
• Cân nhắc việc lắp đặt năng lượng mặt trời để giảm hóa đơn tiền điện.
• Thường xuyên xem xét và đàm phán lại các kế hoạch với các nhà cung cấp của bạn. Sử dụng các trang web so sánh để hiểu rõ hơn về giá cả cạnh tranh và các tùy chọn dịch vụ.

Thường xuyên tìm kiếm lời khuyên chuyên nghiệp cho doanh nghiệp của bạn về các chủ đề pháp lý, kế toán và thuế hoặc các hoạt động phức tạp khác mà bạn không có kỹ năng, kinh nghiệm hoặc giấy phép cần thiết để tự quản lý.

Mẹo để giảm chi phí cố vấn chuyên nghiệp

• Nghiên cứu các chuyên gia trước khi bạn cam kết ký hợp đồng với họ. Xem xét liệu các giá trị và danh tiếng của họ có phù hợp với doanh nghiệp của bạn hay không và họ có các dịch vụ mà bạn đang tìm kiếm hay không.
• Hỏi các chủ doanh nghiệp địa phương khác để được tư vấn và nếu họ giới thiệu các chuyên gia mà họ đang sử dụng.
• Đàm phán các tùy chọn thanh toán phù hợp với doanh nghiệp của bạn. Một số cố vấn yêu cầu trả phí theo giờ hoặc trả trước. Đảm bảo rằng bạn đã làm bài tập về nhà trước khi bắt đầu đàm phán và hiểu tỷ lệ thanh toán hiện hành trong khu vực và ngành của bạn.

Tìm hiểu thêm về cách thu hút cố vấn kinh doanh.

Tiếp thị là một hoạt động thiết yếu đối với nhiều doanh nghiệp để tạo ra doanh số bán hàng và nâng cao nhận thức của khách hàng và thương hiệu. Có nhiều hình thức tiếp thị và quảng cáo khác nhau, một số đắt hơn những hình thức khác và với mức độ hoàn vốn đầu tư khác nhau. Tập trung vào các chiến lược tiếp thị sẽ mang lại lợi nhuận cao nhất.

Bạn có thể chọn tham gia hỗ trợ tiếp thị chuyên nghiệp, những người có thể cung cấp nhiều dịch vụ từ phát triển kế hoạch tiếp thị, tiến hành nghiên cứu thị trường và các dịch vụ tiếp thị trực tiếp (ví dụ: truyền thông xã hội và tiếp thị qua điện thoại).

Mẹo để giảm chi phí tiếp thị và quảng cáo

• Xác định rõ đối tượng mục tiêu của bạn và các phương pháp tốt nhất để tiếp cận họ nhằm đảm bảo bạn đang sử dụng đúng kênh cho khách hàng của mình. Nhìn vào phương tiện truyền thông mà họ sử dụng và quảng cáo mà họ tương tác nhiều nhất. Chỉ vì một hình thức tiếp thị nào đó đang thịnh hành, điều đó không có nghĩa đây sẽ là chiến lược đúng đắn hoặc phù hợp để tiếp cận thị trường mục tiêu của bạn.
• Tập trung vào các chiến lược tiếp thị có nhiều khả năng mang lại cho bạn lợi tức đầu tư cao nhất hoặc những chiến lược hoạt động tốt cho ngành của bạn.
• Nghiên cứu xem những người khác trong ngành của bạn đang làm gì và những gì hiệu quả với đối thủ cạnh tranh của bạn.

Tìm hiểu thêm về cách nghiên cứu khách hàng, thị trường và đối thủ cạnh tranh của bạn.

Bạn có thể phải trả phí giấy phép, đăng ký hoặc chi phí thành viên. Điều này có thể bao gồm mọi thứ từ phí hiệp hội và duy trì trình độ chuyên môn của bạn, đến đăng ký phần mềm.

Tư cách thành viên của hiệp hội ngành của bạn có thể giúp bạn tiếp cận với hỗ trợ kinh doanh bổ sung, đưa ra lời biện hộ trong những thời điểm khó khăn hoặc hỗ trợ bạn khi xây dựng mạng lưới của mình. Đánh giá lợi ích so với chi phí và đảm bảo rằng bạn đang tích cực sử dụng tư cách thành viên và đăng ký của mình.

Bạn có thể được yêu cầu đi công tác hoặc giải trí cho khách hàng của mình. Đảm bảo nhóm của bạn biết về bất kỳ yêu cầu ngân sách nào mà bạn có khi giải trí.

Mẹo để giảm chi phí đi lại, ăn uống và giải trí

• Theo dõi chi phí và hoàn trả cho nhân viên chi phí đi lại và các chi phí kinh doanh khác (điều này có thể bao gồm việc đưa khách hàng đi ăn tối hoặc đi lại—đảm bảo họ hiểu ngân sách của bạn trước khi phát sinh chi phí).
• Giữ tổng chi phí đi lại ở mức tối thiểu. Bạn có thể chọn đặt ngân sách tối đa cho chi phí đi lại hoặc kinh doanh.
• Xem xét cẩn thận chi phí đi lại và phương tiện của bạn và thiết lập các chính sách cho những chi phí này. Ví dụ:
  • quyết định xem nhân viên nên sử dụng xe công ty hay xe riêng của họ khi làm việc
  • sử dụng thẻ nhiên liệu để theo dõi chi tiêu
  • giảm thiểu bãi đậu xe trả tiền và sử dụng phí cầu đường
  • chỉ bay hạng phổ thông trừ khi chuyến bay có độ dài nhất định—sau đó cung cấp hạng thương gia
  • đặt chỗ với cùng một hãng hàng không để tận dụng điểm thưởng.