Viết Email với ChatGPT – Ứng dụng cơ bản
Viết email có thể là một công việc tốn thời gian, đặc biệt là khi bạn cần đọc qua email bạn nhận được trước tiên. Phần này sẽ đề cập đến các trường hợp sử dụng khác nhau, từ một email đơn giản thông báo với sếp rằng hôm nay bạn bị ốm cho đến những email có nội dung phức tạp hơn.
Email cơ bản về xin nghỉ ốm
Hãy tưởng tượng một ngày nào đó bạn thức dậy bị ốm và không thể đi làm (hoặc đơn giản là không muốn 😈). Đây là một lời nhắc đơn giản giúp bạn viết email cho sếp của bạn để thông báo rằng bạn bị ốm.
Tên tôi: Huỳnh Hiếu
Tên sếp: Jennie
Viết một email cho sếp của tôi nói rằng hôm nay tôi sẽ nghỉ làm vì tôi bị ốm.
Subject: Thông báo nghỉ làm vì bệnh
Chào sếp Jennie,
Tôi xin lỗi vì phải thông báo rằng hôm nay tôi sẽ không thể đến làm việc do tôi đang bị ốm. Sáng nay tôi thấy không khá lên và đã tham khảo ý kiến của bác sĩ, họ khuyên tôi nên nghỉ ngơi để phục hồi sức khỏe.
Tôi đã cố gắng xử lý công việc càng nhanh càng tốt trước khi nghỉ, và tôi đã thông báo cho đồng nghiệp cùng phòng biết về tình hình của tôi để họ có thể hỗ trợ trong trường hợp cần thiết.
Trong thời gian nghỉ này, tôi sẽ tiếp tục theo dõi email và điện thoại để trả lời các tình huống cấp bách nếu có. Tôi rất mong hiểu được sự thông cảm và sẽ bù đắp thời gian nghỉ này khi tôi trở lại làm việc.
Xin cảm ơn sếp đã hiểu và cho phép tôi nghỉ để khôi phục sức khỏe. Tôi sẽ cố gắng nhanh chóng hồi phục và trở lại làm việc.
Trân trọng, Huỳnh Hiếu
Email này hoạt động nhưng khá nhàm chán. Hãy thêm gia vị cho nó một chút nhé!
Sửa đổi phong cách / Tạo cấu trúc theo hướng dẫn
Rất dễ dàng để sửa đổi phong cách của email. Ví dụ: bạn có thể yêu cầu AI tỏ ra “hài hước” hoặc hướng dẫn nó “Đưa vào một lý do hài hước”.
Tên tôi: Huỳnh Hiếu
Tên sếp: Jennie
Viết một email cho sếp của tôi nói rằng hôm nay tôi sẽ nghỉ làm vì tôi bị ốm.
Subject: Nghỉ làm vì “Bệnh Hiếu Hài Hước” 😅
Chào sếp Jennie,
Hôm nay, tôi xin phép được nghỉ làm với một lý do khá “độc đáo” – tôi bị “Bệnh Hiếu Hài Hước”! 😂
Tối qua, tôi đã tự dặn dò mình rằng sáng nay tôi sẽ đến công ty và khiến mọi người cười đau bụng với những câu đùa thú vị. Tuy nhiên, thật không may, “bệnh” này đã tấn công mạnh vào sáng nay và khiến tôi không thể rời khỏi giường một cách an toàn.
Để tránh lây lan “Bệnh Hiếu Hài Hước” cho đồng nghiệp, tôi quyết định nghỉ ngơi và đảm bảo rằng tôi sẽ không lan truyền “cười” trong toàn bộ văn phòng. 😷
Trong thời gian này, tôi sẽ cố gắng tự điều trị bằng cách xem các chương trình hài và đảm bảo sẽ trở lại với tâm trạng tốt hơn và không còn “lây truyền” bệnh nữa.
Mong sếp thông cảm và hi vọng mọi người sẽ không quá buồn khi không có tiết mục hài hước của tôi trong buổi sáng nay.
Trân trọng, Huỳnh Hiếu
Điều đáng tiếc ở đây là văn phong tiếng Việt hoàn toàn không ổn với sự hài hước theo văn phong tiếng Anh. Vì vậy, đôi khi sử dụng nó gây hiệu ứng ngốc nghếch khi AI viết theo phong cách hài hước.
Bạn có thể điều chỉnh sự nghiêm túc hoặc chuyên nghiệp hơn.
Tên tôi: Huỳnh Hiếu
Tên sếp: Jennie
Viết một email **nghiêm túc**, chuyên nghiệp cho sếp của tôi nói rằng hôm nay tôi sẽ nghỉ làm vì tôi bị ốm. Ngắn gọn:
Subject: Thông báo nghỉ làm vì bệnh
Chào sếp Jennie,
Tôi xin thông báo rằng hôm nay tôi không thể đến làm việc do tôi đang bị ốm. Tình trạng sức khỏe của tôi không cho phép tham gia công việc và tôi đã tham khảo ý kiến của bác sĩ.
Trong thời gian nghỉ này, tôi sẽ cố gắng phục hồi sức khỏe để có thể trở lại làm việc càng sớm càng tốt. Xin lỗi về sự bất tiện này và cảm ơn sự hiểu thông của sếp.
Trân trọng, Huỳnh Hiếu
Trả lời một Email
Hãy tưởng tượng bạn nhận được một email dài từ sếp với rất nhiều thông tin. Bạn cần trả lời email nhưng bạn không có thời gian để đọc toàn bộ nội dung. Bạn có thể cắm email vào AI và yêu cầu nó Generate a summary of this and a list of action items (Tạo một bản tóm tắt về điều này và một danh sách các mục hành động.).
Mario thân mến,
Tôi hy vọng bạn đang làm tốt. Tôi viết thư này để cung cấp cho bạn một số thông tin cập nhật về công ty của chúng tôi và yêu cầu bạn hỗ trợ giải quyết vấn đề với giao diện người dùng (UI) của phần mềm mà bạn đang làm việc.
Như bạn đã biết, công ty chúng tôi đã tập trung vào việc cung cấp trải nghiệm thân thiện với người dùng cho khách hàng và chúng tôi đã xác định được một số vấn đề với giao diện người dùng của phần mềm. Cụ thể, chúng tôi đã nhận được phản hồi từ người dùng rằng họ gặp khó khăn khi truy cập một số tính năng nhất định và giao diện người dùng không đủ trực quan.
Chúng tôi cần sự trợ giúp của bạn để giải quyết những vấn đề này và cải thiện giao diện người dùng của phần mềm. Điều này có thể liên quan đến việc thực hiện các thay đổi về bố cục, thiết kế hoặc chức năng của giao diện người dùng. Chúng tôi tin rằng chuyên môn của bạn về phát triển phần mềm và sự quen thuộc với phần mềm sẽ khiến bạn trở thành người lý tưởng để giúp chúng tôi thực hiện nhiệm vụ này.
Nếu bạn cần bất kỳ tài nguyên hoặc hỗ trợ bổ sung nào để hoàn thành nhiệm vụ này, vui lòng cho tôi biết. Ngoài ra, tôi sẽ đánh giá cao nếu bạn có thể cung cấp cho tôi dòng thời gian ước tính về thời điểm bạn dự kiến hoàn thành những sửa đổi này.
Nếu bạn có bất kỳ câu hỏi hoặc cần làm rõ thêm, xin vui lòng liên hệ với tôi.
Cảm ơn bạn đã làm việc chăm chỉ và cống hiến cho công ty chúng tôi. Tôi mong muốn được nghe lại từ bạn sớm.
Trân trọng,
John
Tạo một bản tóm tắt về điều này và một danh sách các mục hành động.
Tóm tắt Thư và Danh sách Mục hành động
Thư từ: John đến Mario
Nội dung thư:
- John thông báo về vấn đề với giao diện người dùng (UI) của phần mềm công ty.
- Cần sự hỗ trợ từ Mario để cải thiện giao diện người dùng và giải quyết các vấn đề.
- Yêu cầu Mario cung cấp thời gian ước tính và tài nguyên cần thiết để thực hiện nhiệm vụ.
Danh sách Mục hành động:
- Mario cần nắm rõ vấn đề với giao diện người dùng của phần mềm.
- Mario xác định các thay đổi cần thiết về bố cục, thiết kế hoặc chức năng của giao diện người dùng.
- Mario liên hệ với John để bàn kế hoạch và yêu cầu tài nguyên bổ sung (nếu cần).
- Mario cung cấp dòng thời gian ước tính về thời điểm hoàn thành các sửa đổi cho John.
- John và Mario tiếp tục theo dõi tiến trình và gửi thông tin cập nhật cho nhau.
- Nếu có câu hỏi hoặc sự rõ ràng cần thiết, Mario liên hệ trực tiếp với John để làm rõ.
Sau đó, bạn có thể sử dụng bản tóm tắt này để viết email phản hồi (Copy lại đoạn trên hoặc chỉ cần 1 dòng lời nhắc nếu bạn đang trong chatbot liên tục).
Email lạnh
Email ngẫu nhiên là những email được gửi đến những người mà bạn không quen biết. Rất khó để nhận được phản hồi từ các email ngẫu nhiên, vì vậy việc gửi nhiều email tùy chỉnh cá nhân có thể hữu ích. Hãy xem cách thực hiện điều đó với GPT-3.
Tên công ty: Nightfall
Tên tôi: Max
Viết một email tiếp cận lạnh lùng tới người sáng lập này, tên là Pranav, giới thiệu cho anh ấy sản phẩm của chúng tôi, một hệ thống CRM mới. Làm cho email trang trọng nhưng vẫn dễ tiếp cận.
Điều này thật gọn gàng, nhưng chúng ta có thể làm tốt hơn. Hãy thêm một số thông tin vào lời nhắc.
Sử dụng thêm thông tin
Giả sử bạn có hồ sơ Linkedin của người mà bạn đang gửi email tới. Bạn có thể thêm thông tin đó vào lời nhắc để làm cho email được cá nhân hóa hơn. Hãy lấy Hồ sơ ngẫu nhiên làm ví dụ. Chúng tôi sẽ sao chép một loạt thông tin từ hồ sơ của cô ấy và thêm nó vào lời nhắc.
Lauren Donovan 3rd degree connection3rd
Director of Marketing at Third Door Media
Third Door Media
Montclair State University
New York City Metropolitan Area Contact info
500+ connections
Message
More
HighlightsHighlights
Lauren is celebrating 10 years at Third Door MediaLauren is celebrating 10 years at Third Door Media
Message
AboutAbout
I have worked in online marketing since 2006, specializing in event marketing, content management, organic and paid social media, community and reputation management, and real-time journalism.
I currently serve as Director of Marketing at Third Door Media — producer of the Search Marketing Expo and MarTech conference series and publishers of Search Engine Land and MarTech. My job is to help connect marketers from around the world with training opportunities and experiences that can help them achieve their professional goals.
My first business book, “The Complete Social Media Community Manager’s Guide: Essential Tools and Tactics for Business Success,” was released in January 2013 by Wiley/Sybex and can be found on Amazon.com: https://a.co/d/eK1xA4F
Tên công ty: Nightfall
Tên tôi: Max
Viết một email tiếp cận lạnh lùng tới người sáng lập này, tên là Pranav, giới thiệu cho anh ấy sản phẩm của chúng tôi, một hệ thống CRM mới. Làm cho email trang trọng nhưng vẫn dễ tiếp cận.
Subject: Giới thiệu Nightfall CRM cho công ty Third Door Media
Chào bác Pranav,
Tôi hy vọng bác đang có một ngày tốt lành. Tôi là Max, đại diện cho công ty Nightfall, và tôi viết thư này để chia sẻ với bác về sản phẩm mới của chúng tôi – Nightfall CRM.
Chúng tôi đã biết đến công ty Third Door Media và rất ngưỡng mộ những thành tựu mà công ty đã đạt được trong lĩnh vực tiếp thị và truyền thông. Với kinh nghiệm của bác Lauren Donovan và sự phát triển của Third Door Media, chúng tôi tin rằng Nightfall CRM có thể là một công cụ hữu ích cho công việc của bác và đội ngũ của mình.
Nightfall CRM là một hệ thống quản lý mối quan hệ khách hàng tiên tiến, được thiết kế để giúp các doanh nghiệp cải thiện tương tác với khách hàng, quản lý dữ liệu, và tối ưu hóa chiến lược tiếp thị. Chúng tôi đã đặc biệt tập trung vào việc cung cấp một giao diện dễ sử dụng và tính năng mạnh mẽ để đáp ứng nhu cầu đa dạng của các doanh nghiệp.
Chúng tôi rất mong có cơ hội thảo luận thêm về cách Nightfall CRM có thể tích hợp vào công việc của Third Door Media để cải thiện quản lý mối quan hệ khách hàng và tối ưu hóa chiến lược tiếp thị. Nếu bác có thời gian, chúng tôi sẽ sẵn sàng sắp xếp một cuộc họp hoặc cung cấp thông tin chi tiết hơn về sản phẩm.
Cảm ơn bác đã dành thời gian đọc thư này và chúng tôi mong nhận được phản hồi từ bác. Chúc Third Door Media ngày càng phát triển và thành công.
Trân trọng, Max Công ty Nightfall
Điều cực kỳ hữu ích là LLM có thể loại bỏ sự lộn xộn của tất cả thông tin mà chúng tôi đã sao chép từ LinkedIn. Quá trình tiếp cận ngẫu nhiên này cũng có thể được tự động hóa ở quy mô lớn hơn bằng cách thu thập thông tin liên quan trên LinkedIn.
LLM có thể giúp bạn viết email! Hãy chắc chắn rằng bạn đã đọc những gì họ viết trước khi gửi nó.